Administrativ assistent till Individstöd
Västerås kommun / Administratörsjobb / Västerås
2025-09-29
Visa alla administratörsjobb i Västerås,
Hallstahammar,
Surahammar,
Eskilstuna,
Enköping eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Västerås kommun i Västerås,
Örebro eller i
hela Sverige Västerås stad har tagit bort personligt brev från ansökningsprocessen. Det gör vi för att få en bättre och mer rättvis rekryteringsprocess. När du skickar in din ansökan kommer du att få svara på ett antal frågor som blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Du får en central roll i vårt administrativa team där du tillsammans med två kollegor har en "spindeln i nätet" - funktion. Ni arbetar med schemaläggning, frånvarohantering och dagsplanering, allt för att skapa trygghet och stabilitet för både kunder och medarbetare. Hos oss blir du en viktig kugge i en verksamhet där kundfokus, samarbete och utveckling står i centrum. Arbetet som sker på enheten ska alltid genomsyras av bästa möjliga möte där vi ständigt strävar efter att göra varandra bättre.
Publiceringsdatum2025-09-29ArbetsuppgifterSom administrativ assistent hos oss har du en viktig roll på en enhet där mycket händer. I uppdraget växlar du mellan kortsiktiga och långsiktiga arbetsuppgifter, från att ta emot sjukskrivningar och boka in vikarier till att ansvara för den långsiktiga schemaläggningen. Du säkerställer också att alla insatser är schemalagda på rätt dag och tid, det gör du genom att bygga slingor som leder till både effektivitet och kvalitet. Planeringen utgår från kundernas behov och anpassas löpande utifrån förändringar i verksamheten.
Du ansvarar även för beställningar, bokningar, fakturagranskning samt övriga administrativa uppgifter, som att föra minnesanteckningar vid gemensamma möten. Vi har ett kontinuerligt fokus på utveckling och förbättring, vilket innebär att du aktivt bidrar till att forma och förbättra våra arbetsprocesser. Du kommer att arbeta i flera digitala system och förväntas successivt kunna stötta och introducera nya kollegor.
Din kompetens
Du har en slutförd gymnasial utbildning och erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, exempelvis kvalificerad schemaläggning, insatsplanering och vikarieanskaffning. Du är bekväm med att arbeta med både mobil och dator och har god vana av olika digitala system. Vi ser gärna att du har erfarenhet av exempelvis Welfare (tidigare Epsilon), Multiaccess, TimeCarePool, VIP eller liknande.
I din roll som assistent kommer du att ha mycket kontakt med både kunder och medarbetare så det är positivt om du har tidigare vana av detta. Arbetet kan periodvis vara intensivt, och då är du den som behåller lugnet, prioriterar klokt och arbetar strukturerat. Många gånger får man pussla i rollen som assistent vilket kräver att du är lösningsfokuserad, flexibel och kan arbeta uthålligt tills dina uppdrag är lösta. Du är en god lagspelare som anpassar din kommunikation efter mottagaren för att skapa tydlighet och samsyn. Du har alltid kundens behov i fokus och är bra på att skapa struktur i planeringen och bidra till förståelse i gruppen. Vi på enheten uppskattar positiva kollegor som väljer att se möjligheter istället för problem och som vill ta ansvar för att skapa en ännu bättre enhet och arbetsmiljö.
Vi erbjuder
Som en del av vårt administrativa team på Individstöd får du goda möjligheter att utvecklas och ta ansvar inom både gemensamma och egna områden. Vi arbetar enligt en tillitsbaserad styrningsmodell och lägger stor vikt vid ett nära och strukturerat samarbete mellan assistent, boendestödjare, avdelningschefer och enhetschef. Dessutom ingår du i ett nätverk av administrativa assistenter inom Västerås stad, vilket medför erfarenhetsutbyte mellan olika verksamheter och möjlighet till personlig utveckling.
Individstöd utgörs av boendestöd i ordinärt boende samt fyra psykiatriboenden. Enheten är uppdelad i geografiska tredjedelar och i samtliga tredjedelar finns det både ordinärt boende och psykiatriboende samt områdeskontor. Styrkan med vår enhet är att vi består av olika verksamheter med olika uppdrag vilket gör att vi har en bred kompetens och med enkelhet samarbeta mellan verksamheterna. Innovation och nytänkande är en självklar del av vårt arbetssätt. Genom särskilda ombudsroller, till exempel inom digitalisering, kvalitet och säkerhet, driver vi verksamheten framåt med fokus på förbättring och framtidstro. Under 2025 lägger vi extra vikt vid hållbarhet, med särskilt fokus på friskfaktorer och personlig utveckling.
Vår arbetsmiljö präglas av tydlighet och struktur. Vi planerar arbetet noggrant för att skapa en balanserad och hållbar arbetsdag - både för dig och dina kollegor.
Här blir du en del av något större! Med värme och respekt visar vi handlingskraft i det stora och det lilla. Vi lever vår värdegrund i mötet med varandra och de vi är till för. Varje dag, året runt ser vi till att Västerås fungerar. Tillsammans med dina ca 11 500 kollegor runt om i staden får du Sveriges viktigaste jobb.
Läs mer om möjligheter, karriärvägar och om vårt erbjudande här:
https://www.vasteras.se/jobbochkarriär (
https://www.vasteras.se/jobbochkarriär) Övrig information
I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.
Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-10-08
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2025/00560".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Västerås kommun (org.nr 212000-2080)
Arbetsplats Vård- och omsorgsförvaltningen
Kontakt HR-konsult
Sandra Andersson
sandra3.andersson@vasteras.se 021- 39 02 31 Jobbnummer 9531960