Sekreterare till generaldirektören
Totalförsvarets Forskningsinstitut, FOI / Assistentjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla assistentjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Totalförsvarets Forskningsinstitut, FOI i Stockholm,
Botkyrka,
Nynäshamn,
Valdemarsvik,
Linköping eller i
hela Sverige FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.
Är du en person med hög servicekänsla? Vill du vara den som skapar goda förutsättningar för högsta ledningens arbete? I så fall kan det vara dig vi söker.
Vad bidrar du med i arbetet hos oss?
I rollen som GD- sekreterare kommer du ge stöd och service till primärt generaldirektören, överdirektören och planeringsdirektören genom planering och koordinering av mötesverksamhet (t.ex. styrelsemöten, ledningsgruppsmöten, föredragningar och externa besök).
I arbetsuppgifterna ingår daglig service, till exempel administration av kalendrar, telefonkontakter, korrespondens, reseadministration, framtagande av presentationsmaterial, granskning av underlag men också sammanställning av statistik och andra underlag samt beredning av beslut och remisser. Du kommer också vara besöksmottagare vid nationella och internationella besök.
Rollen kräver en utåtriktad person med hög servicekänsla.
Har du den kompetensprofil vi behöver?
För den här rollen ser vi att du har en relevant utbildningsbakgrund på minst gymnasienivå. Du behöver ha flerårig erfarenhet av arbete i en roll som sekreterare till högsta ledningen i en liknande organisation. Eftersom det ingår kontakter med såväl chefer och medarbetare på FOI, som nationella och internationella besökare, behöver du ha en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Du är en van användare med goda kunskaper i MS Office paketet.
Om du har liknande erfarenhet från offentlig verksamhet, i första hand statlig myndighet, ser vi det som meriterande. Det är också en fördel om du arbetat i något ekonomisystem (t ex Agresso).
För att trivas och göra ett bra arbete behöver du vara utåtriktad, vara bra på att samarbeta och ha en hög servicekänsla. Du har förmågan att med helhetssyn och ett strukturerat arbetssätt ligga steget före och identifiera vad som behöver göras. Du är lyhörd och anpassningsbar när förutsättningarna ändras och nya situationer dyker upp. Du förväntas, inom givna ramar, självständigt fatta egna beslut och finna alternativa lösningar.
Avslutningsvis är personlig mognad, omdöme och integritet viktiga egenskaper i den här rollen och du behöver vara beredd på att hantera sekretesskyddade handlingar.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper vid urvalsprocessen.
Vad erbjuder vi dig?
På FOI arbetar vi med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Du kommer att arbeta nära myndighetens högsta ledning och kunna ta del av den spännande verksamhet som pågår på FOI. Det är en händelserik arbetsplats med många möten och du kommer att ha en central roll i att säkerställa att det fungerar bra.
Du kommer att ingå i GD ledningsstöd, som utgörs av planeringsdirektören, forskningsdirektören, internationella direktören med kansliet för internationell samordning, ekonomidirektören med kansliet för ekonomistyrning och verksamhetsuppföljning, beredskapsdirektören samt särskilda rådgivaren. Generaldirektör Jens Mattsson är myndighetschef och leder myndighetens dagliga arbete på uppdrag av regeringen och i enlighet med styrelsens direktiv och riktlinjer. Lena Nyberg är överdirektör.
Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Kista, som inleds med sex månaders provanställning.
Vi arbetar medvetet för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:
https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 27 mars 2022.
För mer information om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta HR-Specialist Natasa Cirovic. Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Eva Larsson (OFR/S - ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.
Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.
Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Varaktighet, arbetstid
Tillsvidare Heltid
Publiceringsdatum2022-03-04ErsättningIndividuell lönesättning
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2022-03-27
Klicka på denna länk för att göra din ansökanFöretagTotalförsvarets Forskningsinstitut, Foi
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Totalförsvarets Forskningsinstitut, Foi (org.nr 202100-5182)
Arbetsplats FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut
Kontakt Natasa Cirovic
+46 855 50 30 00 Jobbnummer 6405472
Observera att sista ansökningsdag har passerat.