Samordnare med ansvar för schema och bemanningsplanering

Helsingborgs kommun / Administratörsjobb / Helsingborg
2024-08-30

Visa alla administratörsjobb i Helsingborg, Bjuv, Åstorp, Höganäs, Landskrona eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Helsingborgs kommun i Helsingborg, Klippan eller i hela Sverige

Om arbetsplatsen
Kulturen är en viktig drivkraft för att göra Helsingborg till den mest attraktiva staden. Här bedrivs en aktiv och synlig kulturpolitik utifrån kulturinstitutionerna, de fria kulturutövarna och det civila samhällets engagemang. Förvaltningens publika verksamheter innefattar Helsingborgs bibliotek, Helsingborgs museum, Helsingborgs kulturskola och Dunkers kulturhus. Tillsammans stöds de av gemensamma stabsfunktioner för kommunikation, administration, ekonomi och HR.

Bibliotekets uppdrag är att ge alla invånare i Helsingborg fri tillgång till information och kunskap, skapa inspirerande mötesplatser, arbeta läsfrämjande och arbeta med digital delaktighet för att verka för fri åsiktsbildning och utveckling i det demokratiska samhället. Som en del av bibliotekets strategi arbetar hela verksamheten med att lyfta prioriterade målgrupper, verka utanför de egna lokalerna, samarbeta med andra verksamheter samt öka deltagandekulturen. Biblioteksverksamheten arbetar som en helhet och omfattar nio områdesbibliotek, biblioteksbuss, stadsbibliotek och det digitala biblioteket. Organisationen består av fem avdelningar (Läs, Möt, Sök, Digitala biblioteket/media, Stöd) och en stab. Totalt arbetar ca åttiotal medarbetare inom verksamheten.

Publiceringsdatum
2024-08-30

Dina arbetsuppgifter
Vi söker nu en utvecklingsdriven och strategisk samordnare till Helsingborgs bibliotek. Tjänsten är placerad direkt under verksamhetschef/bibliotekschef och i din roll som samordnare ansvarar du för bland annat administration av personal i WinLas, resurseffektiv bemanning, schema och samordning i Medvind för Helsingborgs bibliotek. I tjänsten ingår att optimera personella resurser utifrån behov och uppdrag i samverkan med verksamhetens chefer. Det är en central roll och det kommer vara viktigt med hög tillgänglighet där det ingår att arbeta nära verksamhetens avdelningschefer och medarbetare. Du kommer vara behjälplig i frågor både för chefer och medarbetare som rör Medvind och WinLas. I rollen rapporterar du till verksamhetschefen/bibliotekschefen.

Du blir anställd på Helsingborgs bibliotek, vilket innebär att tjänstgöring kan ske både på stadsbibliotek och på områdesbiblioteken. Det ingår även publik bemanning av Helsingborgs stadsbibliotek och på områdesbiblioteken; det förekommer såväl kväll- som helgtjänstgöring.

Helsingborgs bibliotek står inför stora utvecklingsprocesser - inte minst med tanke på att Helsingborg ska bygga om stadsbiblioteket i Stadsparken, samt öppna ett nytt områdesbibliotek i Mariastaden. Detta medför att uppdraget som samordnare kommer att innebära ett stort förändringsarbete kopplat till schema och resurseffektiv bemanning. Här krävs det stor flexibilitet, samarbetsvilja och problemlösningsförmåga. Vi söker därför dig som är strategisk, strukturerad och utvecklingsorienterad. Du är kommunikativ och utgår från verksamhetens uppdrag och behov. Du är analytisk och bra på att se möjligheter och hitta nya lösningar.

Kvalifikationer
För att lyckas i rollen har du en relevant eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för uppdraget, exempelvis med inriktning av administration, personal, lön eller optimeringslära.

Du har tidigare arbetat med schema, samordning, planering och administration inom en liknande roll och du har minst ett års erfarenhet av självständigt arbete med schemaläggning i schemasystem. Du har ett stort intresse av att skapa hållbara scheman som är anpassade både utifrån verksamhetens behov och uppdrag, samt medarbetarens behov. Du har ett helhetsperspektiv i större verksamhetsfrågor samtidigt som du har lätt för att arbeta på detaljnivå i frågor som kräver det. Du har god kunskap gällande lagar och regler samt kollektivavtal, så som Allmänna bestämmelser, Arbetstidslagen och Lagen om anställningsskydd. Du har förkunskaper kring sysselsättningsgrad och veckoarbetsmått, sjukfrånvaro, partiellfrånvaro, arbetstidslagens regelverk kring dygns- och veckovila. Det är meriterande om du tidigare arbetat självständigt med schemaplanering i schemasystemet Medvind samt WinLas för administration av personalanställningar.

Som person är du serviceinriktad, noggrann, strukturerad och kommunikativ. Du säkerställer att alla parter får den hjälp och information de efterfrågar och är trygg i att självständigt kunna ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Din analytiska förmåga, ditt engagemang och lösningsfokuserade arbetssätt skapar förtroende och bidrar till gott samarbete och goda relationer. Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande i kombination med ett intresse och vilja att hjälpa andra för att hitta en effektiv lösning för alla parter. Du kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

I rekryteringsprocessen använder vi oss av urvalsfrågor och lägger stor vikt vid dessa i urvalsarbetet.

Att jobba i Helsingborgs stad
Vill du vara med och skapa en bättre stad tillsammans med helsingborgarna? Då ska du jobba i Helsingborgs stad. Här kan du använda din kreativitet och drivkraft till att göra livet lättare och tryggare för våra invånare, besökare och näringsliv. Tillsammans med nyfikna och hjälpsamma kollegor gör du skillnad i människors liv, båda idag och i framtiden. Ett bra jobb idag, en bättre stad imorgon.

Här kan du läsa mer om hur det är att jobba i staden

Övrig information
Som en del i rekryteringsprocessen kommer vi att begära in ett utdrag från polisens belastningsregister. Utdraget beställer du själv från polisens hemsida.

Sista dag att ansöka är 2024-09-22

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: 100%

Tillträdesdatum: 2024-12-01 eller enligt överenskommelse

Antal tjänster: 1

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare
https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2024-09-22
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Helsingborgs kommun (org.nr 212000-1157), https://helsingborg.se

Arbetsplats
Helsingborgs stad

Kontakt
Bibliotekschef
Karin Ahlstedt
karin.ahlstedt@helsingborg.se

Jobbnummer
8870128

Samordnare med ansvar för schema och bemanningsplanering

Prenumerera på jobb från Helsingborgs kommun