Registrator och arkivarie

Upphandlingsmyndigheten / Assistentjobb / Solna
2025-01-23

Visa alla assistentjobb i Solna, Sundbyberg, Stockholm, Danderyd, Lidingö eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Upphandlingsmyndigheten i Solna, Stockholm eller i hela Sverige

Vill du arbeta på en liten myndighet med ett stort uppdrag? Att verka för sunda offentliga affärer för en hållbar framtid? Vi ger stöd och förmedlar kunskap inom offentlig upphandling och statsstöd till många olika aktörer inom offentlig, privat och idéburen sektor. Vi är också statistikmyndighet med ansvar för att samla in, utveckla, förvalta och sprida statistik om offentlig upphandling.

Vi är en modern myndighet som samlar en bredd av kompetenser. Idag är vi cirka 70 medarbetare. Vi har en flexibel arbetsplats med tillgång till ljusa och nyrenoverade lokaler i Solna Business Park, nära allmänna kommunikationer. Läs gärna mer om vårt uppdrag och oss som arbetsgivare på vår webbplats.

Avdelningen för Verksamhetsstöd ansvarar för en stabil leverans av myndighetens arbete med ekonomi, verksjuridik, arkiv, registratur, inköp, lokaler och HR. Vi behöver nu förstärkning av en erfaren registrator/arkivarie för att säkra vår löpande verksamhet och för att bidra i vårt utvecklingsarbete. Under 2025 genomför vi också en upphandling av nytt diariesystem samtidigt som vi arbetar aktivt med gallring och arkivering.

Publiceringsdatum
2025-01-23

Dina arbetsuppgifter
Som registrator/arkivarie är du huvudansvarig för att säkerställa korrekt hantering av myndighetens ärenden. Tjänsten är både operativ och strategisk där du förutom att hantera löpande arbete också kommer att arbeta med att upprätta styrdokument inom området.

Arbetsuppgifterna inkluderar bland annat att:

• Säkerställa korrekt hantering av inkomna och upprättade ärenden samt uppdatering av klassificeringsstrukturen
• Arbeta med registratur och ärendehanteringssystem
• Omsätta Riksarkivets föreskrifter till myndighetens verksamhet
• Utarbeta förslag till och ta fram relevanta styrdokument, tillämpningsanvisningar och rutiner
• Stödja och utbilda verksamheten inom diarieföring
• Sammanställa JK-listan
• Vara kontaktperson för inspektioner inom ansvarsområdet
• Proaktivt medverka till vidareutveckling inom ansvarsområdet

Tjänsten innebär både självständigt arbete samt samordning och samarbete inom myndigheten. Externa kontakter och samarbeten förekommer.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

• högskoleutbildning inom arkivvetenskap, informationsvetenskap, biblioteksvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• minst tre års aktuell erfarenhet från arbete som registrator och/eller arkivarie inom offentlig verksamhet
• goda kunskaper gällande lagstiftning inom offentlig verksamhet och därmed de bestämmelser som reglerar verksamhetsområdet, såsom offentlighets- och sekretesslagen, tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, GDPR samt övrigt tillämpligt regelverk
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Meriterande:

• Erfarenhet som registrator eller arkivarie från statsförvaltningen
• Erfarenhet av att självständigt utforma styrdokument inom området
• Erfarenhet av arbete i Platina eller andra diariesystem
• Erfarenhet av förteckningsprogram
• Erfarenhet av upphandling och införande av diariesystem eller ärendehanteringssystem

Om dig
Vi söker dig som tycker det är viktigt med informationshantering och tycker om att bidra med ordning och reda. Du drivs av att skapa och utveckla väl fungerande processer och har en god förmåga att prioritera, effektivisera och strukturera ditt arbete. Du jobbar självständigt men trivs också i samverkan med andra och du bidrar till goda relationer med kolleger runt om i organisationen.

I denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper, lämplighet och förmågor.

Anställningen
Vi söker en medarbetare för tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald.

Vi kan komma att tillämpa tester och genomföra bakgrundskontroll i samband med anställningsförfarandet.

Så ansöker du
Tycker du att tjänsten låter intressant? Välkommen att skicka in din ansökan bestående av CV samt personligt brev via vårt rekryteringsverktyg. Sista ansökningsdag är 16 februari.

För mer information är du välkommen att kontakta:
Ann Eva Askensten, avdelningschef, 08-586 217 39
Henrik Grönberg, Saco-S 08-586 317 16
Anna Larka, ST 08-586 217 38

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2025-02-16
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Upphandlingsmyndigheten (org.nr 202100-6610)

Jobbnummer
9122083

Registrator och arkivarie

Prenumerera på jobb från Upphandlingsmyndigheten