Nämndssamordnare

Helsingborgs kommun / Administratörsjobb / Helsingborg
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Helsingborg, Bjuv, Åstorp, Höganäs, Landskrona eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Helsingborgs kommun i Helsingborg, Klippan eller i hela Sverige

Du vill något. Det vill vi med! Vi vill skapa värde och bidra till livskvalitet för våra invånare, företag, organisationer och besökare. Vi gör det genom att lyssna, hjälpas åt, testa, lära oss och sen testar vi igen. Här är allt möjligt för dig som vill skapa, förändra, vårda, bygga, vägleda, utvecklas och göra skillnad. För Helsingborg är staden för dig som vill något.Om arbetsplatsen
Fastighetsförvaltningens uppdrag är att förse stadens verksamheter med ändamålsenliga bostäder och lokaler. Fastighetsförvaltningen ansvarar för förvaltning och utveckling av staden ägda och bebyggda fastigheter och bostadsrätter och bistår förvaltningarna i bostads- och lokalförsörjningsprocessen. Totalt omfattar beståndet 270 objekt med en yta om 700 000 kvm samt 600 bostäder med en yta om 25 000 kvm.
Förvaltningen har 60 anställda fördelat på 4 avdelningar; bostadsavdelningen, fastighetsavdelningen, projektavdelningen och administrativa avdelningen.

Publiceringsdatum
2024-01-25

Dina arbetsuppgifter
Då vi står inför ett generationsskifte söker vi en nämndssekreterare till fastighetsförvaltningen, Helsingborgs stad. Som nämndssekreterare ingår du i den administrativa avdelningen och arbetar med att samordna och utveckla arbetet tillsammans med stadens centrala funktioner kopplat till nämnd, diarium, arkiv och juridik. Du kommer att ansvara för utveckling och uppföljning av nämndens processer. Du kommer att koordinera och administrera ärenden till nämnden. I detta ingår att säkerställa att handlingar till nämnden är korrekt hanterade. Du utgör ett stöd till politiker, chefer och handläggare genom rådgivning, fortbildning och omvärldsbevakning. Som nämndssekreterare är du en nyckelperson och ansvarar för formalia före, vid och efter sammanträden. Det innebär att du förbereder sammanträden, bevakar ärenden, administrerar och hjälper till med att kvalitetssäkra beslutsunderlag. Du skriver kallelser och protokoll samt ser till att protokoll justeras och expedieras. Arbetet innebär frekventa kontakter med såväl förtroendevalda som kontorets tjänstepersoner och i uppdraget ingår även att stödja dessa i frågor kopplade till bland annat ärendeprocessen.

Som nämndssekreterare har du även rollen som samordnare för förvaltningens övergripande remisser. Det innebär att du samordnar och bevakar alla remisser som inkommer till förvaltningen och i vissa fall tar du in information från förvaltningens enheter för att sätta samman ett förslag till yttrande.

Du ansvarar också för postöppning, registrering, arkivering samt sekretessbedömning och utlämnande av allmänna handlingar i enlighet med det kommunala regelverket och interna styrdokument. Du har en nyckelroll i ärendehantering/ärendeflödet, då du är med från det att ärenden påbörjas tills att de avslutas. I tjänsten ingår också att samordna och säkerställa att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt i enlighet med GDPR.

Du kommer att ingå i stadens nätverk avseende nämndssekreterare, registratorer samt GDPR där man träffas flera gånger per år och utbyter erfarenheter och gemensamt hjälps åt i uppdraget.

Allmänna administrativa uppgifter ingår också i tjänsten och då vi är en relativt liten förvaltningen även vid behov stötta reception och kontorsservice.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk examen inom offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har erfarenhet av nämndadministration som nämndsekreterare eller i annan liknande tjänst. Du har förståelse för och kunskaper om hur kommunal organisation och verksamhet fungerar. Du har kunskap kring relevant lagstiftning samt intresse för att hålla dig uppdaterad inom området. Du är kommunikativ och har förmågan att kunna vidareförmedla kunskapen till berörda. Goda kunskaper om digital ärendehantering och god IT-vana är ett krav. Dessutom behöver du kunna behärska praktisk sammanträdesteknik. Som person inger du förtroende och du har lätt för att skapa och upprätthålla goda relationer. Du är ansvarstagande, prestigelös och trivs i en självständig roll där du gärna tar initiativ till förändring och utveckling. God samarbetsförmåga är nödvändigt då du kommer att ha breda kontaktytor i förvaltningen och staden. Det är viktigt att du är strukturerad och är mån om att ditt arbete blir korrekt och grundligt utfört. Viktigt är också att du har en god språklig förmåga då det i arbetet ingår att granska text, skriva fram beslut samt läsa och tolka regelverk.

Det är en stor fördel om du har erfarenhet och intresse av GDPR och hur det påverkar hanteringen av personuppgifter i offentlig verksamhet.

Övrig information
Sista dag att ansöka är 2024-02-18

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: Heltid

Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse

Varaktighet: Tillsvidare

Antal tjänster: 1

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare
https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2024-02-18
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Helsingborgs kommun (org.nr 212000-1157), https://helsingborg.se

Arbetsplats
Helsingborgs stad

Kontakt
Administrativ chef
Malin Wingren
malin.wingren@helsingborg.se
0761344958

Jobbnummer
8418682

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Nämndssamordnare

Prenumerera på jobb från Helsingborgs kommun