Kvalificerat administrativt ledningsstöd
Göteborgs stad., Stadsledningskontoret / Ekonomiassistentjobb / Göteborg
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla ekonomiassistentjobb i Göteborg,
Mölndal,
Partille,
Kungälv,
Lerum eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Göteborgs stad., Stadsledningskontoret i Göteborg Stadsledningskontorets roll är att stödja kommunstyrelsen i arbetet med Göteborgs Stads uppdrag för ledning, styrning och utveckling av verksamheten. Utgångspunkten är de mål och inriktningar som fastställs av kommunfullmäktige i budget och verksamhetsplaner.
Publiceringsdatum2017-11-22ArbetsuppgifterVi söker nu dig som vill arbeta med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter vid stadsledningskontoret. Tjänsten innebär att du dels kommer att vara ledningsstöd åt stadsdirektören och dennes ledningsgrupp och dels kommer du att arbeta inom den interna administrationen vid kontoret.
Som ledningsstöd kommer du att hantera kalendrar för bokningar av enskilda möten eller större sammankomster. Du kommer också att arbeta med förberedelser av både små som stora möten. Du förbereder även möten rent praktiskt genom att exempelvis se till att eventuell förtäring finns på plats, att tekniken fungerar och att handlingar och dokumentation hanteras. Vid vissa möten är det du som för anteckningar och dokumenterar i avsedda databaser eller andra informationskällor. Du ser också till att ledningsinformation publiceras på intranätet.
Du har många kontakter såväl inom kontoret som inom staden. I detta sammanhang koordinerar du kontakter via telefon och e-post inför och efter möten. Du bedömer hur inkommen information och förfrågningar ska hanteras och vägleder de som du kommer i kontakt med så att de får den hjälp de efterfrågar. Du hanterar också olika kontaktlistor och håller ordning och reda i administrationen kring ledningsgruppen.
Inom den interna administrationen arbetar du med ekonomi, HR, dokument- och ärendehantering och systemadministration. Det innebär bland annat att du hanterar leverantörsfakturor, konterar, genomför leveranskontroller samt gör enklare upphandlingar samt är delaktig vid komplicerade upphandlingar. Du hanterar avvikelser och rutiner vid lönekörning och administration i samband med rekryteringar.
Inom dokument- och ärendehantering vägleder du och följer upp i arbetet, vilket också inkluderar diarieföring och arkivering. Ytterligare förekommande arbetsuppgifter är systemadministration, stötta vid introduktion av nya medarbetare, samordna och administrera möten, utbildningar, konferenser och resor. Du stöttar också med att föra anteckningar och protokoll, boka lokaler och förtäring samt i samband med avtackningar och uppvaktningar.
Tjänsten är placerad i enheten för intern administration där det idag arbetar fyra administratörer.
KvalifikationerDu har gymnasieutbildning, gärna kompletterad med offentlig administration, eller erfarenhet som vi bedömer som likvärdig.
Du har minst 5 års dokumenterad erfarenhet som administratör, assistent, sekreterare eller motsvarande roll och har arbetat gentemot en ledningsgrupp. Arbetet kräver att du är van vid att jobba självständigt och med hög integritet.
Som person har du...
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift samt förmåga att förmedla information/kommunicera till omgivningen.
• Goda färdigheter inom Office-paketet och Lotus Notes, gärna också inom de delar som ingår i Office365
• Gott omdöme och hög integritet
• Egen drivkraft och trivs i en verksamhet i förändring
Vi ser gärna att du är...
• Prestigelös
• Mogen, snabbtänkt, gilla omväxling och van vid att arbeta proaktivt
• Social, med god förmåga att samarbeta och verka över flera arbetsområden
• Bra på att bemöta människor
• Lyhörd
ÖVRIGT
I denna rekrytering har vi planerat intervjutillfällen följande datum:
• Onsdag 13 december (förmiddag)
• Torsdag 14 december (förmiddag)
• Fredag 15 december (förmiddag)
Om Göteborgs Stad och Stadsledningskontoret
Göteborgs Stad är en av Sveriges största arbetsgivare. Vårt uppdrag är att skapa en bra vardag för boende, besökare och näringsliv. Som medarbetare i staden har du en trygg anställning med många karriärvägar där du får möjlighet till intressanta och meningsfulla arbetsuppgifter. Göteborgs Stad arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering. Vi på Stadsledningskontoret vill att alla våra medarbetare ska vara delaktiga i att skapa arbetsplatser som genomsyras av respekt, jämställdhet, medinflytande, arbetsglädje och utveckling.
Vid Stadsledningskontoret arbetar vi för att arbetsmiljön ska vara god och hälsofrämjande. Som anställd erbjuds du bland annat friskvårdsbidrag och cykelförmån.
Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Dagtid. Tillsvidareanställning, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse.
ErsättningEnligt avtal.
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2017-12-06
Ange följande referens när du ansöker: A733493
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktGabriella Nässén 031-368 00 63
FöretagGöteborgs stad., Stadsledningskontoret
AdressGöteborgs stad., Stadsledningskontoret
411 20 Göteborg
40482 GÖTEBORG
Kontorsadress40482
Jobbnummer 3817161
Observera att sista ansökningsdag har passerat.