Konferenssamordnare
Malmö universitet / Kulturjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla kulturjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö universitet i Malmö,
Stockholm eller i
hela Sverige Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!
Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss
Arbetsplats
Anställningen är placerad vid den Administrativa enheten på avdelningen Facility Service som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Enheten ansvarar bland annat för schemaläggning och lokalbokning, tentamensadministration, reception och växel samt konferensverksamhet.
Konferensservice stödjer i planering och genomförande av vetenskapliga konferenser och event vid Malmö universitet samt externt och internt anordnade event med universitetet som värd.
Innehåll och arbetsuppgifter
I dina arbetsuppgifter ingår planering och genomförande av olika typer av möten, konferenser och evenemang både för interna och externa gäster. Detta kan innebära allt från att genomföra avstämningsmöten med kund, samordna internt stöd t ex väktare och IT-stöd, iordningsställande inför mötet och ge service och vara på plats under genomförandet. En stor del av arbetet utgörs också av administrativa arbetsuppgifter som t ex att sätta upp konferenswebbsidor, systemadministration, deltagaradministration, offert- och fakturahantering samt samordning av utvärderingar.
Andra arbetsuppgifter kan förekomma som t ex framtagande av nya rutiner och underlag av olika slag, kravspecificering mm. Vi arbetar även med digitala mötesformer.
Arbetstiden är för det mesta förlagd till kontorstid men det kan förekomma arbete på obekväma arbetstider.
Kvalifikationer
Du ska ha minst treårig gymnasiekompetens och vi ser gärna att du har eftergymnasial utbildning inom event management, projektledning eller annan motsvarande utbildning. Du har flerårig vana av att arbeta projektorienterat med konferenser och event och det är meriterande om du nyligen har arbetat med detta inom svenska lärosäten.
Som person är du lyhörd, positiv och professionell i ditt bemötande. Du är van att ha kundkontakter och har en hög servicegrad där du anstränger dig för att hitta lösningar. Arbetsuppgifterna är varierade vilket kräver att du är flexibel och är beredd på att arbeta praktiskt när det behövs.
Du tycker om att vara delaktig och driva utveckling och förbättring av rutiner och tjänster. Vi ser att du är en person som tar initiativ och delar dina synvinklar för att gemensamt finna bästa lösningen. Det är viktigt att du har en mycket god samarbetsförmåga och kommunikativ förmåga. Vi vill också att du har stor vana av att arbeta självständigt och förmåga att hantera flera löpande processer samtidigt där du på ett självklart sätt tar ansvar för egna projekt och arbetsuppgifter.
Vi har en internationell arbetsmiljö vilket kräver att du har mycket god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift på både svenska och engelska.
Du behöver vara en strukturerad, noggrann och van administratör då arbetet innehåller flera administrativa delar.
Du har generellt god datorvana och är väl förtrogen med MS Office. Du har lätthet för och intresse av att lära nya IT-system och du är van att använda datorn som arbetsredskap. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i konferenssystem med hantering av t ex deltagare och abstracts, i synnerhet erfarenhet av Invajo är meriterande. Erfarenhet av att arbeta med digitala möten inom eventverksamhet är även meriterande likaså om du tidigare haft en producentroll. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Upplysningar
Upplysningar lämnas av enhetschef för Administrativa enheten, Facility Service, Christian Rohman,
christian.rohman@mau.se Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.
Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2023-05-22. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs din ansökan inte på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts.
Ansökan ska innehålla:
• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten.
Övrigt
Anställningen omfattar 100% och avser tills vidare.
Ange löneanspråk i din ansökan.
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.
Genomförande av intervjuer och tidplanen för rekrytering och tillsättning anpassas efter rådande omständigheter och rekommendationer.
Tillträde
Snarast.
Fackliga företrädare
SACO:
saco-s@mau.se SEKO:
sekocivil@seko.lu.se OFR:
lutfi.zuta@mau.se Välkommen med din ansökan!
Ersättning Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-05-22
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö Universitet (org.nr 202100-4920),
https://mau.se Arbetsplats Malmö universitet
Jobbnummer 7746217
Observera att sista ansökningsdag har passerat.