Konferensassistent till riksdagen

Riksdagsförvaltningen / Administratörsjobb / Stockholm
2024-10-17

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Riksdagsförvaltningen i Stockholm

Riksdagsförvaltningen är en myndighet som har till uppgift att underlätta riksdagens arbete. Cirka 700 partipolitiskt neutrala medarbetare arbetar vid Riksdagsförvaltningen med många olika typer av arbetsuppgifter. Nu söker vi en konferensassistent till serviceenheten som kommer att jobba nära riksdagsledamöter och andra mötesarrangörer inom riksdagen.

Vi erbjuder dig en utvecklande och flexibel tjänst i en engagerad och serviceinriktad arbetsgrupp, där du kommer att arbeta med att planera och genomföra arrangemang och möten inom riksdagens olika avdelningar". I tjänsten ingår både självständigt arbete och arbete i grupp, där du bidrar med ditt engagemang och kompetens. Som konferensassistent arbetar du i en professionell kontorsmiljö med många kontakter. Att interagera med bokare, arrangörer och besökare är en viktig del av tjänsten, där din förmåga att ge god service kommer att spela en avgörande roll.

Publiceringsdatum
2024-10-17

Arbetsuppgifter
Som konferensassistent kommer du att

• dagligen arbeta med vårt interna bokningssystem och hantera förfrågningar och bokningar via telefon och e-post
• säkerställa att bokningar följer riksdagens föreskrift om upplåtelse av lokaler
• ansvara för logistik, samordning och kommunikation med arrangörer
• ansvara för planering och genomförande av möblering
• vara behjälplig med teknik och utrustning i konferensrummen
• ge tekniskt stöd vid möten och arrangemang
• ställa i ordning representativa och välfungerande lokaler
• sköta dokumentation, administration och insamling av information.

Vi hjälps ofta åt och det kan även bli aktuellt med andra arbetsuppgifter som förekommer inom serviceenheten.

Kvalifikationer
Då kraven på servicenivå och professionalitet är höga hos oss ställer tjänsten stora krav på servicekunskap, flexibilitet och ett stort engagemang. Du behöver kunna prioritera dina arbetsuppgifter efter verksamhetens behov, vara flexibel och även ha en mycket god initiativ- och samarbetsförmåga. Du arbetar ofta själv ute i våra fastigheter, och det är viktigt att du är prestigelös och trygg i dig själv och din yrkesroll för att kunna strukturera din arbetsdag, hitta lösningar på akut uppkomna situationer och ta självständiga beslut.

För tjänsten krävs

• en gymnasieexamen inom ett område som är relevant för tjänsten
• flerårig erfarenhet av att arbeta med service och en god administrativ förmåga
• en god säkerhetsmedvetenhet och kunskap om vad arbete under sekretess innebär
• goda kunskaper i Officepaketet
• goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och i skrift.

Det är meriterande om du har

• en eftergymnasial utbildning som är relevant för uppdraget eller annan kompetens som bedöms som likvärdig
• flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter med ansvar för lokalbokning, planering och genomförande av olika typer av konferensverksamhet och möten
• erfarenhet av logistik och schemaläggning för flera evenemang samtidigt
• teknisk förståelse och erfarenhet av att hantera enklare it-utrustning samt konferensteknik
• erfarenhet av att genomföra digitala möten
• erfarenhet av arbete med förstudier, utredningar eller projekt
• erfarenhet av att ordna internationella arrangemang
• erfarenhet från statsförvaltningen eller en politiskt styrd organisation
• erfarenhet av arbete inom säkerhetskänslig verksamhet.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper, särskilt din förmåga att samarbeta och kommunicera.

Anställningen är placerad i säkerhetsklass. Vi välkomnar sökande med olika erfarenheter och bakgrunder.

Vanligtvis är arbetstiden förlagd till dagtid under måndag-fredag, men kvälls- och helgarbete kan förekomma.

• Anställningsform: Tillsvidareanställning
• Omfattning: Heltid

Riksdagsförvaltningen tillämpar provanställning.

Vi erbjuder dig
I Riksdagsförvaltningen får du jobba med stimulerande, utvecklande och samhällsnyttiga arbetsuppgifter nära demokratins kärna. Här får du yrkesmässiga utmaningar och bra villkor kring semester, tjänstepension, föräldraledighet och kompetensutveckling. I riksdagens lokaler finns gym och träningslokal med olika träningspass varje dag. Vi strävar efter att våra medarbetare ska ha en bra balans mellan jobb och fritid.

Så ansöker du
Ansök via www.riksdagen.se, senast den 3 november 2024.
Referensnummer: 266-2024/25

Övrig information
Riksdagsförvaltningen har gjort sitt medieval för rekrytering och undanber sig alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Kontakta oss

•
Maria Sandström, enhetschef, 08-786 63 82

Fackliga representanter

• Helena Fridman Konstantinidou, Saco, 08-786 40 00
• Anneli Löfling, ST, 08-786 40 00
• Lars Vestberg, Seko, 08-786 40 00

Riksdagen är hjärtat i den svenska demokratin. Riksdagsförvaltningens uppgift är att skapa bästa möjliga förutsättningar för riksdagen och dess ledamöter. Det är ett unikt uppdrag vi är stolta över. Vi har spännande arbetsuppgifter där vi utmanas yrkesmässigt. Samtidigt har vi god balans mellan arbete och fritid. Våra värdeord kvalitet, kompetens och engagemang ger oss en gemensam riktning. Tillsammans ser vi till att demokratin fungerar.

Ersättning
Individuell lönesättning

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2024-11-03
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Riksdagsförvaltningen (org.nr 202100-2627), http://www.riksdagen.se

Jobbnummer
8960871

Konferensassistent till riksdagen

Prenumerera på jobb från Riksdagsförvaltningen