Dokumentcontroller

Sida / Administratörsjobb / Gotland
2009-01-26
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Dokumentcontroller" (publicerad 2013-03-01) ⬅️

Visa alla administratörsjobb i Gotland, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotland, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Dokumentcontroller (3 st) till teamet för Dokument, administration och resurs i Visby, ref 9/09
Detta administrativa team, som benämns DAR, ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland. DAR tillhör en avdelning (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm.
Sida har under hösten 2008 genomgått en omorganisation. ITS kommer att förutom teamet på Gotland även bestå av ett Servicestödsteam och ett tvådelat IT-team på huvudkontoret. Totalt kommer avdelningen att bestå av ca 70 medarbetare. Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.
Inom den offentliga sektorn styrs verksamheterna av lagar och förordningar. I vår del av verksamheten, post, dokumenthantering och arkiv, är kraven på att alltid ha god ordning på dokument samt att snabbt ta fram material efter behov styrande. Sedan flera år använder Sidas avdelningar ett elektroniskt system (E-doc) för hantering av dokument, ärende och arkiv. Alla inskannade handlingar, mail och andra elektroniskt skapade handlingar måste registreras och göras tillgängliga inom och utom organisationen. Dokumentcontrollern är ansvarig för att detta viktiga arbete skapar en enhetlig struktur och ger en god sökbarhet både inom organisationen och för allmänheten.

Publiceringsdatum
2009-01-26

Dina arbetsuppgifter
Dokumentcontrollern:
• Tar emot inskannade brev, handlingar och mail
• Klassificerar, bedömer och registrerar handlingar in i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet
• Kvalitetssäkrar grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc
• Stödjer handläggare i dokument- och arkivfrågor
• Ansvarar för myndighetsbrevlådan, d v s inkomna mail från allmänheten
• Ansvarar för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området
• Ingår i den arbetsgrupp som leder, styr och utvecklar Sidas dokumenthanteringsinstruktion
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
• Gå in och ta rollen som Secondline support, vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokument-, ärende- och arkivhantering, vilka ej kan besvaras av Sidas centrala Helpdesk
• Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Kvalifikationskrav
Yrkesteknisk kompetens
• Goda kunskaper i svenska och engelska
• Läsa och förstå franska eller spanska
• Goda IT-kunskaper
• Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
• Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
Lärandekompetens
• Förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
• Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området
• Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
• Förmåga att ta till sig Sidas verksamhet och organisation
Relationskompetens
• Hög relationskompetens avseende kommunikation, samarbete och kontaktnät
• Vilja och förmåga att bidra till ett bra arbetsklimat i arbetslaget
Funktionell kompetens
• Stor noggrannhet och hög serviceambition
• God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
• Viljan att ta till sig något nytt
Meriter
• Läsa och förstå ryska eller portugisiska
• Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller eller motsvarande
• Akademisk registratorsutbildning
• Goda kunskaper om Sidas organisation och arbetsuppgifter

Övrig information
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.

Arbetstider och omfattning
Visstidsanställning 6 månader eller längre
Heltid
Befattningarna avser allmän visstidsanställning på ett år, varav en kan komma att förlängas ett år.

Tillträde
Tillträde snarast

Ersättning
Fast lön
Lön enligt överenskommelse.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2009-02-08
Gör din ansökan under Lediga tjänster på Sidas hemsida, www.sida.se
Sida välkomnar sökande oavsett kön, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning eller trosuppfattning.
Ange följande referens när du ansöker: 9/09

Kontakt
Fredrik Thurell, tfn 08-698 51 59
Björn Strömberg, tfn 08-698 57 15
Mikael Andersson, tfn 08-698 57 10
HR-strateg Anders Görlinge, tfn 08-698 52 69

Facklig kontakt
SACO Ted Wallin, tfn 08-698 54 82
TCO/ST Christian Acevedo, tfn 08-698 55 05

Företag
Sida

Adress
Sida
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985000
Faxnummer: 08-6985465

Jobbnummer
388471

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller

Prenumerera på jobb från Sida