Administrativ Assistent Vid Linxs
Lunds Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Linxs / Administratörsjobb / Lund
2025-10-15
Visa alla administratörsjobb i Lund,
Lomma,
Staffanstorp,
Burlöv,
Kävlinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Lunds Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Linxs i Lund Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.
Publiceringsdatum2025-10-15Dina arbetsuppgifterHantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diarieföringssystem, föra protokoll och minnesanteckningar, samt vara behjälplig vid planerandet av konferenser eller event av olika slag.
Support före, under och efter events. Detta kan inkludera att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, boka resor och hotell samt att vara på plats under evenemangen. Även förberedelse och underhåll av lokalerna inklusive beställningar av kontorsmaterial, teknisk support till arrangörer och deltagare, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare.
Ge deltagarsupport vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten, inklusive att spela in och bearbeta videomaterialet.
Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter.
Uppdatering av LINXS websida och eventmanagementsystem.
Tjänsten kräver även att du är på plats under LINXS event.
Övriga administrativa uppgifter kan tillkomma utifrån verksamhetens behov.
KvalifikationerEftergymnasial administrativ utbildning, eller annan relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet som bedöms likvärdig.
Dokumenterad erfarenhet av att självständigt planera och genomföra administrativa uppdrag och processer, planering, koordinering.
Väldigt goda kunskaper i både tal och skrift i både svenska och engelska.
Erfarenhet av att uppdatera innehåll på webbsidor och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
Datorvana och mycket goda kunskaper av Microsoft Office (t ex Excel), digitala möten och andra samarbetsverktyg (t ex Zoom och Microsoft Teams).
Förmåga att utföra de fysiska arbetsuppgifter som tjänsten innebär, speciellt när det gäller att arrangera konferenslokalerna.
Erfarenhet eller god förmåga att lära sig tekniska system, t ex sätta upp konferensutrustning och digitala möten är en förutsättning.
Övriga meriter:
Tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig sektor är meriterande, Detta kan vara inom ett vetenskapligt eller ett icke-vetenskapligt område där det finns en påvisbar kompetens för de arbetsuppgifter som är involverade i tjänsten.
Erfarenhet av gästbemötande och serviceyrken och/eller event- och projektkoordinering eller annan erfarenhet relevant för tjänsten är starkt meriterande.
Erfarenhet av att utveckla och underhålla webbsidor (Squarespace eller liknande) liksom vana att använda eventmanagementsystem (Indico eller liknande) är meriterande.
Erfarenhet av att producera social media, bildbehandling, digital inspelning och redigering är meriterande.
Teknisk kunskap, t ex erfarenhet av att sätta upp digital konferensutrustning.
Vana vid IT-baserade administrativa system inom Lunds universitet såsom Primula, W3D3, Lupin eller liknande.
Vana av att arbeta i en tvärvetenskaplig och internationell miljö.
God nätverksförmåga.
Körkort.
Vi söker dig som är strukturerad och trivs i en miljö med flera olika arbetsuppgifter parallellt, högt tempo och korta deadlines. Du är noggrann och har en god förmåga att planera ditt arbete, samtidigt som du är flexibel när förutsättningarna förändras. Du har en förmåga att hålla många bollar i luften och trivs med en problemlösande roll och räds inte att ta tag i saker som uppstår. Du har en mycket god kommunikativ och samarbetsförmåga.
Du tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter. Som person är du ansvarsfull, pålitlig, positiv och lösningsorienterad. Du är motiverad och kan arbeta självständigt och visa initiativförmåga. Du är strukturerad, planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt och kan fatta egna beslut vid behov. Du är flexibel, kvalitets- och kostnadsmedveten, och delar gärna med dig av kunskap och idéer för att utveckla och effektivisera verksamheten. Du är intresserad av den digitala utvecklingen och gärna lär dig nya verksamhetssystem. Då du kommer arbeta som ett nav med många kontaktytor är förmågan till samarbete och goda relationer av stor betydelse. Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet
Du är en lagspelare med hög servicekänsla, stort ordningssinne, social kompetens, arbetsmoral och integritet. Du är bekväm med att representera LINXS och möta både gäster och medarbetare på ett professionellt sätt. Du har ett genuint intresse för vetenskap och människor, och vill växa med rollen och vidareutveckla LINXS verksamhet.
AnställningsvillkorTidsbegränsad anställning, heltid, så snart som möjligt, 12 månader efter start.
Kontaktperson; Anna Ntinidou,
anna.ntinidou@linxs.lu.se, +46727172206
Instruktioner för ansökan
Ansökan skall skrivas på engelska.
Ansökan ska innehålla
personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.
CV,
examensbevis eller motsvarande samt
dokumentation som styrker övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev osv.).
Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid åtta institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 360 forskarstuderande och 700 anställda.
Kansli N arbetar med service och stöd till fakultetens ledning. Vi har specialkompetens inom frågor som rör grund- och forskarutbildning, internationalisering, högskolepedagogik, ekonomi, it, personalfrågor, kommunikation, karriär och lika villkor. Vi är idag ett 30-tal personer som arbetar på kansliet.
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-10-29
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "PA2025/2916".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Lunds Universitet (org.nr 202100-3211)
Arbetsplats Lunds Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Linxs
Kontakt Anna Ntinidou, administrativ chef
anna.ntinidou@linxs.lu.se +46462223628 Jobbnummer 9558646