Administrativ assistent - Socialförvaltningen
Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
2024-06-18
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Upplands Väsby,
Värmdö eller i
hela Sverige Stockholm - vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss - för stockholmarna.
Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.
Välkommen till oss
Resursteamen barn och ungdom är en del av socialförvaltningens avdelning för socialt stöd och är en stadsövergripande resurs som tillhandahåller insatser relaterade till barn som är placerade.
Resursteamen barn och ungdom består av Familjehem Stockholms stad, Stockholm stads jourhemsverksamhet och Skolfam. Inom dessa områden finns flera verksamheter så som Rekrytering och utbildning av jour- och familjehem, Mentorsfamiljer, Externa jourhem, Duvnäs Föräldrastöd samt Tolkning och handledning av jour- och familjehem. Två verksamheter har sina lokaler på Södermalm, de resterande finns i Farsta centrum.
Vår mycket kära kollega ska flytta till en annan del av landet och vi söker nu hens ersättare! En administrativ assistent som är serviceinriktad, självgående och som vill arbeta med vår arbetsgrupp Externa jourhem.
Vi erbjuder
Vi erbjuder en utvecklande och stimulerande roll i en föränderlig och växande verksamhet, där den ena dagen inte är den andra lik. Du introduceras i arbetet genom att jobba nära en trevlig arbetsgrupp bestående av två familjevårdsinspektörer och en samordnare. Du är även en del av det administrativa teamet på enheten.
Din arbetsplats är belägen i Farsta centrum, nära tunnelbanan. Läs mer om dina förmåner som anställd i Stockholms stad: Förmåner för medarbetare - Stockholms stad (jobba.stockholm)
Din roll
Du kommer självständigt ansvara för administrationen för Externa jourhem och ingår i ett enhetsövergripande administrativt team med tre administrativa assistenter som sträcker sig över hela Resursteamen. I teamet finns en samordnare. Teamet träffas för möten en gång i månaden och har delvis gemensamma beröringspunkter. Du har närmsta arbetsledning från samordnare hos Externa jourhem och rapporterar till biträdande enhetschef.
Arbetet som administrativ assistent är en mångfacetterad tjänst med många olika arbetsuppgifter. Du är kontakten utåt i olika sammanhang vilket medför kontakt med många personer, såväl internt inom staden som externt.
Rollen är ett perfekt för dig som tycker om administration, samverkan och samordning i en ständigt föränderlig miljö.
Vanligt förekommande arbetsuppgifter är
• Hantera inkommande underlag som rör arbetet inom Externa jourhem.
• Följa arbetet som sker i arbetsgruppen och bistå med administrativt stöd så som registrering i Paraplyet, registrering i gemensamma listor, rekvirera och administrera registerutdrag från olika myndigheter, kommunicera beslutsprotokoll från Individutskottet, bevaka olika typer av underlag och datum samt arkivering.
• Hantering av inköp och fakturor i stadens ekonomisystem Agresso
• Stötta cheferna med administration av nyanställningar, avtackningar och gemensamma träffar
• årlig inventering och arkivering, dokumentsamordnare
• sedvanliga administrativa arbetsuppgifter
Din kompetens och erfarenhet
Vi söker dig som har
• minst gymnasieexamen, gärna med ekonomiinriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• minst tre års aktuell arbetslivserfarenhet som administratör/administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
• erfarenhet av att samordna administrativa uppgifter för flera verksamheter samtidigt
• erfarenhet av att samverka över gränserna mellan verksamheter
mycket goda IT kunskaper och vana att arbeta med Officepaketets olika program, i synnerhet Excel
• erfarenhet av ekonomisystem och faktureringsarbete
• god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift
Det är meriterande om du har
• erfarenhet av arbete inom familjevård
• erfarenhet av arbete inom Stockholms stad.
• erfarenhet av avtalshantering
Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett strukturerat sätt. Att ta instruktioner är lätt för dig och du tycker om att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt. Du anpassar dig enkelt till förändrade omständigheter och ser möjligheter i detta.
Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara samarbetsinriktad och ha lätt för att bygga goda relationer. Att vara serviceinriktad kommer naturligt för dig och du har intresse, vilja och förmåga till att hjälpa andra, där du gör ditt yttersta för att leverera lösningar. I rollen är det viktigt att handla i enlighet med fattade beslut, verksamhetsplan, mål, policys och riktlinjer och att vara medveten om mål och kvalitetsstandard.
Publiceringsdatum2024-06-18Övrig informationStor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.
Urvalstester kan komma att ingå som en del av rekryteringsprocessen.
Kontaktperson under veckorna 25, 26 och 27 är Åsa Holmström, samordnare. Under veckorna 28, 29 och 30 är kontaktperson Rebecka Tjergefors, biträdande enhetschef.
Välkommen med din ansökan!
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-07-05
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2024/3372".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)
Arbetsplats Stockholms stad, Socialförvaltningen, Resursteamen barn och ungdom
Kontakt Åsa Holmström, samordnare
08-50825499 Jobbnummer 8754978