Samordnare forskarstöd och interna utlysningar
Karolinska Institutet, Gemensamt Verksamhetsstöd, FER / Administratörsjobb / Solna
2026-03-17
Visa alla administratörsjobb i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Danderyd,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Karolinska Institutet, Gemensamt Verksamhetsstöd, FER i Solna Vill du bidra till medicinsk forskning av toppkvalitet?
Compliance & Data Office (CDO) ingår i Avdelningen för forskningsstöd och externa relationer (FER) inom det gemensamma verksamhetsstödet på KI.
Enheten ansvarar för hanteringen av KI:s stiftelser och donationer, inklusive planering, publicering och administrativ hantering av ett stort antal årliga utlysningar. CDO arbetar även med frågor kopplade till regelefterlevnad för forskare och fungerar som systemägare för flera forskarstödjande digitala system, bland annat KI Prisma.
Avdelningen i stort erbjuder stöd inom forskningsfinansiering och externa relationer, inklusive interna och externa bidragsansökningar, samverkan med externa aktörer, internationalisering samt stöd till ledning och olika beslutsorgan.
Vi söker en strukturerad och serviceinriktad handläggare som vill arbeta nära forskare och bidra till att säkerställa en effektiv, rättssäker och kvalitativ hantering av KI:s utlysningar. Rollen passar dig som trivs med koordination, administration och kontinuerliga kontakter med forskare och granskningsgrupper.
Din roll
Du kommer att arbeta främst självständigt under eget ansvar men också som en del i ett team på CDO. Det förekommer även mycket samarbete med andra enheter inom avdelningen och andra delar av det gemensamma verksamhetsstödet, samt med delar av KI:s ledning när så krävs.
I rollen ingår ett helhetsansvar för utlysningsprocessen, från start till mål. Du kommer bland annat att:
- Ha löpande kontakt med forskare vid KI - både de som ansöker om medel och de som anlitas som granskare.
- Samordna rekrytering och tillsättning av granskningsgrupper, inklusive hantering av förfrågningar till ett hundratal granskare per år.
- Ansvara för hela utlysningsprocessen, såsom planering och publicering av utlysningar, ansökningsformulär, kvalitetssäkring av granskningsprocessen och framtagande av beslutsunderlag.
- Vid behov föredra ärenden på beslutsmöten, främst för Kommittén för forskning.
- Hålla information uppdaterad på webbplatser och stötta användare av digitala system.
- Bidra till utveckling och förbättring av rutiner, processer och styrdokument kopplade till forskningsfinansiering och utlysningar.
Vem är du?
Vi söker dig med relevant akademisk bakgrund och erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom högskolesektorn. - Du bör ha erfarenhet av att jobba i ett utlysningssystem, där erfarenhet som annat än forskare eller granskare i till exempel Prisma är en fördel.
- Du får gärna ha erfarenhet av att ha jobbat med olika forskningsfinansiärer/externa bidragsgivare.
- Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska och har en mycket god förmåga att sammanställa och presentera information.
- Du är van att jobba med information och publicering på webben, vi använder Drupal.
- Du är van användare i Excel och övriga Officepaketet.
- Du är trygg i att arbeta självständigt, har analytisk förmåga och är van att arbeta strukturerat i en miljö med varierande tempo och flera parallella uppgifter.
Publiceringsdatum2026-03-17Dina personliga egenskaperVi söker dig som har en stark samarbetsförmåga och som trivs i en roll med många kontaktytor. Du är kommunikativ, lösningsorienterad och har lätt för att anpassa dig till förändrade förutsättningar.
Du arbetar strukturerat och har en god förmåga att prioritera, även när tempot stundtals är högt. Du är prestigelös, serviceinriktad och bidrar aktivt till ett professionellt och förtroendeskapande bemötande.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.
Placering: Solna
https://ki.se/om-ki/tio-skal-att-valja-karolinska-institutet• -[Video om Karolinska Institutet, hur vi alla bidrar till en bättre hälsa för alla] ---
Så ansöker duAnsökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
Vill du göra skillnad - och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2026-04-12
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "STÖD 2-1148/2026".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Karolinska Inst (org.nr 202100-2973)
Arbetsplats Karolinska Institutet, Gemensamt Verksamhetsstöd, FER
Kontakt Cecilia Martinsson Björkdahl, enhetschef
cecilia.bjorkdahl@ki.se Jobbnummer 9802279