Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland

Sida / Redovisningsekonomjobb / Gotlands län
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla redovisningsekonomjobb i Gotlands län, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotlands län, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Regeringen har beslutat att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av
befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen
påbörjades under hösten 2007 och avslutas under 2008. Den verksamhet som ska
omlokaliseras är löneadministration, uppbyggnad av elektronisk fakturahantering
samt Sidas elektroniska förvaltning (arkiv och dokumenthantering). Den ska vara
funktionell fr o m juni 2008. För vidare information se www.sida.se
Tjänstgöringen innebär inledningsvis utbildning vid Sidas huvudkontor i
Stockholm. Sida välkomnar sökande oavsett kön, sexuell läggning, etnisk
tillhörighet, funktionsnedsättning, religion eller annan trosuppfattning.
ARBETSUPPGIFTER Inom den offentliga sektorn styrs verksamheterna av
lagar och förordningar. I vår del av verksamheten, post, dokumenthantering och
arkiv, är kraven på att alltid ha god ordning på dokument samt att snabbt ta
fram material efter behov styrande. Sedan flera år använder Sidas
avdelningar ett elektroniskt system (E-doc) för hantering av dokument, ärenden
och arkiv. Inkommande pappersbaserade dokument som ska in i systemet skannas in.
För att göras tillgängliga i organisationen, för enhetlig struktur och
sökbarhet, ska inskannade handlingar, e-post och andra elektroniska handlingar
registreras. Detta viktiga arbete svarar dokumentcontrollern för.
Dokumentcontrollern ska -ta emot inskannade brev, handlingar och e-post.
Klassificera, diarieföra och fördela dokument till olika mottagare (obs ej att
förväxla med dataregistrerare) -registrera handlingar i det elektroniska
ärende- och dokumenthanteringssystemet -se till att rätt
grunduppgifter/metadata om handling registreras i systemet -ta hand om och
hantera e-post och registrerade dokument som returneras från handläggare inom
Sida -ansvara över myndighetsbrevlådan, d v s inkommen e-post från
allmänheten -ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och
registreras i enlighet med gällande regelverk på området I
arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna -gå in och ta rollen som
"second line support", vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor
angående dokument-, ärende- och arkivhantering, vilka inte kan besvaras av Sidas
centrala helpdesk -vara behjälplig med att bedöma vad som ska registreras av
det dokumentflöde som sker via post eller e-post -preparera och skanna
dokument. Ankomststämpla och ta hand om inkomna brev KVALIFIKATIONSKRAV
• Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom
erfarenhet -Inneha goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen,
arkivlagen och personuppgiftslagen -Goda IT-kunskaper -Goda kunskaper i
svenska och engelska -Förmåga att lära in lagar, regler och processer inom
dokumenthantering -Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom
det dokumentadministrativa området -Förmåga att rationalisera inom sitt
arbetsområde och att ta till sig förändringar -Hög relationskompetens
avseende kommunikation, samarbete och kontaktnät -Stor noggrannhet och hög
serviceambition -God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
• Förmåga att ta till sig Sidas verksamhet och organisation MERITER
• Läsa och förstå något eller några av följande språk: franska, spanska,
portugisiska och ryska -Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller
• Akademisk registreringsutbildning -Inneha goda kunskaper om Sidas
organisation och arbetsuppgifter ÖVRIGT Befattningen är
säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.

Publiceringsdatum
2008-01-14

Anställningstyp/arbetstider
Tills vidare. Tillträde maj 2008. Heltid. Dagtid.

Ersättning
Fast lön. Lön efter överenskommelse. Provtjänstgöring tillämpas.
Facklig företrädare
SACO-Sida Richard Bomboma, tfn 08-698 52 10.
TCO/ST-Sida Christian Acevedo, tfn 08-698 55 05.

Kontakt
Upplysningar om tjänstens innehåll lämnas av Fredrik Thurell, tfn 08-698 51 59.

Upplysningar om anställningsvillkor m m lämnas av HR-strateg Marianne Jägerup,
tfn 08-698 55 42.

Så ansöker du
Ansökan inkommen senast 080204 via e-post regpeo@sida.se . Skicka din ansökan, märkt
4/08, inkl aktuell meritförteckning till Sida, helst i elektronisk form till
registrator för ansökningar: regpeo@sida.se
Insända ansökningshandlingar återsändes ej. . Ange referensnummer 4/08

Företag
Sida
Valhallavägen 199
105 25 STOCKHOLM Tel 08-6985000
Fax 08-6985465
Epost: regpeo@sida.se
Mer information på http://www.sida.se

Jobbnummer
98434

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland

Prenumerera på jobb från Sida