Ärendekoordinator

Malmö stad, Kanslienhet / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Malmö stad, Kanslienhet

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö stad, Kanslienhet i Malmö

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Stadskontoret har, som kommunstyrelsens förvaltning, en samordnande roll i förhållande till övriga förvaltningar inom Malmö stad. Stadskontorets centrala uppgiftsområde är policy-, strategi-, och utvecklingsfrågor samt uppföljning/utvärdering.

Kanslienheten med sina 25 medarbetare strävar efter att arbeta i god teamanda. Vi arbetar tillsammans med vår uppgift att hantera handlingar till våra förtroendevalda och medborgare. Handlingar som oftast ligger till grund för politiska beslut. Från kanslienheten sammanställs och distribueras kallelser och protokoll (digitalt) till kommunstyrelsen och flera av dess beredningar samt kommunfullmäktige. I uppdraget ingår också att registrera, arkivera och publicera dessa handlingar. Inom enheten finns också en sektion som arbetar med vårt digitala IT-stöd för denna process




Publiceringsdatum
2017-08-04

Arbetsuppgifter
Ärendekoordinatorn har en övergripande koll på vilka ärenden som stadskontoret har att hantera och hur detta ska ske. Som ärendekoordinator arbetar du i nära samverkan med förvaltningsledningen och håller ledningen uppdaterad och informerad om vilka ärenden som stadskontoret har att hantera. Ärendekoordinatorn bedömer löpande, i samråd med förvaltningsledningen, hur ärenden ska beslutsplaneras och fördelas. Ärendekoordinatorn ska också kunna bedöma om ett ärende ska skickas på remiss.

Ärendekoordinatorn samarbetar med förvaltningens ärendecontrollers/registratorer som är den funktion som operativt utför många av de aktiviteter som ärendekoordinatorn ansvarar för. Ärendekoordinatorn kan även utse slutgodkännare i ett specifikt ärende utifrån gällande riktlinjer.

Som ärendekoordinator är du såväl förvaltningens som berörda förtroendevaldas kanal vad avser information om t.ex. beslutsplanering av ett visst ärende. Du ansvarar dock inte för att informera om sakinnehåll i ärendena (detta åligger respektive ansvarig chef/avdelningschef).

Som ärendekoordinator ska du veckovis informera stadskontorets ledning och övriga berörda om vilka ärenden som inkommit till stadskontoret samt hur de kommer att hanteras. Ärendekoordinatorn gör bedömning om huruvida ett ärende är av sådan karaktär att hanteringen av det särskilt behöver lyftas med ledningsgruppen. Ärendekoordinatorn leder också stadskontorets ärendegrupp och bedömer vilka ärenden som ska behandlas i denna.




Kvalifikationer
Vi söker dig som har erfarenhet av att ha arbetat i en kommunal beredningsprocess till politiskt organ. Du har goda kunskaper i offentlig nämndsadministration samt praktisk erfarenhet från att ha arbetat med dessa frågor. Du har högskoleexamen inom området statsvetenskap innefattande bla förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess eller kommunalrätt eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig för tjänsten. Är din utbildning inriktad mot offentlig förvaltning är det meriterande.

Du som får den här tjänsten kommer att vara ansiktet för vår nya ärendeprocess, som sjösätts parallellt med denna rekrytering, gentemot övriga organisationen. Därför är det viktigt att du på ett positivt sätt kan förmedla det internt i organisationen. För att lyckas i den här rollen behöver du ha god förmåga att samarbeta och skapa goda relationer med såväl interna som externa samarbetspartners. Du har även god förmåga att planera och organisera ditt arbete på ett systematiskt och metodiskt sätt. I ditt arbete har du ett kommunikativt och förtroendeingivande förhållningssätt samt besitter en personlig mognad och integritet. Du som söker kan med fördel ha en bakgrund från en arbetsledande position eller processledare.

Tjänsten är placerad på kanslienheten.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 10 10 29. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.

Varaktighet, arbetstid
Heltid. Tillsvidareanställning, upphör: Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Ersättning
Enligt avtal.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2017-08-27
Ange följande referens när du ansöker: A705172
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Karin Ringman-Ingvarsson karin.ringman-ingvarsson@malmo.se 040-34 60 48
Per-Erik Ebbeståhl 0766-354189

Företag
Malmö stad, Kanslienhet

Adress
Malmö stad, Kanslienhet
August Palms plats 1
20580 Malmö

Kontorsadress
August Palms plats 1 Malmö

Jobbnummer
3626788

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Malmö stad, Kanslienhet

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Malmö stad, Kanslienhet: