Administratör Sida, Visby

Sida / Ekonomiassistentjobb / Gotland
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla ekonomiassistentjobb i Gotland, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotland, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Administratör till Enheten för dokument, administration och resurs i Visby

Sida har i Visby enheten för Dokument, administration och resurs (DAR) som arbetar med löneadministration samt arkiv- och dokumenthantering (registratur). Enheten tillhör Avdelningen för Ekonomi och administration(EKOADM), på Sidas huvudkontor i Stockholm. Enheten i Visby har ca 20 medarbetare varav två stycken är placerade i Stockholm

Information om Sidas verksamhetsidé hittar du här

Publiceringsdatum
2016-02-08

Dina arbetsuppgifter
• Samordna och ansvara för enhetens gemensamma administration, mötesplanering samt resehantering samt utgöra ett stöd vid enhetens externa verksamhet
• Aktivt medverka i nätverken för Administratörer, Programadministratörer och Controllers genom att delta på nätverkets möten och utföra arbetsuppgifter som åläggs nätverket och därigenom bidra till den gemensamma utvecklingen av Sidas administrativa system och rutiner
• Löpande ärende- och dokumenthantering samt kvalitetssäkring av enhetens gemensamma arkiv/ärenden
• Utgöra kontakten mellan Sidas stödenheter/avdelningar och den egna avdelningen/enheten vad gäller personaladministrativa frågor kring start och avslut av medarbetare
• Hantera introduktion av nya medarbetare vad gäller administrativa rutiner
• Hantering av enhetens fakturor
• Hantera vissa kommunikationsfrågor inkluderat hantering av intranät (SharePoint)
• Ta fram underlag för och kvalitetssäkra enhetens personalrapportering
• I övrigt förekommande arbetsuppgifter på avdelningen/enheten
• Stickprovskontroll av logglistor i samband med lönekörningar
• Hantera inkommande post samt göra en grovsortering av post som skall vidarebefordras till Stockholm respektive skannas i Visby
• Ankomststämpla, preparera och skanna dokument som skall registreras i Sidas elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360)
• Hantera utgående post, vilket bl.a. innefattar frankering och buntning av post som skall skickas till Sida Stockholm samt budtransporter
• Sortera och dela ut post inom Sida Visby
• Dialog med PostNord avseende hämtning och lämning av post
• Ansvara för Sida myndighetsbrevlåda: sida@sida.se

Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap

Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se .

Utbildningsbakgrund
• Dokumenterad gymnasieutbildning inom relevant område

Språk
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Erfarenhet av administrativt arbete på svensk myndighet
• God förmåga att arbeta självständigt, ta egna initiativ och slutföra arbetsuppgifter
• Stor noggrannhet och hög serviceambition
• God förmåga till planering samt organisation
• God samarbetsförmåga
• God kommunikativ förmåga
• Goda IT-kunskaper samt kunna hantera applikationer inom Office-paketet
• God förmåga att snabbt sätta sig in i nya rutiner och förändringar
• God förmåga att prioritera bland många arbetsuppgifter
• Erfarenhet av post- och dokumenthantering
• Erfarenhet av hantering av sekretessbelagda dokument
• Erfarenhet av att hantera dokument- samt skanningsystem

Meriter

• Kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
• Kunskaper i franska och spanska
• Kunskaper eller erfarenheter av arbete med kommunikationsfrågor, informationsspridning genom intranät (SharePoint) och Internet
• Kunskaper i skanningssystemet TeleForm
• Erfarenhet av arkiv- och dokumenthantering vid svensk myndighet

Anställningsvillkor

Befattningen avser en tillsvidareanställning. Provanställning tillämpas
Lön efter överenskommelse. Tillträde 2016-03-15

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 10/16.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen, tfn 08-698 52 88, eller Björn Strömberg, tfn 08-698 57 15.

Övrig information
Befattningen är till del säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se .

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Åsa Fredriksson, tfn 08-698 57 90) och ST inom Sida (kontaktperson: Karin Afli, tfn 08-698 40 28).

Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se .

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 17 februari 2016.

Sida välkomnar alla sökande.

Varaktighet, arbetstid
Tillsvidare
Heltid
Befattningen avser en tillsvidareanställning. Provanställning tillämpas

Tillträde
2016-03-15

Ersättning
Fast månads- vecko- eller timlön
Lön efter överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2016-02-17
Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, Klicka på denna länk för att göra din ansökan
Ange följande referens när du ansöker: ref: 10/16

Kontakt
Thomas Kuchen 08-6985288
Anette Lindstedt 08-698571
Björn Strömberg 08-6985715

Facklig kontakt
Saco Åsa Fredriksson 08-6985790
ST Karin Afli 08-6984028

Företag
SIDA

Adress
SIDA
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Övriga kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985000
Faxnummer: 08-6985465

Jobbnummer
2659521

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administratör Sida, Visby

Prenumerera på jobb från Sida