Administratör
Stockholms stad, Kommunikation och IT-staben / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms stad, Kommunikation och IT-staben i Stockholm Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.
Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning och utbildning i svenska för invandrare (sfi).
Vi följer upp och metodutvecklar löpande för att förbättra våra resultat. Det gemensamma uppdraget är att rusta människor för jobb och vi samverkar mellan våra olika verksamhetsområden för att hitta de bästa lösningarna för stockholmarna.
Ledningen och administrationen av arbetsmarknadsförvaltningen är samlad på huvudkontoret som ligger i Slakthusområdet vid Globen. Här finns arbetsmarknadsdirektör och ledningsgrupp samt strategiska stödfunktioner som utveckling och utredning, kommunikation och IT, ekonomi och personal. På huvudkontoret finns även enheten som samordnar stadens flykting- och minoritetsfrågor.
Publiceringsdatum2016-01-15ArbetsuppgifterAnnonsen avser tre tjänster som administratör.
Arbetsmarknadsförvaltningens administrativa enhet har ett gemensamt ansvar för samlat administrativt stöd till förvaltningens direktör och stabs- och avdelningschefer, gemensamma administrativa och praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor, nämndsekretariat, registratur och arkiv. Enheten består av fem medarbetare och en chef och arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet.
I de enhetsövergripande arbetsuppgifterna ingår att skriva protokoll och minnesanteckningar, sammanställa information, samordna och planera möten och konferensarrangemang, ta fram och ändra i rutiner och blanketter samt att hantera fakturor och inköp. Det kan även ingå att sammanställa och sprida information och i vissa fall även att ansvara för samarbetsytor. Du deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och planerar och genomför utbildningar och informationsinsatser inom enhetens ansvarsområden.
Alla administratörer i enheten ansvarar för enhetens totala uppdrag men kan ha ett särskilt specialområde. Respektive specialområde utgår från varje medarbetares erfarenheter och kvalifikationer. Alla tre tjänsterna innebär ett nära samarbete med delar av förvaltningens ledningsgrupp gällande stöd med bland annat planering och genomförande av olika möten och konferenser.
Till den ena av tjänsterna söker vi dig som, utöver ovanstående, har erfarenhet av arbete med registratur och arkiv. Tjänsten kommer delvis bestå av att registrera handlingar i förvaltningens diarium, stötta handläggare gällande hantering av allmänna handlingar, ge stöd till enheter gällande arkivfrågor samt effektivisera och utveckla verksamheten inom registratur och arkiv.
Enheten arbetar med att ständigt utveckla de administrativa processerna - och där spelar alla medarbetare i enheten en viktig roll genom att aktivt delta i det arbetet.
KvalifikationerKvalifikationer gällande alla tre tjänsterna
Du har:
• gymnasiekompetens, gärna med administration/ekonomi som inriktning
• tidigare erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation
• minst ett par års erfarenhet som administratör där det har ingått att föra protokoll eller minnesanteckningar
• erfarenhet av inköp- och fakturahantering i fakturahanteringssystem
• goda datakunskaper (du har arbetat i Officepaketets olika program och eventuellt i enkätverktyg etc.) och god datorvana
• stor vana av att hålla ihop och ansvara för processer som t ex hantering av återkommande möten med tillhörande förberedelser, genomförande och uppföljning.
Specifika kvalifikationer för tjänsten som avser arbete med registratur och arkiv (utöver ovanstående).
Du har:
• erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarande inom offentlig förvaltning
• goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokument- och arkivhantering inom offentlig förvaltning
Tjänsterna kräver att du är strukturerad, noggrann och att du tycker om att ge god service. Du ska både känna dig bekväm med och ha god förmåga att förstå och uttrycka dig enkelt och tydligt i tal och skrift på svenska.
Det är meriterande för alla tre tjänsterna om du har erfarenhet av:
• utvecklingsarbete inom ärende- och dokumenthantering eller motsvarande
• att skriva protokoll av formell karaktär
• arbeta med samarbetsytor
• arbete i olika it-miljöer
• att informera, ge råd och utbilda
• verksamhetsutveckling
Du är van vid, och tycker om, att samarbeta och arbeta i grupp, men kan även arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du tycker om att arbeta med såväl komplicerade frågor som enklare rutinärenden och har förmåga att lyfta blicken och se helheter. Du är flexibel när det kommer till att ta dig an varierande arbetsuppgifter samt anamma nya metoder och arbetssätt. Du har lätt för att lära och förmåga att snabbt sätta dig in i nya verksamhetsområden och system. Du är kommunikativ och flexibel och har hög arbetskapacitet. Att samarbeta, ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat är självklart för dig.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
ÖVRIGT
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Vill du höra mer om oss som arbetsgivare? Läs gärna mer på:
http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad/ staden som arbetsgivare
https://www.linkedin.com/company/stockholms-stad staden på linkedin
Vi har tagit ställning till val av rekryteringskanaler och använder oss endast av upphandlade leverantörer. All kontakt från annons- och rekryteringssäljare undanbedes.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Tillsvidareanställning, tillträde: Enligt överenskommelse.
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2016-01-22
Ange följande referens när du ansöker: A38467
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktAmanda Hernbäck, Administrativ chef 08-508 35 511
Facklig kontaktBirgitta Naess, SACO 08-508 40 623
Jösta Claeson, Vision 08 508 25 229
josta.claeson@stockholm.seFöretagStockholms stad, Kommunikation och IT-staben
AdressStockholms stad, Kommunikation och IT-staben
Box 10014
12126 Stockholm-Globen
KontorsadressLivdjursgatan 4 12162 Johanneshov
Jobbnummer 2619562
Observera att sista ansökningsdag har passerat.