Administrativ assistent Stockholm
Stift Future Earth Sverige / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stift Future Earth Sverige i Stockholm ( Vikariat ca 1 år, start omgående )
ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att arbeta med administration och ekonomiuppgifter samt samarbeta med interna och externa parter för att anordna evenemang/konferenser och stödja projekt i en mycket stimulerande internationell miljö. Varierande kontakter på olika nivåer i samband med olika projekt utmanar din initiativ-, och problemlösningsförmåga.
Dina nyckeluppgifter kommer att innehålla ansvar för inkommande och utgående fakturor, avstämningar, att förbereda rapporter och finansiella data, löner och tidrapportering, kontakter med redovisningsbyrå, deltagande i bokslut samt stöd i olika ekonomiska uppgifter i samarbete med ekonomichefen. Visma/Azets affärssystem används.
I arbetsuppgifterna ingår även;
• Hantering av kalendrar, bokning av resor, samordning av möten och organisering kring olika evenemang
• Kontroll av resekostnader samt att inrätta olika rutiner och policies i organisationen
• Samordna scheman och aktiviteter samt kontorsansvar/office management
Det är viktigt att du tycker om varierande arbetsuppgifter som skiftar mycket mellan högt och lågt samt känner genuin servicekänsla i att vara den som håller ordning på kontorets alla utrymmen. (konferensrum, reception, kök, etc.) Viss del av din tid kommer också innebära stöd till verksamhetschefen med resebokningar, möten etc.
Du kommer också stötta kommunikationsteamet i arbetet med exempelvis konferensmaterial, evenemangsorganisation, publikationer m.m.
ERFARENHET/BAKGRUND
• Några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en akademisk miljö
• Tjänsten kräver utmärkta datorkunskaper inklusive avancerad kunskap i Microsoft Office programmen, likaså mycket goda kunskaper engelska och svenska
• En merit är om du som sökande har projektsamordningserfarenhet samt tidigare erfarenhet av arbete inom stiftelse
• Vi ser gärna att du arbetar "hands on"/praktisk med att organisera event och har en grundläggande kunskap i ekonomi samt känner dig bekväm med siffror
• Flexibel samt god social och kommunikativ förmåga
• Strukturerad, leveransdriven och god portion integritet för att kunna möta varierande kontakter i forskarvärlden.
Arbetstid / varaktighet
Vår nuvarande medarbetare behöver avlastning under graviditet och föräldraledighet.
Tjänsten är på heltid, ca 1 år med tillträde snarast vid Future Earths globala sekretariat i Stockholm c/o Kungl. Vetenskapsakademien.
ANSÖKAN
Vi ser fram emot din ansökan, som innehåller ett personligt brev och ditt CV, senast 1 juni.
Har du frågor är du välkommen att ringa 08-744 16 60 och tala med Zlatko Kotevski på Tresurs Företagsutveckling, som hjälper oss med rekryteringen
VERKSAMHETSBESKRIVNING
Future Earth är en viktig internationell forskningsplattform som sprider kunskap och ger stöd för att påskynda omställningen till en långsiktigt hållbar värld. Future Earth samordnar befintlig och ny tvärvetenskaplig forskning samt skapar internationella nätverk för att säkerställa att lösningsfokuserad kunskap genereras i samarbete med samhällets användare av vetenskapen.
Future Earths globala sekretariat är fördelat på fem globala hubbar (i Kanada, Frankrike, Japan, Sverige och USA) som arbetar tillsammans som en enhet. Det globala sekretariatet leder och koordinerar det dagliga arbetet inom Future Earth, säkerställer samordning mellan projekt, regioner och kommittéer samt knyter kontakter med nyckelintressenter på regional, nationell och lokal nivå. För mer information se
www.futureearth.org Vi söker nu till Future Earths globala sekretariat i Sverige med placering vid Kungliga Vetenskapsakademins kansli i Frescati, nära T-bana station Universiteten.
Varaktighet, arbetstid
Vikariat 1 år
Publiceringsdatum2017-05-08Så ansöker duSista dag att ansöka är 2017-06-01
KontaktFöretagStift Future Earth Sverige
AdressStift Future Earth Sverige
C/O Kungliga vetenskapsakademin, Box 50005
11418 STOCKHOLM
KontorsadressLilla Frescativägen 4 A
Jobbnummer 3484512
Observera att sista ansökningsdag har passerat.