Administrativ assistent

Länsstyrelsen Skåne / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Länsstyrelsen Skåne i Malmö, Kristianstad eller i hela Sverige

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.

Vi är ca 550 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Enheten för lednings- och ärendestöd arbetar med att ge länsledningen underlag och svarar för Länsstyrelsens expedition. Tillsammans med våra kollegor på myndigheten gör vi handlingar tillgängliga för allmänhet, journalister, m.fl. Enheten ger verksamheten stöd för en digital handläggning.

Länsstyrelsen söker en erfaren administrativ assistent/registrator till enheten för lednings- och ärendestöd på avdelningen för verksamhetsstöd. Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö. Anställningen är en visstidsanställning på deltid, motsvarande ca 75 % efter överenskommelse och efter verksamhetens behov. Anställningen är vidare tidsbegränsad till ett år med en viss möjlighet till förlängning. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningen för verksamhetsstöd? Se filmerna via länken http://bit.ly/2tstInB

Publiceringsdatum
2019-01-24

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta på vår expedition i Malmö med att diarieföra ärenden, hantera dokument, lämna ut och arkivera handlingar samt att ge service till verksamheten och allmänheten. Vi använder oss av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina och en viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. I arbetet ingår att via telefon och mejl ge service till våra brukare samt till journalister och andra medborgare som vill ta del av allmänna handlingar.

Länsstyrelsen arbetar med ständiga förbättringar och att utveckla digitala flöden i kontakten med våra kommuner, företag och medborgare. Din uppgift är även att aktivt bidra till denna utveckling.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

Kvalifikationer
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har minst sex månaders erfarenhet av att arbeta med registrering och hantering av ärenden samt handlingar i en digital miljö. Har du erfarenhet av handläggningsplattformerna Platina och/eller Bofinc är detta meriterande. Har du erfarenhet av registratur i offentlig verksamhet är detta också meriterande.

Det är viktigt att du är en mycket van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet. Erfarenhet av att delta i att utveckla administrativa processer är en merit. Slutligen är det även ett krav att du har en dokumenterad eftergymnasial kurs eller motsvarande inom juridik, förvaltningskunskap, offentlighet och sekretess eller motsvarande. Du ska också vara svensk medborgare.

Du har ett gott ordningssinne och eftersom vår arbetsbelastning stundtals kan vara hög är det viktigt att du har en förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Du har en vana av att bearbeta och tillgodogöra dig mycket information digitalt samt är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter. För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service, tycker om att arbeta i team och ta ansvar för dina egna samt gruppens gemensamma arbetsuppgifter. Eftersom arbetet innebär många externa och interna kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska, såväl i tal som i skrift. Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Du hittar information om hur Länsstyrelsen Skåne behandlar personuppgifter på https://www.lansstyrelsen.se/skane/dataskydd.

Varaktighet, arbetstid
Deltid. Dagtid. Tidsbegränsad anställning, tillträde: Snarast, enligt överrenskommelse.

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2019-02-07
Ange följande referens när du ansöker: 112-3061-19
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Johanna Pivén 010-224 15 89 (nås enklast mellan kl 15-16 på vard

Företag
Länsstyrelsen Skåne

Adress
Länsstyrelsen Skåne
Södergatan 5
20515 MALMÖ

Kontorsadress
Södergatan 5 20515 MALMÖ

Jobbnummer
4575017

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ assistent

Prenumerera på jobb från Länsstyrelsen Skåne