Utbildningsadministratör
Karolinska Institutet, institutionen MTC / Administratörsjobb / Solna
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Danderyd,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Karolinska Institutet, institutionen MTC i Solna,
Stockholm eller i
hela Sverige Institutionen för mikrobiologi, tumör- och cellbiologi (MTC) vid Karolinska Institutet bedriver forskning och undervisning inom biomedicin, immunologi, infektions-, cell-, tumör-, molekylär- och utvecklingsbiologi.
MTC är belägen på KI Campus och har drygt 250 anställda och 100 forskarstudenter, fördelat på ett 30-tal forskargrupper.
Avdelning
MTC:s utbildningsavdelning, som ingår i institutionens centrala administration, består idag av fyra medarbetare. Arbetet leds av studierektorerna för grund- och forskarutbildning. Vi som arbetar på utbildningsavdelningen strävar efter att ge korrekt administration på ett serviceinriktat sätt till våra studenter, lärare och handledare. Vi söker nu en ersättare för vår forskarutbildningsadministratör som går i pension.
Publiceringsdatum2014-07-15Dina arbetsuppgifterArbetet är uppdelat på områdena grundutbildning och forskarutbildning, med tonvikt på forskarutbildning. Du kommer att ansvara för att ge administrativt stöd till studenter, lärare och handledare.
Det innebär bland annat att:
• uppdatera maillistor till handledare och studenter
• uppdatera websidor och blanketter tillsammans IT-administratör
• kontinuerligt dokumentera i ibland annat Excel
• schemalägga årliga uppföljningar inom forskarutbildningen
• schemalägga kurser inom grundutbildningen
• delta i institutionens utvecklings- och planeringsarbete inom grundutbildning och forskarutbildning, tex utveckla kursadministrativa rutiner
• registrera och rapportera kurser och resultat i universitetets databas för
studiedokumentation LADOK
• uppdatera information i personaldatasystemet KIMKAT
• administrera studenternas försörjningsrapport
• besvara frågor från, och ge information till lärare och studenter rörande lagstiftning och regler i utbildningsfrågor (Högskoleförordningen)
• skriva intyg tillsammans med studierektor
• arkivera utbildningsdokument
• planera, ordna och administrera konferenser såsom den årliga handledardagen
• rådgivning till studenter och handledare om examinationsprocessen
• godkänna fakturor
• boka undervisningssalar
KvalifikationerAtt arbeta på Karolinska Institutet och MTC ställer stora krav på medarbetarna. För att självständigt kunna utföra arbetet förutsätts egenskaper som noggrannhet, servicevilja, god kommunikations- och samarbetsförmåga och ett lösningsorienterat fokus.
Grundläggande för tjänsten är dokumenterad erfarenhet från administrativt arbete minst tre år. Det är en fördel om du har arbetat på högskola/universitet eller med annan utbildningsverksamhet tidigare. Det är även en merit om du inom utbildningsområden har kunskap om regelverk och förordningar.
För att lyckas i rollen är du en erfaren ansvarsfull administratör med sinne för struktur och ordning. Du kommer att ha ett flertal olika datasystem som verktyg i ditt arbete, så det är nödvändigt att du har bred systemvana och har lätt att lära dig nya system. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav.
Du gillar att ge service och ha mycket kontakt med människor. Då Karolinska Institutet och MTC är en internationell miljö med människor från många länder ska du kunna uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska. Det är viktigt att kunna förhålla sig till och bemöta människor med olika bakgrund.
Då du dagligen kommer att ställas inför frågor av skiftande karaktär krävs det att du är van att ta egna initiativ, är flexibel och har lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter. Du är bra på att löpande söka information och kunskap inom området, samt informera studenter, lärare och handledare om gällande regelverk och rutiner.
Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.
Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.
Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Arbetstider och omfattning100 %. Tillträde: Efter överenskommelse tillsvidareanställning
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2014-08-10
Ange följande referens när du ansöker: 2-2337/2014
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktVelmurugesan Arulampalam, studierektor för forskarutbildning 08-524 866 70 (tillgänglig från 3 augusti)
Facklig kontaktGunnar Stenberg, SEKO 08-524 880 75
Torbjörn Laggar, OFR 08-524 862 12
Cecilia Björkdahl, SACO 08-524 872 65
FöretagKarolinska Institutet, institutionen MTC
AdressKarolinska Institutet, institutionen MTC
Nobels väg 16, KI Solna Campus, Karolinska Instit
17177 Stockholm
KontorsadressNobels väg 16, KI Solna Campus, Karolinska Instit
Jobbnummer 1939687
Observera att sista ansökningsdag har passerat.