Dokumentcontroller

Sida / Administratörsjobb / Gotland
2010-12-09
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Dokumentcontroller" (publicerad 2013-03-01) ⬅️

Visa alla administratörsjobb i Gotland, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotland, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Dokumentcontroller till teamet för Dokument, resurs och administration i Visby
Regeringen fattade 2006 beslut om omlokalisering av 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen avslutades i juni 2008. Den verksamhet som omlokaliserats är löne- och ekonomiadministration med uppbyggnad av elektronisk fakturahantering, samt Sidas elektroniska förvaltning, arkiv- och dokumentfunktion.
Detta administrativa team, som benämns DAR (dokument, administration och resurs), ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland. DAR tillhör f n avdelningen för IT och intern service (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Inom avdelningen ingår ytterligare tre team, ett team för stöd och service och två IT-team. Avdelningen har ca 70 medarbetare.
Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.
Under 2010-2011 pågår fortsatt omfattande förändringsarbete. Bland annat pågår arbete med att byta IT-plattform inkluderat verksamhetsledningssystem.

Publiceringsdatum
2010-12-09

Dina arbetsuppgifter
Dokumentcontrollern:
• Tar emot inskannade brev och andra handlingar samt in- och utgående mail
• Klassificerar, bedömer och registrerar handlingar i det elektroniska ärende- och dokumenteringssystemet
• Kvalitetssäkrar grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc
• Stödjer handläggare i dokument- och arkivfrågor
• Ansvarar för myndighetsbrevlådan, dvs inkomna mail från allmänheten
• Ansvarar för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området
• Ingår i den arbetsgrupp som leder, styr och utvecklar Sidas dokumenthanteringsinstruktion
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
• Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
• Ta emot och hantera kurirpost
• Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
Kvalifikationskrav
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas medarbetarpolicy på www.sida.se.

Utbildningsbakgrund
• Minst 3-årig gymnasieutbildning
Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
• Stor noggrannhet och hög serviceambition
• Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
• Goda kunskaper i svenska och engelska
• Goda IT-kunskaper
• Goda arkivkunskaper
• God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
• God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
• Mycket god förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området
• God förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
• Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
Meriter
• Stor erfarenhet från arbete som dokumentcontroller
• Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
• Goda kunskaper i skanningssystemet TeleForm
• Goda kunskaper i dokumenthanteringssystemet E-doc
• Akademisk registratorsutbildning
• Läsa och förstå ryska
• Läsa och förstå spanska
• Läsa och förstå franska

Övrig information
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.
Tillsätts med extern sökande under förutsättning att ingen person med tillsvidareanställning vid Sida blir placerad på befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 61/10.

Arbetstider och omfattning
Visstidsanställning 3 - 6 månader
Heltid
Befattningen avser ett vikariat med placering i Visby, tillsvidare, dock längst t o m 2011-12-31.

Tillträde
Februari 2011

Ersättning
Fast lön
Lön efter överenskommelse.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2010-12-20
Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sida välkomnar alla sökande.
Ange följande referens när du ansöker: Ref.nr 61/10
Ansökan kan tyvärr inte göras via e-post.

Kontakt
Fredrik Thurell 08-98 51 59, Mikael Andersson 08-698 57 10 eller Björn Strömberg 08-698 57 15
HR-ansvarig Marianne Jägerup 08-698 55 42

Facklig kontakt
SacoSida Camilla Bengtsson 08-698 52 36
ST inom Sida kontaktperson Karin Afli 08-698 40 28

Företag
Sida

Adress
Sida
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985000
Faxnummer: 08-6985465

Jobbnummer
797787

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller

Prenumerera på jobb från Sida