Chefssekreterare

Trelleborgs kommun, Kommunledningsförvaltningen / Ekonomiassistentjobb / Trelleborg
2018-04-06
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Chefssekreterare" (publicerad 2018-05-30) ⬅️

Visa alla ekonomiassistentjobb i Trelleborg, Vellinge, Svedala, Skurup, Malmö eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Trelleborgs kommun, Kommunledningsförvaltningen i Trelleborg

Det är du och dina arbetskamrater som gör oss till Sveriges bästa arbetsplats.
Öppenhet, respekt och ansvar är våra gemensamma värderingar. Vi tror dessutom att en meningsfull fritid i kombination med hög livskvalitet gör att du tycker det är roligt att gå till jobbet.
Låt oss tillsammans utvecklas och dra nytta av varandras kunskaper när vi skapar en bättre vardag för våra medborgare.

Arbetsplatsen
Vi söker en chefssekreterare till kommunkansliet.

Kommunkansliet är kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och valnämndens sekretariat. Kansliets huvuduppgift är att stödja kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommundirektören i arbetet med att styra och leda kommunen. Det innebär att kansliet ansvarar för politisk service och beredning av ärenden. Juridisk rådgivning, utredningsarbete, arkivfrågor och kommunövergripande administration ingår också i kansliets ansvar.

Kommunkansliet har även ansvaret för att utveckla och förvalta kommunens ärendehanteringsprocess. Trelleborgs kommun arbetar idag med ärendehanteringssystemet W3D3 och Meetings. Ett av målen för verksamheten är en väl fungerande och effektiv ärendehanteringsprocess.

Publiceringsdatum
2018-04-06

Dina arbetsuppgifter
Som chefssekreterare på Kommunledningsförvaltningen erbjuds du en central, betydelsefull och varierande roll i verksamheten. Rollen innebär att arbeta nära kommundirektör och kommunstyrelsens ordförande (KSO) och vara deras stöd i administrativa arbetsuppgifter samt att följa upp och skapa en god struktur avseende ledningsrutiner och dokumentation. Det är ett omväxlande arbete och du ges stor möjlighet att utforma arbetets upplägg tillsammans med uppdragsgivarna. Du ska gilla att jobba med en blandning av rutinuppgifter till utmanande utvecklingsarbeten.

Som chefssekreterare kommer du att vara en viktig del av att skapa förutsättningar för kommundirektören och KSO till god struktur och effektivitet i arbetet. Då kommundirektören och KSO arbetar med en bredd av frågor och verkar i olika sammanhang kommer arbetsuppgifterna att variera och uppstå efterhand.

Arbetsbelastningen varierar och du måste veta hur man prioriterar många olika uppgifter. Arbetet är i första hand att stödja kommundirektören och KSO, men kan också innehålla ad hoc-administrativa uppgifter för resten av gruppen, därför behöver du var flexibel i ditt arbete. Vi söker en person som kan hantera allt utan att förlora perspektiv, uppmärksamhet på detaljer eller humor. Exempel på arbetsuppgifter som kan komma att rymmas i tjänsten är:

• Dokumentation i form av underlag, minnesanteckningar och protokoll

• Planering och förberedelse av kommundirektörens och KSO:s möten

• Registrering av ärenden

• Kommunikation, omvärlds- och mediabevakning

• Prioritera och planera kontakter via mejl och telefon

• Bereda rutinärenden till kommunstyrelsen

• Ordna och samordna besök

• Vänortskontakter

Kvalifikationer
Du har relevant akademisk utbildning och erfarenhet av uppdrag som chefssekreterare, nämndsekreterare, registrator eller annan tillämplig kunskap från offentlig verksamhet alternativt koncernledning. Vi ser gärna att du har erfarenhet från administration på en övergripande nivå. Goda kunskaper i användandet av MS Office är en nödvändighet. Som person är du positiv, serviceinriktad med god samarbetsförmåga, är noggrann och kan arbeta självständigt och har en tydlig initiativkraft. Du är en god administratör, kvalitetsmedveten och intresserad av utvecklingsfrågor.

• Du har en stark servicekänsla och älskar att underlätta i andras vardag. Vidare bör du ha en förmåga att fatta beslut och agera proaktivt på så sätt att du förutser alternativa lösningar

• Du är duktig på att se möjligheter och att bygga relationer - samtidigt som du är briljant på att organisera, dokumentera och genomföra

• Du är självgående och kan snabbt sätta dig in i nya uppgifter

• Du är strukturerad, van att planera och prioritera ditt arbete och strävar efter att "ligga steget före" samtidigt som du med glädje reder ut oplanerade situationer.

Du kan formulera dig mycket väl i tal och skrift både på svenska och engelska. Tyska är meriterande. Har körkort B.

Arbetstid och varaktighet
Heltid/tillsvidareanställning. Viss kvällstjänstgöring kan förekomma.

Tillträde
Snarast efter överenskommelse. Vi tillämpar löpande urval.

Kontaktuppgifter för detta jobb
Stabschef Charlotte Rosenlund Sjövall 0708-81 71 11

Fackliga kontakter: www.trelleborg.se/facket

Sista ansökningsdag
2018-04-20 via vårt rekryteringssystem, ej via brev eller e-post.

Inför rekryteringsarbetet har Trelleborgs kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Vi längtar och hoppas på att du vill bli en av oss!

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-04-20
Ange följande referens när du ansöker: 2018/86
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Trelleborgs kommun, Kommunledningsförvaltningen

Adress
Trelleborgs kommun, Kommunledningsförvaltningen
Algatan 13
23183 Trelleborg

Kontorsadress
Algatan 13

Jobbnummer
4066282

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Chefssekreterare

Prenumerera på jobb från Trelleborgs kommun, Kommunledningsförvaltningen