Administrationsansvarig

Rfsl / Ekonomichefsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla ekonomichefsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Rfsl i Stockholm, Västerås, Luleå eller i hela Sverige

Kort beskrivning av företaget: RFSL är Riksförbundet för homosexuellas, bisexuellas, transpersoners och queeras rättigheter. Vi är en medlemsorganisation med runt 7000 medlemmar och avdelningar i hela landet. Dagligen gör vi skillnad för hbtq-personer lokalt, nationellt och internationellt som en av världens största och äldsta hbtq-organisationer, grundad av 20 modiga medlemmar 1950. Hos oss finns unik verksamhet för exempelvis brottsoffer och flyktingar, trygga mötesplatser, folkhälsoarbete, hivprevention, medlemsvård, utbildning, politisk påverkan och internationellt utvecklingsarbete. På förbundskansliet arbetar cirka 60 medarbetare.

Beskrivning av arbetsuppgifter: På RFSL förstärker vi vårt nationella förbundskansli i Stockholm med en administrationsansvarig och söker dig som älskar ordning och reda, logistik och att möta många olika människor. Du får en nyckelroll i att vara med och utveckla vårt arbete, se till att besökare och medlemmar får bra service och att stötta kansliets olika verksamheter med effektiva administrativa verktyg och processer. Du jobbar i ett litet team och nära samtliga olika verksamheter på kansliet, som du stöttar operativt i punktinsatser såsom olika events och projekt. Du kan självständigt projektleda administrativt arbete och vara en handledare till kollegor. Tjänsten som administrationsansvarig är placerad på RFSL:s ekonomienhet i ett mindre team och med en administrativ koordinator som närmsta kollega. Tillsammans med den administrativa koordinatorn, och annan personal vid behov, bemannar du vår reception och samordnar dess arbete. Du och de andra kollegorna på ekonomienheten är ryggraden i intern service på RFSL och arbetar för att hela kansliet ska arbeta med bra arbetsmiljö och i effektiva system. Du tycker att det är spännande med IT och nya verktyg. Du ska vara den som kan hålla ordning i kaos och finns till hands med tålamod, en hjälpande hand och positivt lösningsfokus. Tjänsten är ny på RFSL och du har chansen att vara med i spännande utvecklingsarbete. Arbetsuppgifter: Ansvara för första kontakten med RFSL. Välkomna besökare, medlemmar, kunder och gäster och samordna receptionens bemanning, samt hantera telefonväxel och digital kommunikation via epost, facebook, zoopim med mera. Vara ett logistiskt stöd till hela verksamheten. Delta i och stötta olika projekt när det exempelvis är stora konferenser eller arbetstoppar. Du är med och planerar och genomför events. Vara en administrativ expert och rådgivare internt i hur hela verksamheten på förbundskansliet kan arbeta med effektiva administrativa processer. IT-administration och stöd. Kontakt med leverantörer och viss administration av IT-tjänster såsom medlemsregister samt vara en del av support. Leda implementering av nya IT-verktyg i verksamheten med externt konsultstöd. Stöd i säkerhetsarbetet på RFSL. Ansvara för larm och utveckla och implementera säkerhetsrutiner i verksamheten tillsammans med ledningsgruppen. Dokumentation och posthantering. Stöd i att säkra organisatoriskt minne på RFSL och arbeta med system för dokumentation och arkiv. Ansvara för posthantering. Kontorsskötsel och trivsel. Kontakt med fastighetsvärd, städleverantör, hantverkare med mera och ansvar för inköp av kontorsmaterial och utrustning samt mötesbokning och möteslokaler. Handledning och introduktion. Du kan handleda kollegor, ta ett övergripande ansvar för administration och reception, och ta hand om rutiner för nya medarbetare på RFSL.

Beskrivning av kvalifikationer: För att kunna söka tjänsten ska du: - Ha minst 5 års erfarenhet av administrativt och serviceinriktat arbete under stort eget ansvar - Ha erfarenhet av projektledning - Ha erfarenhet av handledning och support - Ha erfarenhet av att hantera konflikter och möta personer som befinner sig i en utsatt situation - Kunna uttrycka dig professionellt på engelska och svenska i tal och skrift - Trivas med att vara ansiktet utåt - Kunna driva förändringar och nya IT-lösningar med expertstöd - Ha god förmåga att pedagogiskt förklara processer och målgruppsanpassa kommunikation - Dela RFSL:s värderingar Det är meriterande om du: - Kan fler språk än engelska och svenska - Har erfarenhet av arbetsledning - Har erfarenhet av att utbilda - Har erfarenhet av arbete med hbtq-frågor - Har erfarenhet av arbete inom något av områdena logistik, IT, HR, arkivering, säkerhet, mänskliga rättigheter, insamling, ideella organisationer

Varaktighet, arbetstid
Tillsvidare
Heltid
En tillsvidare anställning på heltid

Publiceringsdatum
2016-10-14

Ersättning
Fast månads- vecko- eller timlön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2016-10-31
Vi kommer att påbörja urvalsprocessen omgående, så skicka gärna in din ansökan (Personligt brev och CV) så snart som möjligt. Facklig representant är Lars Jonsson, lars.jonsson@rfsl.se , 08 - 501 62 912. Frågor besvaras gärna av ekonomichef Catrin Nilsson, helst via e-post catrin.nilsson@rfsl.se men också via telefon 0706 - 05 78 50.
Ansökan kan skickas till e-postadress: jobb@rfsl.se

Kontakt
Catrin Nilsson Ekonomichef catrin.nilsson@rfsl.se
Lars Jonsson Facklig representant lars.jonsson@rfsl.se
Pär Viktorsson Harrby Verksamhetschef par.viktorsson.harrby@rfsl.se

Företag
RFSL

Adress
RFSL
Box 350
10126 STOCKHOLM

Kontorsadress
Sveavägen 59, 2tr

Övriga kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-50162900
Faxnummer: 08-50162999
E-postadress: jobb@rfsl.se

Jobbnummer
3105625

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrationsansvarig

Prenumerera på jobb från Rfsl