Statskontoret söker två administratörer som vill arbeta som registrator
Statskontoret / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Statskontoret i Stockholm Statskontoret söker två administratörer som tillsammans vill utgöra ett team som ansvarar för registraturen och som stöttar verksamheten i olika administrativa uppgifter. Trivs du i en kombinerad roll och tycker om att ge god service och ha många kontaktytor är detta en tjänst för dig.
Att vara administratör och registrator på Statskontoret
Tjänsten innebär att du arbetar med både administrativa uppgifter och registratorsuppgifter och var tyngdpunkten i arbetet ligger kan variera över tid. Inledningsvis kommer fokus vara att omhänderta rollen som myndighetens registrator. En av tjänsterna kommer att vara huvudansvarig för registratorsfunktionen och den andra tjänsten ska fungera som backup.
Som administratör stödjer du hela myndigheten med uppgifter av administrativ karaktär. Det innebär till exempel att hantera mötesbokningar, administrera olika utbildningsinsatser, möten, konferenser och göra tillhörande beställningar till dessa. Du stöttar med viss ekonomiadministration och främst då med att fördela myndighetens fakturor. I rollen ingår också att kontera fakturor samt bevaka att de granskas och attesteras.
Vi har ett utvecklat digitalt arbetssätt och använder digitala portaler som stöd i vår projekt- och remissprocess där du är en viktig medspelare och koordinator som möjliggör att arbetet flyter på. Du är själv delaktig i slutförandet av rapporter och remisser där du säkerställer enhetlighet och kvalitet i arbetet genom konkret arbete i wordmallar. Det är därför viktigt att du tycker det är stimulerande att hantera variationen av att dels arbeta med precision i våra dokument samtidigt som du uppskattar den koordinerande rollen mellan projekt och andra delar av verksamheten.
Som registrator bidrar du till att Statskontoret tillgodoser krav på registrering, diarieföring, dokument- och ärendehantering och arkivering. Du arbetar med vår posthantering, hanterar förfrågningar från allmänheten och andra myndigheter och är behjälplig vid utlämnande och sekretessprövning av allmänna handlingar. Du ansvarar även för att expediera myndighetens rapporter och remisser. I rollen ingår även visst arbete med arkivering.
Du förväntas arbeta självständigt och ta ansvar för att arbetsuppgifterna löses på bästa sätt. I dina uppgifter ingår att utveckla befintliga rutiner och processer. Arbetsuppgifterna innebär att du kommer att ha många kontakter med personer både inom och utanför myndigheten. Det är därför viktigt att du trivs i en sådan roll.
Arbetet sker i ett team med andra administratörer som stödjer varandra vid behov då arbetet stundtals kan vara intensivt.
Publiceringsdatum2023-04-11KvalifikationerBakgrund• Relevant utbildningsbakgrund eller motsvarande kompetens som Statskontoret bedömer som likvärdig,
• Flerårig erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom offentlig sektor,
• Erfarenhet av att arbeta med grafiska profiler och tillgänglighet av rapporter och remisser, samt att sätta formathanteringen av dessa.
• Erfarenhet och förmåga att arbeta som registrator,
• God kunskap om offentlighet och sekretess och andra regelverk som styr dokumenthantering inom offentlig verksamhet,
• God förmåga att kommunicera i både tal och skrift på svenska,
• God kompetens i digitala arbetssätt och datorvana, inklusive Officepaketet.
Personliga egenskaper
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. För att trivas i rollen ser vi att:
• Du har en hög samarbetsförmåga samt ett serviceinriktat och lösningsfokuserat arbetssätt,
• Du är självgående, flexibel och kan prioritera mellan arbetsuppgifter,
• Du tycker att struktur och kvalitet i arbetet är viktigt.
Vidare ser du vikten av att skapa goda relationer internt och externt.
Meriterande
• Erfarenhet från arbete med SharePoint och/eller W3D3,
• Kunskap och erfarenhet av arkivering,
• Registratorsutbildning från högskola eller diplomerad registrator
Om anställningen
Anställningen är en tillsvidareanställning som inleds med provanställning i sex månader. Tillträde sker enligt överenskommelse.
På
https://www.statskontoret.se/ kan du läsa om fler fördelar med att jobba på Statskontoret och hur det går till när du söker anställning hos oss.
Välkommen att registrera din ansökan, på svenska, i vårt rekryteringssystem på
https://www.statskontoret.se/om-oss/jobb/ senast den 2 maj 2023. Ange diarienummer 2023/60-2.
Om Statskontoret
Statskontoret bidrar till en effektiv statsförvaltning. Vi gör utredningar och utvärderingar inom olika politikområden på uppdrag av regeringen. Uppdragen handlar ofta om att förbättra styrningen, ledningen och organiseringen av statlig och statligt finansierad verksamhet. Våra rapporter används för att effektivisera och ompröva statlig verksamhet.
Vi bidrar till förvaltningspolitikens utveckling genom analyser, kunskapsunderlag och seminarier. Statskontoret främjar och samordnar även arbetet för en god förvaltningskultur och mot korruption i staten. Vi samlar kunskapsunderlag och stödmaterial på vår webbplats
https://www.forvaltningskultur.se/ Vi är också en viktig sektorsoberoende remissinstans.
Är du intresserad?
Vill du veta mer om tjänsten och vad vi erbjuder är du välkommen att kontakta Staffan Johansson, administrativ chef eller Eva Sparreljung, personalspecialist.
Fackliga kontaktpersoner är Malin Ruthström (Saco-S) och Jana Fromm (ST).
Du når oss genom att ringa till Statskontorets växel på 08-454 46 00.
Ersättning Individuell lönesättning, månadslön.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-05-02
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Statskontoret (org.nr 202100-0852)
Jobbnummer 7640378
Observera att sista ansökningsdag har passerat.