Samordnare till prefektkansliet (vikariat)

Karolinska Institutet / Administratörsjobb / Huddinge
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Huddinge, Botkyrka, Stockholm, Salem, Ekerö eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Karolinska Institutet i Huddinge, Stockholm, Solna, Södertälje eller i hela Sverige

Vid Institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle (NVS) bedrivs världsledande forskning inom åldrande, demens, epidemiologi och vårdvetenskap. Forskningen sträcker sig från grundforskning på molekyl- och cellnivå till kliniska studier och forskning på samhällsnivå. Vid NVS genomför cirka en tredjedel av KI:s studenter sin utbildning på grund- och avancerad nivå. Institutionen med cirka 450 anställda och en omsättning på 490 miljoner år 2018, består av sju sektioner och finns på Campus Flemingsberg och Campus Solna.

Avdelning
Tjänsten är placerad vid institutionens centrala ledningsadministration, belägen på Flemingsbergs Campusområde.

Administrationen består idag av 17 medarbetare som hanterar frågor och lämnar stöd kring institutionens ekonomi, HR, utbildningsadministration, forskarutbildning, registratur, arkiv, AV-teknik samt kommunikation. Vår ambition inom administrationen är att erbjuda strategisk och operativ service av hög kvalité till verksamheten inom samtliga ovan nämnda områden.

Publiceringsdatum
2019-03-01

Dina arbetsuppgifter
Som samordnare vid prefektkansliet kommer du att ansvara för att ge stöd till institutionens prefekt och ledningsgrupp samt samordna ärenden vid institutionens centrala ledningsadministration. Du kommer också att ha en samverkande funktion gentemot såväl interna som externa samarbetspartners. Att koordinera och driva administrativa projekt ingår i arbetsuppgifterna, liksom att se till att institutionens processer och rutiner följer Karolinska Institutets regler och riktlinjer. Vidare förväntas du företräda prefekt och ledningsgrupp i ärenden i de fall annan företrädare saknas. Arbetsuppgifterna kommer att vara varierande och innefattar bland annat följande ansvarsområden:

- handlägga och samordna prefektärenden
- förbereda och handlägga ärenden till institutionens ledningsgrupp
- ha ett nära samarbete med institutionens chefer och medarbetare
- samordna och koordinera institutionens verksamhetsuppföljning samt bidra till verksamhetsutveckling inom institutionen
- planera och samordna möten samt föra protokoll
- hantera och handlägga olika typer av ärenden, ex. antagning till forskarutbildning och ansökan om docentur
- planera, samordna och genomföra NVS aktiviteter och konferenser, såväl internt på KI som externt
- utveckla institutionens administrativa processer och rutiner
- inneha olika servicefunktioner vid centrala ledningsadministrationen

Tjänsten är ett föräldravikariat i 1 år med start omgående.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk examen och ser gärna att du har flera års arbetslivserfarenhet, med fördel inom den statliga sektorn, samt att du är väl förtrogen med de regler som styr arbetet på en myndighet. Att kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska är en förutsättning för det dagliga arbetet, liksom goda IT-kunskaper och god kunskap i Officepaketet. Erfarenhet av att skriva och bedöma ansökningar om medel till forskning och utbildning är meriterande. Vidare ses egen genomförd forskarutbildning som meriterande då det kan bidra till ökad förståelse för NVS verksamhet.

Dina personliga egenskaper
En förutsättning för att du ska trivas i rollen som samordnare är att du arbetar självständigt, är prestigelös, har en positiv inställning och har god förmåga att överblicka många olika processer i en stor organisation.

Arbetet kräver att du är drivande och har förmåga att leverera under tidspress. En viktig del av arbetet är kontakten med interna och externa samarbetspartners, vilket förutsätter att du är lyhörd, har god kommunikations- och samarbetsförmåga samt stor flexibilitet i ditt sätt att planera arbetet. Du är en van problemlösare med god organisatorisk och analytisk förmåga, tycker om administrativa uppgifter och ser det som en självklarhet att ge service av hög kvalitet.

Du har stora möjligheter att påverka ditt arbete och vi ser gärna att du är förändringsbenägen med en förmåga att se utvecklingsmöjligheter. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet vid denna rekrytering.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Snarast möjligt Visstidsanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2019-03-25
Ange följande referens när du ansöker: 2-1394/2019
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Ulla Cronfalk-Hernlund, Administrativ chef 08-524 868 18
Mona Hellstadius, Personalansvarig 08-524 868 14

Företag
Karolinska Institutet

Adress
Karolinska Institutet
Alfred Nobels allé 23
14183 Huddinge

Kontorsadress
Alfred Nobels allé 23

Jobbnummer
4642876

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Samordnare till prefektkansliet (vikariat)

Prenumerera på jobb från Karolinska Institutet