Samordnare
Göteborgs universitet / Administratörsjobb / Göteborg
2023-12-21
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Samordnare" (publicerad 2024-10-22) ⬅️
Visa alla administratörsjobb i Göteborg,
Mölndal,
Partille,
Kungälv,
Lerum eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Göteborgs universitet i Göteborg,
Partille,
Lysekil,
Uddevalla,
Vänersborg eller i
hela Sverige Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Vid Serviceenheten arbetar cirka 280 medarbetare som tillsammans erbjuder expertstöd och levererar service och tjänster till hela universitetet.
Welcome Services är en sektion under Serviceenheten som erbjuder bostäder, information, aktiviteter, råd och stöd för internationella forskare, personal och studenter samt mottagande institutioner vid Göteborgs universitet. I sektionens tjänster ingår uthyrning av bostäder, med både en stor administration kring bokningar och mottagande samt en omfattande hantering av ärenden av praktisk art. Utöver arbetet med bostäder så ansvarar Welcome Services för ett innehållsrikt välkomstprogram för internationell personal och internationella studenter, både vid terminsstart och under året.
Vid Welcome Services arbetar idag ett tiotal personer. Sektionen finns i nyrenoverade lokaler i Studenternas hus i centrala Göteborg. Vi söker nu en samordnare för att koordinera projekt och uppdrag vid sektionen. Samordnaren är också tilltänkt att vara ett stöd till chef, i främst de ekonomiska frågorna för sektionen.
Mer information om sektionen hittar du här: Welcome Services | University of Gothenburg (gu.se)
Arbetsuppgifter
Tjänsten innebär att samordna och koordinera projekt och uppdrag som tilldelas Welcome Services.
Arbetsuppgifterna innebär samordning och löpande administration främst kring universitetets bostäder för internationella forskare och studenter. I arbetsuppgifterna ingår det även att delta i planerande och genomförande av aktiviteter för internationella studenter och personal.
Du kommer bland annat att arbeta med:
- utveckling av sektionens tjänster
- implementering av nya system
- upphandling av tjänster
- underlag för budget och andra ekonomiska beslut
- analys och överblick av universitetets bestånd av bostäder
- koordinering av förändringar i beståndet som t ex renovering, inhyrning, avveckling
- utveckling av nytt boendekoncept och stöd för det
- information och kommunikation inkl webbsidor
- koordinering av inkommande studiebesök
Du kommer vidare att:
- ha kontakt med internationella forskare och internationella studenter som söker bostad och/eller information
- ha kontakt med personal inom universitetet gällande bostadsuthyrning och aktiviteter
- ha kontakt med externa parter
- planera och medverka i ankomstdagar, välkomstprogram och aktiviteter som Welcome Services anordnar
Arbetet utförs i samarbete med kollegor som hanterar liknande frågor. Tillsammans bildar ni ett arbetslag med hög grad av självstyrelse och egenansvar. Stor vikt läggs vid att samarbeta och avlasta varandra för en kreativ och god arbetsmiljö.
Kvalifikationer
För att lyckas i rollen krävs att du har:
• lämplig högskoleutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• minst fem års erfarenhet av ekonomiadministrativt arbete
• erfarenhet av samordning eller projektledning
• erfarenhet av att arbeta med internationell personal och/eller internationella studenter
• erfarenhet av att ha arbetat med webbsidor
• erfarenhet av att ha arbetat med mobila applikationer
• goda språkkunskaper i svenska och engelska
• god administrativ förmåga
• god samarbetsförmåga
• goda kunskaper i Officepaketet
Följande erfarenhet är meriterande:
• att ha arbetat i ekonomisystemet Agresso eller liknande system
• att ha arbetat i bokningsprogrammet Oscar eller liknande system
• att ha arbetat i nyckelhanteringssystemet Alliera eller liknande system
• att ha arbetat i publiceringsverktygen Sharepoint, InfoGlue, Drupal eller liknande system
• att ha arbetat i mobila applikationen AvyTmpl eller liknande system
• att ha arbetat med uthyrning eller förvaltning av bostäder
• att ha arbetat med kundsupport eller liknande serviceärenden
• att ha arbetat med aktiviteter och mottagande av gäster/kunder
Det är även meriterande om du har arbetat vid eller har utbildning från Göteborgs universitet och därigenom har kännedom och kunskap om universitetets verksamhet och organisation.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Du är pragmatisk och lösningsorienterad samt behärskar att prioritera bland de ärenden som åläggs dig. Du kan självständigt planera och organisera ditt arbete och trivs med att ha överblick, ansvar och kontroll. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.
Anställning
Anställningen är en tillsvidareanställning med en omfattning av 100 % (heltid) med placering vid sektionen Welcome Services, Serviceenheten, Göteborgs universitet, Göteborg. Tillträde för anställningen är 15 februari 2024 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.
Ansökan
Du söker anställningen via Göteborgs universitets hemsida.
Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.
Universitetet tillämpar individuell lönesättning.
Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.
Ersättning Göteborgs universitet tillämpar individuell lönesättning.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-01-10
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Göteborgs Universitet (org.nr 202100-3153),
http://www.gu.se/ Arbetsplats Göteborgs universitet
Jobbnummer 8345673
Observera att sista ansökningsdag har passerat.