Projektsamordnare/infra-Handläggare Inriktning Möbler & Lokalplanering
Försvarsmakten / Administratörsjobb / Stockholm
2023-12-21
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Försvarsmakten i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Huddinge,
Järfälla eller i
hela Sverige Vänligen se Försvarsmaktens hemsida för att läsa annonsen i sin helhet.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
Vi arbetar i flera tidsperspektiv; från den dagliga driften till längre projekt som sträcker sig över år. Rollen innebär många kontaktytor såsom våra verksamheter, entreprenörer, hyresvärd & fastighetsägare. Då vi är en servicefunktion inom Högkvarteret så behöver du kunna planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett väl genomtänkt sätt för att uppnå effektivitet och hålla deadlines.
Vi förväntar oss även att du skall delta i projektgrupper som vår sektions representant samt självständigt kunna driva projekt i egenskap av verksamhets-/hyresgästrepresentant/. I rollen ingår även arbetsuppgifter såsom att utreda, ta fram/skapa och granska underlag. Eftersom rollen ställer höga krav på kommunikation såväl i text som i tal så behöver du ha lätt för att formulera dig och anpassa dig efter de krav som gäller.
Ett ax-plock av arbetsuppgifter som ingår i denna roll:
- Inventering och beställning av HKV standardmöbler för omsättning. Genom platsbesök och avdömning anpassa möbleringen i lokalytor efter behov
- Hantera skyltprogram
- Lokalplanering samt flyttansvarig
- Besvara och hantera lokalförsörjningsfrågor
- Bereda ärenden för beslut till och för högre chefer/beslutsfattare.
- Vara stöd- & beställarombud till/för våra verksamheter inom Högkvarteret.
- Hantera felanmälan/ärenden/projekt genom hela processen samt administrativt framtagande/omhändertagande av behov t,ex, genom tolkning, avdömning, hantering, uppföljning, avslut och utvärdering.
- Administrera och hantera beställningar och behov; framtagande av INFRA-underlag (tilläggsbeställningar, behovsanmälningar, -analys och -underlag).
- Övriga administrativa uppgifter: protokoll, minnesanteckningar, förstudier, presentationsmaterial, loggning av ärenden/projekt etc. Du behöver därför ha lätt för att formulera dig samt skriva snabbt & tydligt.
- Ekonomiskt ansvar för dina beställningar samt tillhörande fakturahantering.
KRAV
Publiceringsdatum2023-12-21Kvalifikationer * Eftergymnasial utbildning inom Bygg/Fastighet eller annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer motsvarande
* Relevant erfarenhet av förvaltning eller hyresgästkontakt
* Mycket goda kunskaper i MS Office
* Mycket goda kunskaper i svenska såväl i tal som i skrift
Dina personliga egenskaper För att lyckas i rollen som Projektsamordnare/INFRA-handläggare behöver du ha/vara:
- Hög leverans- & prestationskapacitet, stort engagemang, resultatinriktad och ambitiös. Vara alert och proaktiv då förutsättningarna förändras och ingen dag är den andra lik hos oss.
- Noggrann, strukturerad och tydlig i din kommunikation/beställning och därmed känna dig trygg i att koordinera på egen hand så väl som samverka med andra (både interna & externa parter).
- Flexibel & ha lätt för att sätta dig in i nya arbetsuppgifter och organisationer (meriterande om du arbetat som konsult inom bygg & fastighet).
- Kunna hantera en större mängd ärenden och projekt parallellt och därmed prioritera både på egen hand samt tillsammans med kollegor & chef.
- Prestigelös, ansvarstagande & handlingskraftig - inte tveka för att kavla upp ärmarna samt handlingskraftig för att hitta möjliga lösningar & strukturerad för att administrera dem. Kapacitet att fatta egna beslut vid behov samt förståelse för riktlinjer och processer och därmed noggrant följa dem.
- Positiv inställning, lyhörd, lojal, omtänksam, respektfull, ansvarstagande och en lagspelare med professionell inställning och nära till skratt då vi är ett litet men tight team vilket ställer krav på att du är serviceinriktad & relationsskapande då rollen innebär många kontaktytor utanför sektionen.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
MERITERANDE
* Relevant erfarenhet som Beställare/Projektledare/samordnare (ombyggnationer/lokalanpassningar) eller annan roll som arbetsgivaren anser likvärdigt.
* Dokumenterade kunskaper inom El, brand, ventilation, VVS och/eller bygg.
* Relevanta kunskaper och erfarenhet av att arbeta med processer, flöden och utvecklingen av dessa.
* Relevanta kunskaper och erfarenheter av att arbeta med möbler i offentliga miljöer.
* Relevanta kunskaper och erfarenheter av att arbeta med lokalplanering & lokalanpassningar.
Övrigt
Anställningsform: Tillsvidare med provanställning 6 månader
Sysselsättningsgrad: Heltid
Arbetsort: Stockholm
Tillträdesdatum: Efter överenskommelse.
För upplysningar om befattningen kontakta:
Madeleine Edborg Silvén, nås via växeln: 08-788 75 00
För information om rekryteringsprocessen kontakta:
Madeleine Edborg Silvén, nås via växeln: 08-788 75 00
Fackliga företrädare:
Camilla Robertsson (SACO)
Lise-Lotte Larsson (SEKO)
Kjell Tetzlaff (Försvarsförbundet OFR/S)
Arne Nilsson (Officersförbundet, OFR/O).
Välkommen med din ansökan senast 2024-01-11
Din ansökan bör innehålla CV samt personligt brev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.
Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
• ----------------------------------------------------
Information om det rekryterande förbandet:
I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare - både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.
En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.
Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.
Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-01-11
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Försvarsmakten (org.nr 202100-4615)
Övrig information om företaget/organisationen Offentliga upphandlingar genomförda av Försvarsmakten Jobbnummer 8348249