Programadministratör/koordinator
Quest Consulting Sverige AB / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Quest Consulting Sverige AB i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Danderyd,
Huddinge eller i
hela Sverige Åt vår kund söker vi en Programadministratör/koordinator
Uppdragsbeskrivning
Uppdragets karaktär är servicerelaterad, administrativ, stödjande och koordinerande. Som programkoordinator har du ett viktigt ansvar i att stödja och avlasta programledningen med framför allt administrativa arbetsuppgifter. Uppdraget innebär stort eget ansvar varför förmåga att självständigt planera och utföra sitt arbete och fatta beslut inom ansvarsområdet för rollen är viktig. Du känner dig trygg i att författa dokument, administrera och arbeta i flera olika system och kan strukturera upp ditt egna arbetssätt för att hålla ordning och reda i och av programmets dokumentation genom hela programtiden samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation.
Tillsammans med programledarens närmaste medarbetare (huvudprojektledare, programcontroller m.fl.) arbetar koordinatorn med att ta fram arbetsmetodik som stärker programteamet och programorganisationen förmåga att leverera programmets mål avseende tid, kostnad och resultat enligt gällande direktiv och programplan. Programkoordinatorn är också en viktig del och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation.
Utöver att vara ett stöd i programmet, tillhör programkoordinatorn ett team av andra programkoordinatorer i linjeorganisationen som vidareutvecklar det generiska stödet till programverksamheten.
Exempel på arbetsuppgifter:
Diarieföra i W3D3
Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning i kundens system (styrande dokument för programmet, underlag för beslut, beslutsloggar mm enligt kundens verksamhetsövergripande regel- och ramverk)
Upprätthålla administrativa rutiner efter myndighetens regelverk och programstyrningsmodell PPS
Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, rumsbokningar, protokollföra, ordning i beslutslogg etc.) för programmets möten och andra relevanta möten
Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt, hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor
Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets dokumentation internt
Administration av programmets kartor, tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg
Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation
Vid behov stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter
Vid behov stödja/informera projektledare om programmets administrativa processer och styrande processer
Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och inom programmet (samla in lägesrapporter från projekt, sammanställa indata till olika målgrupper för rapporteringen mm)
Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet
Arbeta med utvecklingsinitiativ i linjeorganisationen tillsammans med övriga programkoordinatorer i syfte att utveckla den generiska programverksamheten
Obligatoriska krav:
Gymnasieutbildning
Minst 5 års arbetslivserfarenhet
Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som projektadministratör/koordinator eller likvärdigt stöd
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint
Minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare, sakägare
Mervärdeskrav:
2 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller (tex PPS, PMI, Prince) eller projektstyrningsmetodik
2 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor
Tidigare erfarenhet från uppdrag i energi eller infrastrukturbranschen i liknande roll
Din ansökan
Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.
Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.
Publiceringsdatum2024-08-28Om företagetQuest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.
Ersättning Månadslön - Fast lön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-09-03
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Quest Consulting Sverige AB (org.nr 556945-6659),
https://quest.se/ Jobbnummer 8864562
Observera att sista ansökningsdag har passerat.