Chefsstöd/administratör till Statens institutionsstyrelse
Statens institutionsstyrelse / Assistentjobb / Solna
2025-10-10
Visa alla assistentjobb i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Danderyd,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Statens institutionsstyrelse i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Ekerö,
Södertälje eller i
hela Sverige Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar med komplex psykosocial problematik och för vuxna med missbruk. SiS verkställer även sluten ungdomsvård. Det gör vi på ungdomshem och hem för vuxna med missbruk, över hela landet. Hos oss på SiS blir ditt arbetsliv en spännande utmaning. Oavsett var i vår organisation du arbetar, eller vilken tjänst du har, hjälper du till att skapa livsviktig förändring.
På huvudkontoret i Solna Business Park är vi ca 350 medarbetare och tillsammans arbetar vi för att stötta och utveckla myndigheten med ca 4000 medarbetare.
Publiceringsdatum2025-10-10Dina arbetsuppgifterVi söker dig som är en kvalificerad administratör med erfarenhet av att stötta chefer och ledningsgrupper. Du är flexibel och har lätt för att samarbeta med andra och du trivs i en serviceinriktad och varierande arbetsroll med många kontaktytor.
Ungdomsvårdsavdelningen består av två grenar, en för pojkhemmen och en för flickhemmen, där de båda grenarna har varsin direktör. På avdelningen arbetar två administrativa ledningsstöd som arbetar tätt tillsammans men med en viss uppdelning av arbetsuppgifterna.
Som chefsstöd kommer du att vara placerad på vårt huvudkontor och ha ett nära samarbete och nätverk med kollegor som har motsvarande arbetsroll men är placerade på andra avdelningar. Ni är tillsammans viktiga i det fortsatta arbetet med att ta fram och utveckla SiS huvudkontors administrativa processer och rutiner.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att ge kvalificerat administrativt stöd främst till avdelningsdirektörerna men till viss del även till övriga chefer i avdelningsledningen, i arbetet med att samordna, styra, analysera och följa upp avdelningarnas verksamhet. Du kommer även hålla samman avdelningens remiss-, besluts- och beredningsprocesser som resulterar i goda beslutsunderlag. I din roll kommer du ha kontakt med kollegor inom olika delar av myndigheten och med externa parter såsom andra myndigheter, kommuner, regioner med flera.
Som chefsstöd kommer du ansvara för den dagliga planeringen och ha varierande uppgifter som innefattar bland annat hantering av chefernas kalendrar, inklusive den övergripande kollen kring planering av direktörernas kalender och mejl och bidra med information kring bedömningar rörande deras planering. Vidare ingår personaladministration kopplat till direktörernas direkt underställda chefer samt att ta fram och sammanställa underlag till avdelningsdirektörerna.
Du ansvarar för att boka resor och möten, redigera dokument, genomföra utskick, förbereda mötesunderlag, skriva protokoll, bevaka avdelningens funktionsbrevlåda, fakturahantering, arrangera avtackningar, interna och externa konferenser, samt övriga administrativa uppgifter kopplade till avdelningsledningens arbete.
KvalifikationerVi söker dig som har:
• fullgången gymnasieutbildning/gymnasieexamen
• några års erfarenhet från liknande roll och arbetsuppgifter, varav minst ett år som stöd till chef-/ledningsfunktion
• erfarenhet av att självständigt koordinera olika uppgifter eller projekt
• goda kunskaper i Officepaketet eller motsvarande samt hög it-mognad
• god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt, på svenska
Det är meriterande med:
• eftergymnasial utbildning inom relevant område
• erfarenhet från statlig förvaltning
• erfarenhet av enklare ärendehandläggning
• erfarenhet av att ta mötesanteckningar
• erfarenhet av remisshantering, alt motsvarande hantering i privat sektor
• erfarenhet av att samordna/koordinera verksamhetsuppföljning
• erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarium och gärna även större events
• erfarenhet av webbpublicering på intranät
• erfarenhet av diarieföring, arkivering, offentlighets- och sekretesslagen och tillämpning av GDPR.
Vi söker dig som har kunskap om och erfarenhet av att arbeta självständigt och strukturerat med stort fokus på service och bemötande. Som person är du är proaktiv, lösningsorienterad och kan hantera flera parallellt pågående uppgifter. För att lyckas i rollen är det viktigt att du kan samarbeta med chefer och kollegor och att du är mån om att skapa kontakter och goda arbetsrelationer. Arbetsuppgifterna ställer krav på hög integritet, gott omdöme i avvägningar och prioriteringar samt noggrannhet och känsla för detaljer, alltid med utgångspunkt i verksamhetens behov. Då myndigheten är mitt uppe i en utvecklingsresa är det av vikt att du är bekväm med att arbeta i en föränderlig miljö och tycker om att vara med och utveckla verksamheten. Sist men inte minst delar du SiS värdeord respekt, omtanke och tydlighet och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
På SiS månar vi om ett gott medarbetarskap. Det innebär att du som medarbetare tar ansvar för ditt arbete, bidrar till utveckling och medverkar till ett gott samarbete. Läs mer om vårt medarbetarskap.
Anställningens omfattning
Anställningsform: Tillsvidareanställning, 6 månaders provanställning tillämpas
Omfattning: Heltid
Tillträde: Snarast möjligt, enligt överenskommelse.
Så ansöker duReferensnummer: 2.9.1-8706-2025
Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast 2025-11-02
SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.
För arbete på våra institutioner gör SiS registerkontroll innan anställning.
Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
OBS! Om du har skyddade personuppgifter ska du inte söka via rekryteringssystemet. Kontakta i stället den som står som kontaktperson i annonsen.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-11-02
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Statens Institutionsstyrelse (org.nr 202100-4508),
https://www.stat-inst.se/ Arbetsplats Statens institutionsstyrelse
Jobbnummer 9551647