Administratör till Chalmers
Poolia AB / Administratörsjobb / Göteborg
2025-02-26
Visa alla administratörsjobb i Göteborg,
Mölndal,
Partille,
Kungälv,
Lerum eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Poolia AB i Göteborg,
Mölndal,
Kungälv,
Kungsbacka,
Alingsås eller i
hela Sverige Vi söker en administratör med stor känsla för service och med vana av teknisk support vid presentationer och virtuella möten! Tjänsten är ett konsultuppdrag på heltid med start 5 maj 2025 och sträcker sig 16 månader fram.
Institutionen har flera mötesrum samt en konferensanläggning för både virtuella och fysiska möten samt forskning; Virtuella utvecklingslaboratoriet (VDL). Labbet är utrustat med teknik för forskningssamarbeten och möten på distans och lokalen används flitigt. Support till användarna är avgörande för verksamheten och för att ge gästerna, en professionell upplevelse.
Varmt välkommen med din ansökan!
Publiceringsdatum2025-02-26Om tjänstenAdministratör till institutionen för industri- och materialvetenskap IMS med delad tjänst att arbeta i Virtuella utvecklingslaboratoriet VDL vid IMS I tjänsten ingår även grundutbildningsadministration på grund-och avancerad nivå, forskarutbildningsadministration, samt personaladministration med stöd av vår HR partner.
I rollen ingår också att boka resor och logi för gäster, beställa och tillhandahålla catering till våra möten och konferenser, liksom mer administrativa uppgifter så som inköp av kontorsvaror, arkivering i Chalmers diarieföringssystem, samt uppgifter relaterat till lokaler och personal o gäster (kort, nycklar och accesser etc.). Hur aktuell arbetsuppgifts fördelningen ser ut kan variera över tid.
Vi erbjuder dig möjligheten till en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag om 11 personer vilka leds av institutionens administrativa chef. Tjänsten ger dig möjlighet att bidra till att utveckla arbetssätt och rutiner, vara en
kvalitetsmedveten samarbetspartner och en smidig proaktiv problemlösare av praktiska saker. Du delar arbetet med en annan kollega kring VDL arrangemangen, som innebär att säkerställa tydliga bokningsrutiner och ger support inför och under events. Du kommer att tillhandahålla stöd och support till användare inkl. instruera användare av VDL hur utrustningen fungerar och finnas tillhands som stöd inför och under de events som hålls lokalen. Användarna kan vara IMS doktorander eller fakultet likaväl som gäster från olika delar av världen.
Arbetsuppgifterna utföres på Campus Johanneberg, möjlighet till distansarbete 1 dag i veckan. Kvällsarbete kan förekomma (1 till 2 ggr per år).
Vem är du?
Vi söker dig som vill göra både oss och dig bra - du ser det här jobbet som en chans få kombinera service, support och teknik med administration. Som person är du positiv och noggrann och levererar med kvalitet utan att fastna i en detalj längre än nödvändigt. Du är lösningsorienterad med en förmåga att skapa tydliga rutiner, förenkla och jobba smart utan att ge avkall service. Flexibilitet och förmåga att prioritera/omprioritera dagligen är av stor vikt, och en normal dag innebär arbete på campus ofta med många förflyttningar mellan kontorsrum och mötesrum och våningar.
Rollen kräver en hög administrativ förmåga, uttalad samarbetsförmåga och relationskompetens samt en förmåga att jobba såväl självständigt som prestigelöst i grupp med kollegor. Du både kan och vill arbeta i administrativa system (så som LADOK, PRIMULA, Proceedo, Chalmers 360, Officepaketet, Chalmers persondatabas/datorkontosystem (PDB) mfl.) och med teknisk utrustning på användarnivå, samt hantera administration, planering och genomförande av möten och konferenser.
God svenska och engelska i tal och skrift är ett krav då kommunikationen sker på båda språken.
Om verksamheten
Industri- och materialvetenskap (IMS) stärker framtidens industri i ett hållbart samhälle med kunskap och tekniska lösningar. Genom forskning, innovation och utbildning skapar vi framtida industriella värdekedjor. Vi verkar i en internationell miljö. Forskningssamarbeten, externa kontakter med industri, myndigheter och andra universitet samt konferenser är en
viktig del av institutionens forskningsmiljö. Det lokala verksamhetsstödet är en uppskattad och viktig del av verksamheten, och levererar professionellt och lyhört stöd till våra forskare, lärare och studenter.
Ersättning Fast lön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-03-07
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "73317".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Poolia AB (org.nr 556426-7655),
http://www.poolia.se Arbetsplats Poolia Väst AB
Kontakt Christian Haraldsson
christian.haraldsson@poolia.se Jobbnummer 9190021