Administratör - Chefstöd
Totalförsvarets Forskningsinstitut, FOI / Assistentjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla assistentjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Totalförsvarets Forskningsinstitut, FOI i Stockholm,
Botkyrka,
Nynäshamn,
Valdemarsvik,
Linköping eller i
hela Sverige FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1200 anställda, varav drygt 900 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.
Ref: FOI-PERS-2024-142
Är du en driven administratör med erfarenhet av att stödja chefer och vill arbeta i en forskningsintensiv verksamhet där det pågår spännande projekt inom försvars- och säkerhetsområdet? Då kan FOI vara intressant för dig. FOI befinner sig i en mycket expansiv fas och behöver förstärkning för att möta våra uppdragsgivares och Sverige säkerhets ökande behov.
Vad bidrar du med i arbetet hos oss?
Kansliet för forskningssamordning och kansliet för beredskap söker tillsammans en administratör och chefsstöd. I denna roll ingår du i det team som respektive kansli utgör och bidrar med dina kompetenser och erfarenheter genom att bistå chefer och kollegor med planering, uppföljning, samordning och mötesbokningar kopplat till kansliernas processer och uppgifter. Det innebär också arbete med uppgifter i våra stödsystem samt administrativt arbete med offerter, beställningar och leveranser till uppdragsgivare. Du kommer också hålla samman administrativt och praktiskt arbete inför, under och efter konferenser, seminarier, utbildningar och större möten. I tjänsten ingår även internkommunikation. Vid behov bistår du GD:s sekreterare med utvalda uppgifter samt vikarierar för henne.
Har du den kompetensprofil vi behöver?
Vi söker dig som har:
genomförd gymnasieutbildning,
arbetat i en aktuell administrativ stödjande roll till chefer på olika nivåer de senaste åren som vi bedömer relevant för rollen,
aktuell erfarenhet av att ha arbetat i en administrativ stödjande roll till flera organisatoriska enheter och chefer parallellt,
mycket god vana och skicklighet som användare av Officepaketet och arbetat i datoriserade stödsystem,
erfarenhet av och hanterat sekretess- och säkerhetsskyddsklassificerad information som vi bedömer relevant för arbetsrollen,
mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
Meriterande är:
erfarenhet av att leda och driva administrativa arbetsuppgifter i samband med seminarier eller konferenser,
erfarenhet av arbete som administratör inom statliga myndigheter med förståelse för de regelverk som styr en myndighet,
utbildning i och hanterat sekretess- och säkerhetsskyddsklassificerad information.
Vi söker dig som är ansvarstagande, strukturerad och har förmågan att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt för att leverera resultat med god kvalitet enligt uppsatta tidsramar. Du behöver vara en god kommunikatör, självgående, serviceinriktad, lyhörd och ha lätt för att samarbeta.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Vad erbjuder vi dig?
På FOI bidrar du med din kunskap i en verksamhet som medverkar till ett starkare totalförsvar och samhälle. Tillsammans med dina kollegor hittar du lösningar på komplexa frågor. Ditt arbete på FOI gör att våra uppdragsgivare som till exempel Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.
Du kommer att ingå i Kansliet för forskningssamordning som tillhör Generaldirektörens Ledningsstöd. Kansliet består just nu av 7 personer och finns i Kista och här är även anställningen som administratör placerad. Läs gärna mer om vad vi gör:
https://www.foi.se/om-foi/organisation/operativ-ledning.htmlTjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Vid tillsvidareanställning på FOI kommer du att krigsplaceras vid myndigheten.
Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:
https://www.foi.se/jobba-hos-oss.htmlVill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast 2024-03-24.
För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta forskningsdirektör Katarina Wilhelmsen. Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Magnus Lindström (OFR/S - ST) Samtliga nås på 08-555 030 00
Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning kommer den slutkandidat som är aktuell för tjänsten behöva lämna in vidimerade kopior på av oss angivna utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten.
Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.
#LI-DNI
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-03-24
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Totalförsvarets Forskningsinstitut, Foi (org.nr 202100-5182)
Arbetsplats FOI GD
Jobbnummer 8512553
Observera att sista ansökningsdag har passerat.