Skolsekreterare till Komvux Malmö (vikariat)

Malmö kommun / Skolassistentjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla skolassistentjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20201494 Arbetsuppgifter
Vad roligt att du är intresserad av att arbeta på Komvux Malmö! Vi söker nu en skolsekreterare till ett föräldravikariat med start i november.

Som skolsekreterare hos oss ingår du i en större grupp som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och i dagsläget finns två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Det ena teamet ansvarar för bland annat reception, utveckling av medborgarservice och digitala tjänster, Sfi-anmälan, fakturahantering, ärendehantering och arkiv och det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Gruppen har också övergripande ansvar för planering, uppföljning och utförande av administrativa uppgifter på uppdrag av sektionschefen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. Du kommer att ha ett övergripande ansvar för något eller några ansvarsområden, därför är det av största vikt att du har goda projektledaregenskaper. Du kommer också att utveckla, digitalisera och kvalitetssäkra arbetet med de administrativa processerna, både självständigt och tillsammans med övriga medlemmar i teamet. Som skolsekreterare kommer du att förvalta och implementera system och processer för ansökningar till SFI. Utgångspunkten är att förenkla och förbättra kommunikationen till Malmöbon och tillgängliggöra möjligheten att påbörja och fullföra studier inom SFI. Arbetet innefattar processutveckling, löpande förändringsarbete av digitala verktyg samt uppföljning av statistik och anmälningar. Du kommer även att stötta och samarbeta med övriga medarbetare inom administrationen.

I rollen kommer du tillsammans med systemförvaltningen att ge förslag till verksamheten för hur system kan stöda verksamhetsutveckling och effektivisering. I arbetet ingår det att planera användarutbildningar samt bereda och prioritera nya behovsärenden från verksamheten.

Du kommer att ansvara för ett eller flera arbetsområden vilka kan variera över tid.

Exempel på andra arbetsuppgifter:

• Elevadministration
• Daglig kontakt och service till elever och personal
• Administrativt stöd till skolledning och sektionschef
• Statistikframtagning och analys, mindre utredningar och framtagande av beslutsunderlag
• Ansvara för administrativ information internt och externt på skolan

Publiceringsdatum
2020-07-03

Kvalifikationer
Vi söker dig med en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng samt minst ett års arbetslivserfarenhet inom administration. Det är betydande att du har erfarenhet av att leda digitalt utvecklingsarbete, projektleda förändringsarbete samt systemutveckling. Vidare ska du ha erfarenhet av att arbeta med administrativa system och ha kunskap inom elevadministrativa system. Det är meriterande med systemkunskap inom IST/Extens.

Vidare är det meriterande om du har dokumenterad erfarenhet av programmering samt av att självständigt ha utvecklat digitala processer. Likaså är det meriterande om du tidigare har representerat en verksamhet externt.

Som person tar du självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet. Det gäller både inom det egna ansvarsområdet och för verksamheten som helhet. För att lyckas i rollen ska du ha ett övergripande perspektiv och förmåga att se hela verksamhetens behov och du jobbar aktivt för att kontinuerligt utveckla de förekommande arbetsområdena.

Vidare ska du ha en mycket god digital förmåga samt vara serviceinriktad, stresstålig och ha god samarbetsförmåga. Du har mycket god svenska, både muntligt och skriftligt, samt behärskar engelska i både tal och skrift.

Varmt välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker efter ansökningstiden har löpt ut.

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!

Vill du veta mer om oss? Besök: www.malmo.se/Komvux-Malmo

Information om tjänsten
Tillträde: November, enligt överenskommelse

Övrig information
Om du har sökt tjänster i Malmö stad tidigare så kanske du märker att du till denna tjänst söker på ett nytt sätt, via ett nytt rekryteringssystem. Vi byter rekryteringssystem för att de ska var enklare för dig att söka våra tjänster. Om du har sökt i vårt tidigare system Visma Recruit, och vill återanvända din ansökan i denna rekrytering kan du logga in på ditt konto i Visma Recruit och ladda ner ditt tidigare CV och personliga brev.

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.

Varaktighet, arbetstid
Heltid/ Ej specificerat

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2020-07-27
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Malmö kommun

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Jobbnummer
5285832

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Skolsekreterare till Komvux Malmö (vikariat)

Prenumerera på jobb från Malmö kommun