Serviceorienterad kontorsansvarig (vikariat)
Ivl Svenska Miljöinst AB / Administratörsjobb / Stockholm
2025-02-28
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Ivl Svenska Miljöinst AB i Stockholm,
Göteborg,
Lysekil,
Malmö,
Umeå eller i
hela Sverige Är du en servicemänniska som gillar ett varierat arbete där du kombinera arbetsuppgifter både inom facility management och administration? Är du praktiskt lagd och duktig på IT? Då är kanske det här vikariatet som kontorsansvarig något för dig!
Om rollenVi letar nu efter en vikarie för vår kontoransvarige under en föräldraledighet. Som kontorsansvarig ser du till att det praktiska på kontoret fungerar och du ger service och support till medarbetare på kontoret. Du ansvarar för att utveckla kontoret så att det är en fortsatt attraktiv arbetsplats. Som kontorsansvarig arbetar du i en omväxlande roll där du jobbar brett med flera olika frågor som kan variera över tid. I rollen ingår bland annat att sköta löpande tillsyn av våra lokaler, planera lokalvård, posthantering, bud och transporter, hantera passerkort, larmsystem, brandskydd med mera. Du fixar enklare fel i lokalerna själv och ombesörjer felanmälan till fastighetstekniker och leverantörer. I samarbete med IT-teamet ser du till att tekniken på kontoret fungerar, t ex Teams Room, kopiatorer och annan gemensam IT-utrustning.
Tillsammans med ansvariga i vårt laboratorium ansvarar du för att fastighetsteknisk utrustning fungerar och utför också visst underhåll. I rollen ingår också att upphandla tjänster, förhandla och uppdatera avtal, utföra registervård i centrala system, uppdatera information på intranätet etc. Du arbetar tätt tillsammans med din kollega i receptionen och ni täcker upp för varandra i det dagliga arbetet. I teamet finns förutom receptionist även en administratör och två kollegor med samma roller på kontoret i Göteborg. Din arbetsplats är på vårt kontor på Valhallavägen 81 i Stockholm men du är också ansvarig för kontoren i Malmö och Skellefteå.
Tjänsten är ett vikariat under perioden juni 2025 till augusti 2026.
Resor i tjänsten till våra andra kontor förekommer.
Din bakgrundFör att lyckas i rollen har du:
Minst gymnasial utbildning
Minst tre års erfarenhet av självständigt arbete inom facility management, i en roll som kontor-/plats-/lokalansvarig, lokalansvarig administratör/receptionist eller liknande
Goda praktiska kunskaper samt mycket goda IT-kunskaper
Goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift
B-körkort
Dina personliga egenskaper
Som person är du nyfiken, driven, noggrann och ansvarstagande. Du är van att arbeta självständigt, har god samarbetsförmåga och en hög grad av servicekänsla. Du har erfarenhet av och trivs i en roll där du får ta eget ansvar och arbeta brett. Du är inte rädd för att "kavla upp ärmarna" så att saker blir gjorda, gillar service och ha mycket kontakt med både kunder och kollegor. Du är en förändringsinriktad person som tar initiativ och som motiveras av att utvecklas. Du har lätt för att sätta dig in i nya IT-system och är van att arbeta digitalt. Det är positivt om du har ett intresse av samhällsutveckling och hållbarhetsfrågor.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Vad vi erbjuder digVi arbetar i en kreativ och utvecklande miljö där alla har en stor del eget ansvar och goda möjligheter till personlig och professionell utveckling. Som medarbetare på IVL blir du del av en arbetsplats som värdesätter mångfald, samarbete, innovation och engagemang. Här finns en härlig gemenskap med såväl idrottsklubb, konstförening, fester, pubar och andra aktiviteter. Vi sitter i aktivitetsbaserade lokaler. Hos IVL får du möjlighet att arbeta med ditt hållbarhetsengagemang på riktigt!
Välkommen med din ansökanAnsök med ditt CV genom att klicka på "Ansök här". Vi kommer att utvärdera ansökningar och intervjua kandidater löpande under ansökningsperioden så vänta inte med din ansökan. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-03-23
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Ivl Svenska Miljöinst AB (org.nr 556116-2446),
http://www.ivl.se Arbetsplats IVL Svenska Miljöinstitutet
Kontakt Peter Lindén
peter.linden@ivl.se 010-788 68 69 Jobbnummer 9195170