Serviceförvaltningen söker registrator/administratör
Stockholms Stad, Serviceförvaltningen, / Butikssäljarjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla butikssäljarjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Stad, Serviceförvaltningen, i Stockholm Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.
Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden såsom löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet, rekryteringsstöd, fastighets- och lokalfrågor samt växelfunktion. Serviceförvaltningen har ca 370 medarbetare och har sin lokalisering i Globenområdet.
På Serviceförvaltningen är kompetens och serviceanda en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat.
Vi är en transparent och kommunicerande organisation där människor kan, får och vågar. På Serviceförvaltningen bemöts alla med tillit och respekt. Vi tar gemensamt och personligt ansvar för helheten och för vår egen del av arbetet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.
Publiceringsdatum2018-11-15BeskrivningAvdelningen för administration innefattar funktioner såsom ekonomi, HR, IT, systemförvaltning, registratur, nämndhantering, lokaler, bemötandefrågor, inköp och vaktmästeri.
Idag är vi fjorton medarbetare på avdelningen varav en registrator, som i sin roll samarbetar med övriga medarbetare inom enheten och med en arkivkonsult. Förvaltningen står inför ett utmanande utvecklingsarbete med införande av stadens nya gemensamma dokument och ärendehanteringssystem.
Dina arbetsuppgifterRollen som registrator/administratör innebär att självständigt leda och utveckla arbetet med förvaltningens dokumenthantering, arkivfrågor och administration kring nämnd. Ett viktigt uppdrag under 2019 är att leda arbetet med införandet av det nya stadsgemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet, e-doc.
Som förvaltningens registrator ansvara för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt att ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Hantering av förvaltningens funktions- och remissbrevlåda och utlämnandet av allmänna handlingar.
Därutöver är en viktig del av arbetet att självständigt hantera administration kring nämndens sammanträden, såsom kallelser, expediering och publicering av handlingar i anslutning till nämndsammanträdet.
Rollen innebär också att som förvaltningens arkivhandläggare ansvara för förvaltningens arkivhantering samt hantering av personalakter. Vara förvaltningens kontaktperson till Stockholms stadsarkiv (arkivmyndigheten) Delta i utveckling av förvaltningens rutiner för informationshantering och hanteringsanvisningar
Andra viktiga delar av arbetet är att löpande stödja chefer och medarbetare i diariehantering, offentlighets- och sekretessfrågor och att öka kunskapen inom organisationen i dessa frågor. Genomföra informations- och utbildningsinsatser. Stödja förvaltningen i allmänadministrativa sysslor och vara förvaltningens representant i stadens nätverk kring e-doc. Utifrån kompetens och intresse finns också möjlighet att delta i olika utvecklingsaktiviteter inom avdelningen.
I rollen kan även andra arbetsuppgifter komma att ingå.
KvalifikationerVi söker dig som har:
- fullgjord gymnasieutbildning med någon påbyggnadsutbildning inom registratur, arkiv- eller informationshantering, eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
- aktuell erfarenhet i rollen som registrator där du arbetat med diarieföring och registrering
- tidigare erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning
- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift
- god vana av att jobba i Office paketet
Det är meriterande om du är diplomerad registrator eller har särskild arkivkompetens. Har du erfarenhet av att jobba med dokumenthanteringssystem är det starkt meriterande. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av nämnadministration och om du deltagit vid införande av ärendehanteringssystem.
Vi söker dig som trivs med att hantera dina arbetsuppgifter självständigt och gärna tar egna initiativ. Du är pedagogisk och trivs med att samarbeta med andra. Du är serviceinriktad, strukturerad och noggrann.
Vi kommer i den här rekryteringen lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Övrig informationStockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Serviceförvaltningen erbjuder goda friskvårdsmöjligheter. Som till exempel friskvårdssubvention och friskvårdstimme.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.
Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Enligt överenskommelse tillsvidareanställning
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2018-11-29
Ange följande referens när du ansöker: 2018/7177
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktAdrian Malmberg, HR-konsult 08 508 11731
Annika Press, administrativ chef 08 508 11820
FöretagStockholms Stad, Serviceförvaltningen,
AdressStockholms Stad, Serviceförvaltningen,
Palmfeltsvägen 5
12107 Stockholm
KontorsadressPalmfeltsvägen 5
Jobbnummer 4460308
Observera att sista ansökningsdag har passerat.