Senior Projektadministratör / Dokumentsamordnare
Edge Of Talent AB / Personaltjänstemannajobb / Stockholm
2025-12-17
Visa alla personaltjänstemannajobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Edge Of Talent AB i Stockholm,
Solna,
Danderyd,
Huddinge,
Sollentuna eller i
hela Sverige Din roll
Vi söker nu en erfaren Projektadministratör/Dokumentsamordnare till en större organisation inom samhällsviktig verksamhet. I rollen är du spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt, och utgör ett centralt administrativt stöd till projektledare, samordnare och projektmedlemmar. Uppdraget har ett tydligt fokus på dokumenthantering i större program och projekt, där struktur, kvalitet och regelefterlevnad är avgörande.
Detta är ett konsultuppdrag där du bidrar med ordning, effektivitet och trygghet i komplexa projektmiljöer.
Ditt ansvar
Huvudansvar - Dokumenthantering
Ha det övergripande ansvaret för projektets dokumenthantering i dokumenthanteringssystem (t.ex. Avima eller motsvarande).
Säkerställa att projektet har och följer fastställda rutiner för dokumenthantering.
Ansvara för diarieföring av projektdokumentation i diarieföringssystem.
Informera och utbilda projektmedlemmar i gällande rutiner och arbetssätt.
Säkerställa att lagar, riktlinjer och interna styrdokument efterlevs.
Ansvara för ärendestruktur i system som EDIT/Platina eller motsvarande.
Vara kontaktperson mot registrator och arkivarie.
Samverka med datasamordnare kring mappstruktur och namnsättning.
Ansvara för administrativa processer vid exempelvis samråd.
Projektadministration
Stötta projektledning och projektmedlemmar med löpande administrativa uppgifter.
Ansvara för eller delta i möten samt hantera kallelser, protokoll och mötesdokumentation.
Säkerställa ett stabilt och effektivt administrativt arbetsflöde.
Hantera första granskning och kontering av fakturor.
Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.
Genomföra IT-beställningar samt hantera distributionslistor och gruppbrevlådor.
Ansvara för on- och offboarding av projektmedlemmar (behörigheter, utrustning m.m.).
Bistå vid konsultanskaffning via konsultförmedlare.
Planera och anordna workshops och relationsbyggande aktiviteter.
Stötta vid etablering av projektkontor.
Vid behov hantera resebokningar och tillhörande administration.
Bistå med löpande korrespondens och övriga administrativa uppgifter.
Kvalifikationer (obligatoriska krav)
Högskoleexamen eller KY/YH-utbildning om minst 3 år.
Minst 4 års erfarenhet av dokumentsamordning i projekt eller program inom offentlig förvaltning.
Minst 4 års erfarenhet av arbete med diarie- och dokumenthanteringssystem.
Minst 5 års erfarenhet som projekt- eller programadministratör.
Mycket god struktur- och prioriteringsförmåga.
Van att arbeta självständigt i komplexa projektmiljöer.
Meriterande erfarenheter
Minst 4 års erfarenhet av system såsom Agresso, Antura, Avima eller motsvarande.
Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT/Platina.
Erfarenhet av dokumenthanteringsplaner i större program/projekt ( 500 mkr).
Dokumenterad utbildning inom GDPR (ej äldre än 7 år).
Erfarenhet från större organisationer eller samhällskritiska verksamheter.
Placering
Uppdraget möjliggör både arbete på distans och arbete på plats i Stockholm. Förväntan är närvaro på plats cirka 60 %, enligt överenskommelse och verksamhetens behov.
Tidplan och omfattning
Start: 10 februari 2026
Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka
Välkommen med din ansökan
Detta är ett långsiktigt och stabilt konsultuppdrag hos vår kund för dig som vill arbeta i stora, komplexa projekt där struktur, ansvar och kvalitet gör verklig skillnad. Här får du möjlighet att bidra med din kompetens i en verksamhet med hög samhällsnytta och tydligt mandat.
Varmt välkommen att söka - vi ser fram emot att höra från dig!
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2026-06-05
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Edge of Talent AB (org.nr 556997-1871)
Arbetsplats Edge of Talent
Kontakt Elnaz Tajahmadi
elnaz.tajahmadi@edgeoftalent.com Jobbnummer 9648993