Sekreterare

Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
2022-07-08
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Sekreterare" (publicerad 2022-07-20) ⬅️

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20222263

Publiceringsdatum
2022-07-08

Dina arbetsuppgifter
Vi söker dig som har ett genuint intresse för service och administration i en supporterande roll. För att vara framgångsrik i rollen är du en flexibel och serviceinriktad problemlösare som tar sig an varierande arbetsuppgifter med en positiv och prestigelös inställning.

Vidare ser vi att du är bra på att prioritera, även under stressiga perioder och du levererar i tid utan att tumma på struktur och kvalitet.

Du kan komma att hantera konfidentiell information vilket ställer höga krav på din integritet. Det är viktigt att du visar intresse och förståelse för andra och bidrar till att skapa en positiv laganda.

Tjänsten innebär att du både är sekreterare till serviceförvaltningens direktör och har administrativa arbetsuppgifter på kansli och utvecklingsavdelningen:

• Som sekreterare till serviceförvaltningens direktör består arbetsuppgifterna bland annat av:
Du är behjälplig med att boka möten, konferenser och göra upphandling av konferenslokaler och andra administrativa tjänster. Uppdraget innebär även att vara sekreterare på ledningsgruppens sammanträden, planera och skapa framtida agendor, skriva protokoll och att vara ett stöd för ledningsgruppen i Teams.
• Arbetsuppgifter på kansli och utvecklingsavdelningen består balnd annat av:
Vara ansvarig för och ta hand om förvaltningens allmänna brevlåda, vara registrator i Platina, vara arkivredogörare, granska fakturor, boka och beställa konferenser och resor, skriva protokoll samt vara ett administrativt stöd till stabens chefer och personal. Samt övrigt förekommande arbetsuppgifter för rollen.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en gymnasieutbildning med administrativ inriktning. Har du även en eftergymnasial utbildning, är det meriterande. För att vara aktuell för tjänsten behöver du förutom ett års erfarenhet av liknande arbete vara serviceminded samt ha följande kompetenser:

• God svenska i tal och skrift
• God administrativ förmåga
• God datorvana i Officepaketet
• God kunskap i Teams och de digitala systemen

Tjänsten kräver även att du kan stå fast vid gällande principer och värderingar samt att du har förmågan att följ gällande rutiner och lagstadgade krav.

Om arbetsplatsen
Kansli- och utvecklingsavdelningens uppdrag är att stödja nämnd, förvaltningsledning och verksamheten. Detta gör vi genom att samordna, leda, styra, omvärldsbevaka och följa upp förvaltningens administrativa arbete samt genom kompetensutveckling. Avdelningen arbetar med kvalitet- och utvecklingsfrågor och har i uppdrag att skapa struktur för styrning och ledning och ge verksamheten stöd i gemensamma processer och frågor. Avdelningen bereder även beslutsunderlag och kvalitetssäkrar förvaltningens ärendeprocess och har förvaltningsövergripande samordningsansvar inom olika områden.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Föräldravikariat, 1 år med eventuell förlängning.
Omfattning: Heltid eller önskad tjänstgöringsgrad
Antal tjänster: 1
Tillträde: 2022-10-01 eller enligt överenskommelse.

Övrig information
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Varaktighet, arbetstid
Heltid/ Ej specificerat

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2022-08-08
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Malmö kommun

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
Facklig kontaktperson SACO
Daniel Antonson
040-341 899

Jobbnummer
6810167

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Sekreterare

Prenumerera på jobb från Malmö kommun