Samordnare för lokaler och iordningsställande

Regeringskansliets Förvaltningsavdelning / Chefsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla chefsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Regeringskansliets Förvaltningsavdelning i Stockholm, Borlänge eller i hela Sverige

Samordnare för Lokaler och Iordningställande
till Sekretariatet för EU-möten i Sverige 2009
Den 1 januari 2008 inrättades Sekretariatet för EU-möten i Sverige 2009 (SES-09). Sekretariatet ansvarar för logistik och praktiskt genomförande av ett hundratal möten i Sverige under EU-ordförandeskapet hösten 2009. Sekretariatet är organisatoriskt placerat under Förvaltningschefen i Statsrådsberedningen och består av sju verksamhetsgrupper, en stab och ledning. De sju verksamhetsgrupperna är: Ekonomi och Juridik, Säkerhet och Transporter, Lokaler och Iordningställande, Teknik, Medielogistik, Konferensservice och Möteskoordinatorer.
Under våren 2008 pågår rekrytering och bemanning. Sekretariatets ledning samt gruppchefer är på plats, och nästa steg är att rekrytera inom respektive verksamhetsområde. Vid full bemanning uppskattas sekretariatet att bestå av ca 55 medarbetare.
Arbetet inom sekretariatet präglas av laganda och flexibilitet. Utöver det egna ansvarsområdet krävs därför beredskap och öppenhet för att rycka in och hjälpa till där det för tillfället bäst behövs. Arbetsbelastningen kommer tidvis att vara mycket hög. Mötena genomförs på olika orter i Sverige och förläggs ofta till helger, varför man som medarbetare i sekretariatet måste vara beredd att under vissa perioder arbeta på obekväm arbetstid och på andra orter än Stockholm.
Arbetsuppgifterna innebär att för ett antal möten hantera en hel process från att inspektera en möteslokal, planera iordningställandet och medverka vid genomförandet tillsammans med gruppens övriga medarbetare och anlitade leverantörer.
Du kommer att samordna de aktiviteter som behövs för att iordningställa funktionella, säkra, tillgängliga, representativa och kostnadseffektiva lokaler för mötesverksamheten under Sveriges ordförandeskap i EU 2009. I vissa fall genomförs möten i mässhallar, vilka kräver ett stort mått av koordinering/samordning, möblering och en känsla för inredning. I andra fall äger mötena rum i befintliga konferenslokaler.
Konkreta arbetsuppgifter kopplade till ansvarsområdena är t.ex. att utarbeta kravspecifikationer genom att föra en dialog med värddepartement, möteskoordinatorer och berörda inom övriga sakområden i sekretariatet om lokalönskemål och behov. Utifrån kravspecifikationen hanterar du därefter avrop mot leverantör och medverkar vid gruppens resursplanering.
Initialt är det planering och förberedelsearbete som pågår till våren 2009, därefter en genomförandeperiod under ordförandeskapshalvåret följt av en uppföljningsperiod.
Vi söker dig som har erfarenhet av likartade arbetsuppgifter gärna inom fastighetsbranschen som samordnare/koordinator av lokalrelaterade frågor på kundsidan. Du kan också ha en projektledarbakgrund med en branschteknisk förståelse. Du har lång erfarenhet från att arbeta i projektform. Det är meriterande med erfarenhet av leverantörsförhandlingar, upphandling och logistik samt en högskoleutbildning eller motsvarande.
Du är noggrann och har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och engelska. Övriga språkkunskaper är meriterande. Kännedom om EU:s regelverk, förhandlingsapparat och institutioner är önskvärt men inget krav.
Mer information om arbetsuppgifterna lämnas av Patrik Åsén, gruppchef för Lokaler och Iordningställande, tel. 08- 405 44 15 och om anställningsvillkor i övrigt av personalhandläggare Jakob Petruson, tel. 08-405 45 51.
Fackliga företrädare är Anna Malmberg-Ekdahl för SACO, Anita Engvoll för ST och Eeva Emani för SEKO. Samtliga nås via växeln på tel. 08-405 10 00.

Publiceringsdatum
2008-06-10

Arbetstider och omfattning
Visstidsanställning 6 månader eller längre
Heltid
tidsbegränsad längst t.o.m 31 mars 2010. Svenskt medborgarskap krävs.

Tillträde
Snarast eller enligt överenskommelse

Ersättning
Fast lön
Vi tillämpar individuell lönesättning.

Så ansöker du
Välkommen med din ansökan inklusive din meritförteckning senast den 17 juni 2008. Skicka den med e-post till jobb@ses09.ministry.se eller till nedanstående adress. Märk din ansökan med dnr SES2008/32/SES-09. Skicka inga betygskopior - dessa vill vi att du tar med om du blir kallad till intervju.

Företag
Regeringskansliets Förvaltningsavdelning

Adress
Regeringskansliets Förvaltningsavdelning
10333 STOCKHOLM

Kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-4051000

Jobbnummer
245175

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Samordnare för lokaler och iordningsställande

Prenumerera på jobb från Regeringskansliets Förvaltningsavdelning