Rektorssekreterare
Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen / Receptionistjobb / Solna
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla receptionistjobb i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Danderyd,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen i Solna,
Stockholm,
Huddinge eller i
hela Sverige Universitetsförvaltningen stödjer Karolinska Institutets institutioner och ledning. Universitetsförvaltningens mål är att ge god service och bidra med professionell och effektiv administration till KI:s utbildning och forskning.
Enhet
Strategiskt ledningsstöds centrala uppdrag är att erbjuda ett effektivt och professionellt stöd till universitetsledningen.
Publiceringsdatum2017-11-30Dina arbetsuppgifterSom rektorssekreterare är ditt uppdrag att ge administrativt stöd och service till universitetets rektor. En viktig del i din roll kommer att vara att ha kontakt med olika externa nationella och internationella aktörer, t.ex. kommittéer, organisationer och andra universitet. Du kommer även att samarbeta med andra delar av universitetet, såsom institutioner och andra avdelningar på universitetsförvaltningen. Dessa arbetsuppgifter förutsätter att du har hög social kompetens och relationsskapande förmåga och trivs med att erbjuda professionellt stöd och service. Arbetet präglas av tidvis högt tempo och korta deadlines vilket ställer stora krav på flexibilitet och förmåga till samarbete. Tjänstgöring utanför ordinarie arbetstid kan förekomma.
Som rektorssekreterare kommer du bl.a. att ansvara för:
• att fördela ärenden som ställts till rektor, både via telefon och skriftligt, och svara för att de tillställs rätt funktion inom myndigheten
• förberedelser och uppföljning av interna och externa möten
• administrativ service såsom ärendebevakning, fakturahantering, olika telefon-, brev- och e-postkontakter samt bokning av resor
• att på svenska och engelska självständigt formulera korrespondens, av såväl enklare som mer kvalificerad art
• övriga sedvanliga sekreteraruppgifter
• övriga på enheten förekommande arbetsuppgifter inom administration och service till myndighetens ledning
KvalifikationerPersonen vi söker ska:
• ha flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter gärna inom statlig myndighet
• ha en utbildning som är relevant för arbetsuppgifterna.
• obehindrat kunna uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift
• vara en kvalificerad avancerad användare av Officepaketet
• ha dokumenterad förmåga att arbeta proaktivt, strukturerat och prioriterat
• ha dokumenterat god förmåga att arbeta självständigt, samarbeta och ge service med hög kvalitet
Dina personliga egenskaperDu ska:
• ha god samarbetsförmåga och förmåga att skapa goda relationer
• vara serviceinriktad och ha intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränga dig för att leverera lösningar
• vara strukturerad, systematisk och noggrann med god prioriteringsförmåga
• vara flexibel och stabil i stressade situationer och trivas med ett tidvis mycket högt arbetstempo
• ha hög integritet med väl grundade och tydliga värderingar
Vi lägger stor vikt vid de personliga egenskaperna.
Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.
Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.
Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Snarast eller enligt överenskommelse tillsvidareanställning
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2017-12-21
Ange följande referens när du ansöker: 2-5596/2017
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktIngrid Palmér, stf. universitetsdirektör 08-524 865 66
FöretagKarolinska Institutet, Universitetsförvaltningen
AdressKarolinska Institutet, Universitetsförvaltningen
Nobels väg 5
17177 Stockholm
KontorsadressNobels väg 5
Jobbnummer 3829655
Observera att sista ansökningsdag har passerat.