Registratorassistent
Malmö stad, Staben / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö stad, Staben i Malmö I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?
Hos oss på gatukontoret får du chansen att skapa Malmö bortom morgondagen. Vi satsar mer än 4 miljarder extra de närmaste 15 åren på att bygga en modern och hållbar stad och vill gärna ha med dig på resan. Just nu söker vi en registratorsassistent till kansli- och arkivenheten. I rollen som registratorsassistent arbetar du med många varierande arbetsuppgifter. Låt oss skapa det nya tillsammans.
Publiceringsdatum2017-12-21ArbetsuppgifterKansli- och arkivenheten är uppdelad i två team. Registratorsassisten kommer att vara organisatoriskt placerad i kansliteamet, men kommer också att arbeta tillsammans med arkivteamet med de där förekommande arbetsuppgifterna. Du kommer främst att arbeta med huvudregistrator och nämndssekreterare där dina primära arbetsuppgifter bland annat kommer att bestå av att vara dessa behjälpliga med att ta emot handlingar som inkommer via post, e-post, fax och bud.
Registratorsfunktionen vid kansli- och arkivenheten tar emot all inkommande post och diarieför och dokumenterar informationsflödet på gatukontoret, inkommande och utgående. Vi informerar och internutbildar gatukontorets personal om diarieföring och arkivering bland annat i ärendesystemet Platina. Vi besvarar också frågor från kollegor och besvarar allmänheten per telefon och tillhandahåller allmänheten med allmänna handlingar inom ramen för offentlighetsprincipen.
Inom kansliteamet hanterar vi nämndsadministration där vi fördelar ärenden till handläggare inför nämndens beslut. Vi kvalitetskontrollerar tjänsteskrivelser och underlag inför de politiska besluten och ser till att föredragningslistor, underlag och protokoll läggs ut på kommunens hemsida.
Inom arkivteamet gallrar och rensar vi handlingar i enlighet med Arkivlag med flera lagstiftningar. Vi skannar in ritningar, servar organisationen med kopieringsmaterial, är behjälpliga med registrering i administrativa system för andra enheter och avdelningar, introducerar nyanställda i dokumenthantering, arkivering med mera. Inom arkivteamets arbetsuppgifter ligger också upprätthållandet av offentlighetsprincipen vid framtagande av historiska handlingar, fotografier etc.
Det kan naturligtvis också förekomma att vi tar emot besök från andra förvaltningar, organisationer och från allmänheten. Vi har ett gemensamt ansvar för att ge ett gott bemötande till samtliga som tar kontakt med enheten.
Inom kansli- och arkivenheten är också andra för gatukontoret gemensamma frågor samordnade som till exempel kvalitets- och miljöarbete och säkerhetssamordning.
KvalifikationerVi lägger stor vikt vid personlighet och ser gärna att du är en positiv, ödmjuk person som är lösningsorienterad. Vi ser även att du är självgående samt har intresse och motivation för att skapa ordning och att du bidrar till en trivsam arbetsmiljö. Du ska ha en utpräglad känsla för service samt en god samarbetsförmåga. Du ska motsvara högt ställda krav på ansvarstagande, omdöme och noggrannhet.
Du är driven och lyhörd och har förmågan att samarbeta och etablera goda relationer och nätverk, internt såväl som externt. Du är motiverad och har en god förståelse för datorhantering, kommunikation samt förmågan att uttrycka dig väl på svenska i såväl tal som skrift.
Vi söker dig med utbildning inom området alternativt med annan utbildning eller erfarenhet som bedöms likvärdig. Du bör ha arbetat inom kommun, annan politiskt styrd myndighet eller ha erfarenhet av administrativt arbete inom någon större organisation. Meriterade är erfarenhet av kommunal verksamhet.
Krav för tjänsten är datorvana.
Du ska ha mycket goda kunskaper i svenska språket. Du bör kunna tala och förstå engelska.
ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.
För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 10 10 29. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Tillsvidareanställning
ErsättningEnligt avtal.
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2018-01-07
Ange följande referens när du ansöker: Gk 887
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktKristina Andersson 040 34 13 04
Eva Nilsson Lundqvist 0708 34 14 45
FöretagMalmö stad, Staben
AdressMalmö stad, Staben
August Palms plats 1
20580 Malmö
Kontorsadress20580 Malmö
Jobbnummer 3869740
Observera att sista ansökningsdag har passerat.