Programkoordinator till Kungl. Vetenskapsakademien
Wise Professionals AB / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Wise Professionals AB i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Om Kungl. Vetenskapsakademien
Kungl. Vetenskapsakademien stiftades år 1739 och är en oberoende organisation vars övergripande mål är att främja vetenskaperna och stärka deras inflytande i samhället. Akademien främjar vetenskap av högsta kvalitet genom att stimulera till utveckling och förnyelse av svensk forskning, stärker vetenskapens ställning i samhället genom att uppmärksamma viktiga samhällsfrågor och granska dem ur ett vetenskapligt perspektiv samt medverkar i samarbetet kring globala frågor, med syfte att vara en internationell, vetenskaplig aktör för hållbar utveckling.
Ditt uppdrag
Ditt uppdrag är egentligen två i ett. Dels kommer du att fungera som sekreterare för en av Akademiens tio klasser under 20 procent av din tjänstetid och kommer då att organisera fyra protokollförda möten under året. Ditt arbete kommer i huvudsak koncentreras kring dessa.
Dina arbetsuppgifter kommer att omfatta, men inte begränsas till, att:
förbereda möten, skriva kallelser och hantera bilagor för utskick två till tre veckor innan möte,
genomföra mötet, skriva protokoll och se till att klassen följer Akademiens grundregler vid inval samt påminna om andra formella och informella regler,
efterarbete med protokoll och eventuell uppföljning av beslutade frågor samt arkivering.
Den andra delen i din tjänst kommer att fokusera på programkoordinering, som kommer fylla resterande 80 procent av din tid. Där är du ansvarig för att planera och genomföra interna och externa evenemang, i och utanför akademibyggnaden, i samarbete med någon/några av programansvariga, servicekoordinator, AV-tekniker och/eller teknikkonsult. Evenemangen är utspridda över året, med toppar under maj/juni och november/december. Det finns grovt uppdelat två olika typer av evenemang, interna och externa.
Vid interna evenemang har programkoordinatorn i vissa fall en stödjande och i andra fall en drivande roll. Till stödjande arbetsuppgifter hör att hjälpa till med webbpublicering, marknadsföring, kontakt med AV-tekniker, delta på möten, viss rese- och cateringbokning, samt deltagande under genomförandet. I de fall där programkoordinatorn har en drivande roll tillkommer löpande kontakt med organisationskommittéer, helhetsansvar för bokning av lokaler, hotell, resor och catering, webbpublicering och marknadsföring i samarbete med kommunikationsavdelningen, kontakt med AV-tekniker, eller i förekommande fall med externt konferens- och/eller teknikstöd, aktivt deltagande under hela genomförandet, hantering av fakturor och avstämning med controller. Vid externa evenemang handlar det mer om traditionellt konferensstöd inför och under genomförande.
Din bakgrund
Vi söker dig som har en högskoleutbildning och ser gärna att du har ett intresse för forskning. Du är en god administratör och är van vid att arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Vidare tänker vi att du gissningsvis har en bakgrund som projektledare, programkoordinator, exekutiv assistent eller liknande. Det viktigaste är att du brinner för evenemang och att ge god service till människorna du samarbetar med.
Vi tänker också att du:
talar och skriver både engelska och svenska obehindrat,
är prestigelös, ansvarstagande och bekväm i rollen som kontakt gentemot beställare, såväl interna som externa,
är strukturerad och har förmågan att driva ditt arbete framåt, samtidigt som du fungerar väl i ditt team,
har dokumenterad arbetslivserfarenhet från liknande arbetsuppgifter.
Som programkoordinator på Kungl. Vetenskapsakademien erbjuds du:
en organisation med engagerade och samarbetsvilliga kollegor,
att bli involverad i en rad projekt som berör aktuella och viktiga samhällsfrågor,
möjlighet att utvecklas i din yrkesroll,
att bli en del av en spännande verksamhet som skapar möjligheter och gör skillnad,
kollektivavtal,
en uppgiftsbaserad arbetsorganisation som tillämpar frihet under ansvar och bra förmåner för att skapa en inspirerande arbetsmiljö.
Publiceringsdatum2023-12-27Så ansöker duI denna rekryteringsprocess samarbetar Kungl. Vetenskapsakademien med Wise Professionals. För mer information är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult på Wise, Fredrik Holmberg,
fredrik.holmberg@wise.se. Intervjuer och urval kommer att ske löpande, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt. Denna tjänst kan du söka så länge annonsen finns tillgänglig på deras hemsida via länken nedan.
Wise Professionals arbetar kompetensbaserat för att främja en objektiv och icke-diskriminerande rekrytering.
Ersättning Månadslön - Fast lön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-01-17
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Wise Professionals AB (org.nr 556761-2865)
Arbetsplats The Pace
Övrig information om företaget/organisationen Offentliga upphandlingar där Wise Professionals AB varit leverantör Jobbnummer 8355052
Observera att sista ansökningsdag har passerat.