Personaladministratör / koordinator för intern kommunikation
Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen / Ekonomiassistentjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla ekonomiassistentjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen i Stockholm,
Solna eller i
hela Sverige KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.
Universitetsförvaltningens uppgift är att stötta universitets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är universitetsförvaltningen policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.
Arbetsplatsen
SciLifeLab är ett samarbete mellan fyra universitet i Stockholm och Uppsala: Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Uppsala universitet.
Centret kombinerar avancerad teknik med ett brett kunnande inom translationell medicin och molekylär biovetenskap. SciLifeLab har från 2013 ett uppdrag från regeringen att verka som infrastruktur för att understödja forskare nationellt samt utgöra ett internationellt ledande centrum för storskaliga analyser inom molekylära biovetenskaper ämnat för forskning inom hälsa och miljö. Den del av SciLifeLabs verksamhet som ligger i Stockholm är uppbyggd av ett stort antal forskargrupper som formellt tillhör en institution på något av de tre universiteten i Stockholm eller är delaktiga via ett industriellt samarbete. Du kommer formellt att vara anställd vid universitetsförvaltningen på KTH, men arbetsplatsen är i SciLifeLabs lokaler nära Karolinska Institutet i Solna. Det totala antalet personer inom SciLifeLab i Stockholm är idag ca 800.
Publiceringsdatum2017-04-20Dina arbetsuppgifterTjänsten är tvådelad där den ena delen är inriktad mot olika forum för intern kommunikation medan den andra delen har mer fokus på personaladministration.
Som koordinator för den interna kommunikationen på SciLifeLab får du en unik möjlighet att vara med och forma och utveckla ett av Sveriges ledande forskningscentrum inom "Life Science" med fokus på hälsa och miljö. Du kommer vara central i planeringen av kommunikationen och kommunikationskanaler för våra ca 800 forskare placerade på Campus Solna. I denna roll kommer du vara med och utarbeta rutiner, viktiga policydokument, "community building"-event och förmedla denna information till våra forskare via olika kanaler. Du kommer samarbeta med flera delar av administrationen men även jobba mycket individuellt.
Huvudsakliga ansvarsområden som koordinator för intern kommunikation:
- Leda utvecklingen och ansvara för innehållet på intranätet samt våra övriga interna, informationskanaler på SciLifeLab i Stockholm.
- Ansvara för och planera introduktions- och informationsmöten för våra forskare.
- Ta fram och utarbeta styrdokument såsom policydokument, introduktionspaket etc.
- Producera enklare media i informationssyfte, tex. elektroniska postrar.
- Arbeta fram och utvärdera personalundersökningar i centret.
Som personaladministratör kommer du att vara en viktig stödfunktion till chefer och medarbetare i olika personalrelaterade frågor samt sköta enklare fakturahantering. Du kommer att ge support till ca 15 medarbetare i administrationen vid SciLifeLab i Solna.
Huvudsakliga ansvarsområden som personaladministratör:
- Stödfunktion i HR-frågor för chefer och medarbetare.
- Handläggning av anställningsavtal, varsel, arvoden, utlägg etc.
- Andra administrativa personalärenden som exempelvis handläggning av semester, föräldraledighet och sjukanmälan.
- Koordinator och kontakt med administratörer och HR-personal på institutionerna som finns representerade hos oss från våra värduniversitet.
- Ha kännedom kring regelverket inom arbetsrätten för att kunna hjälpa chefer och medarbetare med frågor.
- Ha kontakt med myndigheter såsom Skatteverket, Försäkringskassan etc. i syfte att supporta medarbetare.
KvalifikationerSom sökande har du akademisk examen inom personal- och arbetsliv eller motsvarande. Du bör ha ett genuint intresse av att interagera med människor och få dem att ta till sig av ett budskap. Om du har arbetat med liknande frågor eller har en eftergymnasial utbildning inom kommunikation är det meriterande. Du måste ha mycket goda kunskaper i engelska och svenska, tal och skrift eftersom båda språken används inom verksamheten. Du har mycket goda datorkunskaper, specifikt inom office-programmen men även enklare layout och bildbehandling eftersom detta kommer krävas för den interna kommunikationen med medarbetarna.
Då du kommer hantera många olika typer av arbetsuppgifter är det viktigt att du är välorganiserad och har förmåga att prioritera i ditt dagliga arbete. Du måste ha stor kapacitet att lösa uppgifter självständigt och konstruktivt då det inte sällan dyker upp nya och unika frågeställningar som behöver lösas.
Eftersom tjänsten innebär mycket kontakt med medarbetare och chefer i organisationen är det viktigt att du har ett utåtriktat och ödmjukt förhållningssätt samt kan ta dig an olika frågeställningar på ett självständigt sätt. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Meriterande är tidigare erfarenhet från statlig sektor, gärna inom universitets- och högskolesektorn.
Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida.
Så ansöker duDu ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.
Tjänsten avser en fast anställning och KTH tillämpar 6 månaders provanställning.
Övrig informationVi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.
Varaktighet, arbetstid
100. Tillträde: Snarast men efter överenskommelse tillsvidareanställning
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2017-05-14
Ange följande referens när du ansöker: VP-2017-0108
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktDaniel Rosik 08-524 81515
Fredrik Sterky 08-524 81415
FöretagKungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen
AdressKungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen
Brinellvägen 8
10044 Stockholm
KontorsadressBrinellvägen 8
Jobbnummer 3448306
Observera att sista ansökningsdag har passerat.