Office Manager / Receptionist till forskningsstiftelse mitt i ci

Poolia Office Professionals AB / Receptionistjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Poolia Office Professionals AB

Visa alla receptionistjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Poolia Office Professionals AB i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Danderyd, Huddinge eller i hela Sverige

Har du en utpräglad administrativ ådra och dessutom en exceptionell servicekänsla med ett öga för "det lilla extra"? Vill du arbeta i en bred roll med varierade uppgifter där du får arbetsledaransvar och utrymme för påverkan? Läs vidare, det kan vara dig vi letar efter!

Stiftelsen Institutet för Framtidsstudier är en självständig forskningsstiftelse med uppdraget att bedriva framtidsstudier och främja ett framtidsperspektiv i såväl forskning som samhällsdebatt. För deras räkning söker vi nu en Office Manager/Receptionist till kontoret som är beläget mitt i centrala Stockholm. Tjänsten, som är på heltid, ska tillsättas 1 september och är ett vikariat på ett år med stora möjligheter till en tillsvidareanställning därefter.

Urval och intervjuer kommer att ske löpande, varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Publiceringsdatum
2019-05-06

Om tjänsten
Med hög servicenivå ansvarar du för att det dagliga arbetet i receptionen flyter på, att besökare bemöts på bästa möjliga sätt och att kontorslokalerna fungerar optimalt. Därtill ingår olika administrativa uppgifter, internservice samt att utveckla rutiner inom dina ansvarsområden. Rollen innefattar ett arbetsledande ansvar för en vaktmästare och för närvarande ytterligare en receptionist/administratör. Du rapporterar till den administrativa chefen.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
I denna omväxlande tjänst ingår vanligt förekommande uppgifter i reception, såsom att ta emot besökare, svara i telefon och sköta posthanteringen. Du ansvarar för ordning och trevnad i lokalerna samt sköter inköp av kontorsmaterial, städ, kaffe m.m. Vidare fungerar du som larm- och telefoniansvarig, hanterar passerkort och sköter kontakter med fastighetsägare. Du hanterar också beställningar av reparationer av lokaler, inköp av möbler, ergonomiutrustning, brandskyddsutrustning m.m. I samband med olika aktiviteter på kontoret, exempelvis seminarier och utbildningar, gör du beställningar av lunch och fika. Rollen inkluderar även ett flertal administrativa arbetsuppgifter såsom resebokningar, diarieföring, beställningar och fakturering av böcker och publikationer samt regelbunden uppdatering av intranät. Det är bl.a. till dig som gästforskare och nyanställda vänder sig till i olika frågor gällande rutiner och policys.

Vem är du?
Vi söker dig som har flerårig arbetslivserfarenhet från reception och ovanstående arbetsuppgifter, gärna med ett arbetsledaransvar. Du har en gymnasieutbildning och vi ser det som meriterande med en påbyggnadsutbildning inom service eller motsvarande. Office-paketet hanterar du obehindrat och du har tidigare uppdaterat intranät. Då tjänsten innebär regelbundna utländska kontakter är det ett krav att du har förmåga att uttrycka dig mycket väl på engelska och svenska i såväl tal som skrift.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och förväntar oss att du är ansvarsfull och ordningsam med en positiv och professionell attityd. Du trivs i en samordnande roll, driver självständigt ditt arbete framåt med fokus på förbättringar samtidigt som du har en god samarbetsförmåga. Vidare tror vi att du är strukturerad och noggrann i ditt sätt att arbeta - alltid med en hög servicemedvetenhet. Är du dessutom flexibel, prestigelös och uppskattar en arbetsdag som innefattar en stor variation av uppgifter där du vet hur du ska prioritera - ja, då ska du inte tveka att skicka din ansökan till oss redan idag!

Om verksamheten
Institutet för Framtidsstudier (IF) bedriver policyrelevant tvärvetenskaplig forskning kring viktiga framtidsfrågor och medverkar i det offentliga samtalet med sin seminarie- och publikationsverksamhet. IF är en självständig forskningsstiftelse. Under ledning av VD Gustaf Arrhenius och ett kansli arbetar för närvarande ett drygt åttiotal forskare från olika discipliner med framtidsstudier och långsiktiga analyser. IF samarbetar med regering, riksdag, myndigheter, organisationer, institutioner, företag och enskilda, såväl i Sverige som internationellt, och finner vägar för att ge aktuell forskning genomslag i policyutformning.

Institutet för Framtidsstudier arbetar för jämställdhet och mångfald i arbetslivet. Vi vill tillvarata de positiva effekter som en jämn könsfördelning och en ökad mångfald kan tillföra verksamheten. Läs mer om verksamheten på www.iffs.se.

Varaktighet, arbetstid
Heltid Visstid, mer än 6 månader

Ersättning
Fast lön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2019-05-29
Ange följande referens när du ansöker: 53527
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Camilla Elfving 08-555 651 32

Företag
Poolia Office Professionals AB

Adress
Poolia Office Professionals AB
Box 207
10124 Stockholm

Kontorsadress
Box 207

Jobbnummer
4770019

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Poolia Office Professionals AB

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Poolia Office Professionals AB: