Nämndsekreterare
Region Gotland, Administrativa avdelningen / Administratörsjobb / Gotland
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Gotland,
Västervik,
Valdemarsvik,
Oskarshamn,
Borgholm eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Region Gotland, Administrativa avdelningen i Gotland Som en del av Region Gotland skapar kultur- och fritidsförvaltningen möjligheter till ett rikare liv för öns befolkning och besökare. Våra cirka 140 medarbetare erbjuder förutsättningar för bland annat natur- och kulturupplevelser, träning och eget skapande genom föreningsbidrag, arrangemang och nätverksarbete samt genom våra egna verksamheter - bibliotek, motionsanläggningar och ungdomsgårdar.
Förvaltningens verksamhetsområden leds av avdelningschefer för kulturavdelning, fritidsavdelning, ungdomsavdelning och bibliotek, med en kultur- och fritidsdirektör som ansvarar för förvaltningens arbete och organisation. Förvaltningen arbetar enligt kultur- och fritidsnämndens uppdrag och prioriterar insatser mot barn och unga. Vi söker nu en ny medarbetare för en tjänst som nämndsekreterare och registrator med placering på kultur- och fritidskontoret i Visby.
Publiceringsdatum2015-12-10ArbetsuppgifterTjänsten är till sin karaktär en "sambandscentral" för information och service till och mellan förvaltningsdirektör, politiker, avdelningschefer, handläggare, ledningskontor, nätverkskollegor och medborgare. Arbetet utförs därför nära såväl politiker i kultur- och fritidsnämnden som tjänstemän i förvaltningsledningen. Tjänsten är delad och du kommer till 50% att arbeta som nämndsekreterare och 50% som utredningssekreterare.
Som nämndsekreterare kommer du att hålla samman hela kultur- och fritidsnämndens (KFN) nämndprocess, från insamlande av handlingar till utskick av protokoll. Som en del i nämndsekreterarrollen ansvarar du för de nämndadministrativa uppgifterna, vilket innebär bland annat deltagande vid nämndsammanträden samt vid utskotts- och kommittésammanträden. Dessa sammanträden sker ibland på kvällstid. Förutom arbetet mot KFN kommer du också att arbeta mot KFNs arbetsutskott, Konstkommitté och Samarbetsgruppen för tillgänglighet. I arbetet ingår att upprätta kallelser, skriva protokoll och bistå med kunskap i ärendehantering och nämndadministration under pågående processer. Du kommer också att ansvara för expediering av beslut samt övriga förekommande arbetsuppgifter kopplade till sammanträden. Du kommer även att bistå förvaltningens ledningsgrupp och delta i handläggningen av förvaltningsövergripande frågor. I ledningsgruppen kommer du att upprätta och granska beslutsunderlag och tjänsteskrivelser. I rollen ingår också att svara på remisser och planärenden samt att självständigt genomföra egna utredningsuppdrag presentera resultatet för ledningsgruppen. Du kommer också att regelbundet se över och uppdatera förvaltningens alla styrdokument.
Du arbetar också som nämndens och förvaltningens registrator i samarbete med regionens centrala registratur i diariesystemet W3D3 och har del i ansvaret för postöppning. Region Gotland arbetar med att tillämpa digitaliserad nämndprocess, men den är i dagsläget inte fullt inrättad. I arbetet ingår att ansvara för utvecklingen av ärendehanteringsprocessen kopplat till nämndadministrationen och att vara delaktig i utbildning av medarbetare. Detta arbete och arbetet med fortsatt digitalisering sker i samråd med övriga nämndsekreterare i regionens nämndsekreterarnätverk. Nämndsekreteraren är också arkivansvarig i samarbete med regionarkivet, vilka två gånger om året samlar alla arkivansvariga till ett arkivforum. Nämndsekreteraren är även personuppgiftsombud enligt PuL.
KvalifikationerVi söker dig med akademisk examen inom relevant område. Vi ser gärna att du har läst samhällsvetenskap inom exempelvis offentlig förvaltning, arkiv- och informationsvetenskap, men du kan också ha annan examen som vi bedömer likvärdig. Har du dessutom högskolepoäng inom juridik för offentlig förvaltning ser vi det mycket positivt. Du som söker har tidigare arbetat i en politiskt styrd organisation och vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet inom beskrivna områden. Du som söker har goda kunskaper om en myndighets ärendehantering samt vilka lagar som ska följas.
Förståelse för de politiska demokratiska processerna är ett krav. Du har goda IT-kunskaper och gärna erfarenhet av att digitaliserande av processer och utvecklande av e-tjänster . Har du dessutom har arbetat med ärendehanteringssystemet W3D3 är det meriterande. Det krävs även att du har mycket goda kunskaper i svenska språket och kan uttrycka dig mycket väl i både tal och skrift.
Som person söker vi främst dig som är självgående, strukturerad och serviceinriktad. Du är omvärldsorienterad och analytisk till din natur och vi ser gärna att du använder dig av dessa kunskaper för förändring och utveckling av arbetet. I och med att rollen har en mycket central funktion är det viktigt att du har förmågan att skapa kontakter och utveckla samarbeten.
ÖVRIGT
Vill du ha information om Gotland som plats att bo och leva på, läs mer på
www.gotland.com/levaInför rekryteringsarbetet har vi på Region Gotland tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediasäljare, rekryteringssajter och liknande.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Tillsvidareanställning, tillträde: 2016-05-02 .
ErsättningEnligt avtal.
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2016-01-03
Ange följande referens när du ansöker: A524030
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktMaria Modig, Kultur- och Fritidsdirektör 0498-269658
Marie Flemström, Fritidschef 0498-269631
FöretagRegion Gotland, Administrativa avdelningen
AdressRegion Gotland, Administrativa avdelningen
Region Gotland
62181 Visby
KontorsadressVisborgsallén 19 Visby
Jobbnummer 2569857
Observera att sista ansökningsdag har passerat.