Möteskoordinator

Uppsala universitet, Avdelningen för gemensam service och admini / Kontorsjobb / Uppsala
2018-11-26
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Möteskoordinator" (publicerad 2022-03-01) ⬅️

Visa alla kontorsjobb i Uppsala, Östhammar, Sigtuna, Österåker, Håbo eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Uppsala universitet, Avdelningen för gemensam service och admini i Uppsala, Gotland eller i hela Sverige

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Uppgiften är att bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet och att på olika sätt samverka med samhället. Vår viktigaste tillgång är alla de individer som med sin nyfikenhet och sitt engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser. Uppsala universitet har 42.000 studenter, 7.000 anställda och en omsättning på 6,7 miljarder kronor.

Vi söker två lösningsorienterade och ansvarstagande personer till Avdelningen för gemensam service - enheten i Uppsala.

Möteskoordinatorerna kommer i första hand att arbeta med service kring möten och event som äger rum i Universitetshuset och på Campus Engelska parken, med huvudsaklig placering på varsitt av dessa ställen. Viktiga egenskaper för tjänsterna är hög servicekänsla, organisationsförmåga, självständighet och flexibilitet.

Avdelningen för gemensam service och administration
Avdelningen för gemensam service och administration är en avdelning inom universitetsförvaltningen. Avdelningen består av två enheter där den ena finns i Uppsala och den andra i Visby. Enheten i Uppsala stödjer verksamheten vid Campus Engelska parken, Segerstedthuset och Universitetshuset. En av stödfunktionerna hanterar frågor inom servicecenter, där vi bland annat erbjuder service kring möten i våra lokaler.

Universitetshuset
Universitetshuset är en av de mest prominenta byggnaderna inom Uppsala universitets fastighetsbestånd och står årligen värd för ett stort antal möten och konferenser av nationell och internationell världsklass. Bland annat genomförs universitetets promotioner i dess aula som rymmer upp till ca 1 800 personer. I universitetsaulan genomförs dessutom konserter och körframträdanden. Utöver aulan finns ett antal större och mindre lokaler som lämpar sig väl för möten och ordinarie föreläsningsverksamhet. Här blir du en del av ett team på fyra personer.

Campus Engelska parken
Campus Engelska parken är ett av Uppsala universitets största områden för utbildning och forskning. Här arbetar ca 1 000 medarbetare och ca 5 000 studenter. Gemensam service stödjer verksamheten på campus med servicecenter och fastighetsservice. Servicecenter kommer på Campus Engelska parken att bestå av tre personer, som är en del av en större enhet.

Publiceringsdatum
2018-11-26

Dina arbetsuppgifter
Som möteskoordinator vid våra servicecenter har du en bred och koordinerade roll där din uppgift är att säkerställa professionell service innan, under och efter de möten som pågår i våra lokaler. Du kommer bl a att ansvara för bokningar, förfrågningar, visningar, offerter, bekräftelser och fakturaunderlag. Du är första kontakt in i verksamheten och vi ser att du är en viktig del i att öka beläggningsgraden i lokalerna. Under möten/event svarar du och dina kollegor för service till deltagarna. Arbetet utförs mestadels vardagar under kontorstid men innebär naturligt även kvälls- och helgarbete. Du kommer även att vara delaktig i det övriga arbete som bedrivs vid våra servicecenter.

Kvalifikationskrav
Högskoleutbildning eller motsvarande utbildning/erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms likvärdig. Erfarenhet av administrativt arbete samt mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska och engelska.

Önskvärt och/eller meriterande i övrigt
Kunskap om Uppsala universitet och dess verksamhet samt erfarenhet av arbete med större möten/event. Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Dina personliga egenskaper
För att trivas i rollen som möteskoordinator ska du ha god pedagogisk och social förmåga för att lätt kunna sätta dig in i nya situationer. Vi tror att du är van att arbeta i projekt och kan planera, prioritera och organisera ditt arbete på ett strukturerat och effektivt sätt. Genom dina tidigare erfarenheter har du utvecklat förmågan att med positiv energi, professionellt och flexibelt arbetssätt bemöta kunder och gäster i ett stundtals högt tempo. Vår förhoppning är att alla som arbetar hos oss är prestigelösa och alltid beredda att ge en hjälpande hand. Då blir lagandan som bäst. Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och att du passar in i och kompletterar personalgruppen.

Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet

Lön: Individuell lönesätting tillämpas. Ange löneanspråk i ansökan.

Tillträde: Omgående.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100%

Upplysningar om anställningen lämnas av biträdande enhetschef Elin Lörelius, tel 018-471 18 56, alt av enhetschef Fredrik Blomqvist tel 018-471 35 01.

Välkommen med din ansökan med ev. bilagor senast den 16 december 2018. UFV-PA 2018/3571

Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp. Ansökan tas emot i Uppsala universitets rekryteringssystem.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Omgående tillsvidareanställning

Ersättning
Fast Lön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-12-16
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Uppsala universitet, Avdelningen för gemensam service och admini

Adress
Uppsala universitet, Avdelningen för gemensam service och admini
Box 256
75105 Uppsala

Kontorsadress
Box 256

Jobbnummer
4483144

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Möteskoordinator

Prenumerera på jobb från Uppsala universitet, Avdelningen för gemensam service och admini