Medarbetare inom rätts- och konsuläravdelningen
Tyska Ambassaden / Administratörsjobb / Stockholm
2025-01-17
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Tyska Ambassaden i Stockholm Huvudsakliga arbetsuppgifter:
• Mottagande och preliminär granskning av passansökningar, namndeklarationer och registreringar av födelser och äktenskap som har ingåtts utomlands, inklusive korrespondens med sökande och tyska myndigheter, samt telefonisk rådgivning;
• arbetsuppgifter från andra ansvarsområden inom rätts- och konsuläravdelningen som t.ex. visum, notariseringar och intyg;
• registerföring, mottagande och avstämning av avgifter;
• övriga kontorssysslor inom rätts- och konsuläravdelningen, i synnerhet arkivering.
Publiceringsdatum2025-01-17Kravprofil för detta jobb• Mycket goda kunskaper i tal och skrift i svenska och tyska, på eller tillnärmelsevis på modersmålsnivå (nivå C2 inom Europeiska Unionens gemensamma referensram för språk);
• goda kunskaper i tal och skrift i engelska (nivå B2 inom Europeiska Unionens gemensamma referensram för språk);
• mycket goda IT-kunskaper (inkl. MS-Office);
• kundfokusering, servicekänsla samt förmågan att arbeta självständigt;
• ett självsäkert, vänligt, öppet och professionellt uppträdande;
• hög tillförlitlighet och teamkänsla;
• viljan att prestera och förmågan att tåla belastning utöver genomsnittet, flexibilitet samt organisationsförmåga;
• erfarenheter inom sekretariatsarbete eller kontorsadministration är meriterande;
• interkulturell kompetens samt goda kunskaper om Tyskland och Sverige.
Ambassaden erbjuder:
• En angenäm arbetsatmosfär och ett engagerat team bestående av både lokalanställd och ut-sänd personal;
• stimulerande, ansvarsfulla och omväxlande arbetsuppgifter;
• en arbetsplats med dator;
Tyska utrikesdepartementet eftersträvar jämställdhet och uppmuntrar därför uttryckligen kvalificerade kvinnor att söka tjänsten.
Efter framgångsrikt urvalsförfarande ska intyg om medicinsk lämplighet lämnas in (fastställs av en läkare som ambassaden samarbetar med) samt en säkerhetsprövning genomföras. Samarbete i dessa sammanhang förutsätts.
Upplysningar om arbetsuppgifterna lämnas av ledaren för rätts- och konsuläravdelningen, Sandra Littfass (
rk-1@stoc.diplo.de, tel. +46 - 8-670-1556).
Vänligen notera att inga mottagandebekräftelser kommer att sändas ut och att ofullständiga eller för sent inkomna ansökningar inte kommer att beaktas. Endast sökande som ska bjudas in till det fortsatta urvalsförfarandet (muntlig och skriftlig del samt personlig anställningsintervju) kommer att kontaktas.
Anställningsintervjuerna och det fortsatta urvalsförfarandet planeras äga rum under vecka 10. Någon reseersättning i samband med detta kan tyvärr inte erbjudas.
Ansökningshandlingar som lämnas in i fysisk form kommer inte att återsändas.
Närmare information om ambassaden finns på
www.stockholm.diplo.de. Information om skydd av personuppgifter i enlighet med artikel 13 i EU:s allmänna dataskyddsförordning finns på
https://stockholm.diplo.de/se-sv/skydd-av-personuppgifter.Stellenausschreibung
Ein Team - weltweit
Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Stockholm sucht schnellstmöglich zwei Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter (m/w/div) zur Besetzung von zwei Teilzeitstellen (50%, 20 Stunden pro Woche) im Rechts- und Konsularreferat
Aufgabenschwerpunkte:
• Annahme und Vorprüfung von Passanträgen sowie Geburtsanzeigen, Namenserklärungen und Registrierung von im Ausland geschlossenen Ehen am Schalter einschließlich Schrift-verkehr mit Antragstellern und deutschen Behörden, sowie telefonische Beratung;
• Tätigkeiten in anderen Aufgabenbereichen des Rechts- und Konsularreferats wie z. B. Visa, Beurkundungen und Bescheinigungen;
• Registerführung, Annahme und Abrechnung der Gebühren;
• sonstige Bürotätigkeiten im Rechts- und Konsularreferat, insbesondere Aktenverwaltung.
Anforderungsprofil:
• Sehr gute Kenntnisse der schwedischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift auf muttersprachlichem oder annähernd muttersprachlichem Niveau (Niveau C2 des Gemein-samen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen);
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen);
• sehr gute MS-Office und IT-Kenntnisse;
• kundenorientiertes und eigenverantwortliches Arbeiten und Servicebewusstsein;
• ein sicheres, freundlich-offenes und professionelles Auftreten;
• hohe Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit;
• überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität sowie Organisati-onsgeschick;
• Erfahrungen im Sekretariat oder in Büroorganisation erwünscht.
• Interkulturelle Kompetenz und gute Landeskenntnisse (Deutschland und Schweden);
Die Botschaft bietet:
• Eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein engagiertes Team aus entsandtem und lokal beschäftigtem Personal;
• eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle sowie abwechslungsreiche Tätigkeit;
• einen PC-gestützten Arbeitsplatz;
• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 6-monatiger Probezeit; die Anstellung erfolgt nach dem Musterarbeitsvertrag der Botschaft und richtet sich nach dem schwedischen Recht;
Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qua-lifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.
Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung nachzuweisen (durch eine ärztliche Untersuchung, zu der die Kooperationsärztin der Botschaft beauftragt wird). Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Be-reitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.
Auskünfte zur Tätigkeit erteilt die Leiterin des Rechts- und Konsularreferats, Frau Sandra Littfass (
rk-1@stoc.diplo.de, Tel. +46 - 8-670-1556).
Bitte senden Sie bis zum 16.02.2025 Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung per E-Mail an
info@stockholm.diplo.de mit dem Betreff "Bewerbung Mitarbeiter:in RK".
Der E-Mail müssen folgende Unterlagen (PDF-Format, insgesamt max. 10 MB) beigefügt werden:
• Bewerbungsschreiben auf Deutsch und Schwedisch;
• Tabellarischer Lebenslauf auf Deutsch und Schwedisch;
• Ausbildungsnachweisen und -zeugnisse;
• Empfehlungsschreiben und Zeugnisse früherer Arbeitgeber*innen;
• Nachweis der geforderten Sprachkenntnisse;
• Kopie Ihres Passes oder Personalausweises;
• bei Wohnsitz in Schweden: Nachweis der schwedischen Personennummer.
• Nur für nicht-schwedische Staatsangehörige: Kopie der Aufenthalts- u. Arbeitserlaubnis.
Die Vorstellungsgespräche und das weitere Auswahlverfahren werden voraussichtlich in der 10. Kalenderwoche 2025 stattfinden. Eine Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist leider nicht möglich.
Varaktighet, arbetstid, etc. Två deltidstjänster (50%, 20 timmar i veckan). En tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning; anställningen regleras av ambassadens mönsterarbetsavtal och följer svensk lag.
Ersättning Beroende på arbetslivserfarenhet och kvalifikation en bruttolön fr.o.m. 18.726 SEK i månaden (vid 20 arbetstimmar i veckan).
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-02-16
E-post:
info@stockholm.diplo.de Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "Bewerbung Mitarbeiter:in RK".
Omfattning Detta är ett deltidsjobb.
Arbetsgivare Tyska Ambassaden Skarpögatan 9 (
visa karta)
115 27 STOCKHOLM
Jobbnummer 9109934