Ledningssekreterare
Kungliga Tekniska Högskolan / Assistentjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla assistentjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm,
Solna,
Huddinge,
Sollentuna,
Södertälje eller i
hela Sverige Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.
Publiceringsdatum2023-03-23Dina arbetsuppgifterKTH söker nu en ledningssekreterare till ledningskansliet inom det gemensamma verksamhetsstödet.
Ledningskansliet har en samordnande roll gentemot KTH:s ledning och skolor. Ledningskansliet erbjuder stöd till KTH:s ledning och universitetsgemensamma beslutande och rådgivande organ samt ansvarar bland annat för verksamhetsplanering, uppföljning, KTH:s kvalitetssystem, styrdokument, förvaltningsjuridisk rådgivning, verksamhetsanalys och universitetsövergripande utredningar.
I rollen som ledningssekreterare stöttar du ledningsfunktionen, främst rektor och prorektor men vid behov också universitetsdirektör och vicerektorer. På ledningskansliet arbetar du med en annan ledningssekreterare och ni ger tillsammans ett kvalificerat, nära och samordnat stöd till dessa ledningspersoner som bygger både på ansvarsfördelning er emellan och på att ni kan täcka upp för varandra. Arbetet struktureras genom veckovisa planeringsmöten och genom tät daglig kontakt med ledningen.
Huvudsakliga arbetsuppgifter inom ledningssekreterarfunktionen:
- Samordna och stödja ledningens dagliga planering, inklusive ansvar för e-post, kalenderbokningar och mötes- och reseplanering. Rollen innebär täta kontakter och samarbete med många medarbetare inom KTH.
- Ansvara för utredningar, beredning av ärenden och beslut inom ramen för rektorsfunktionen. Arbetet inkluderar ansvar för fördelning av remisser.
- Samordna rektors veckovisa besluts- och informationsmöten. Arbetet inkluderar ansvar för genomförande och handläggning inför och efter mötena.
- Ta emot besök och stödja rektor i olika representativa sammanhang.
- Ge administrativt stöd och göra beställningar.
- Ansvara ekonomiadministrationen av ledningens kostnader genom granskning av underlag och sakattestering.
Rollen som ledningssekreterare ställer höga krav på flexibilitet, lyhördhet och samarbetsförmåga. Du behöver vara serviceinriktad och ha förmåga att snabbt hitta lösningar på frågor och problem. Du behöver kunna hantera många frågor samtidigt och arbeta självständigt, effektivt och strukturerat. Beredning av ärenden ingår i det dagliga arbetet. Rollen kräver personlig mognad, trygghet, integritet och konfidentialitet i din yrkesutövning. Som ledningssekreterare behöver du också kunna agera i olika representativa sammanhang.
Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö.
https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050KvalifikationerKvalifikationer - Relevant högskoleutbildning eller utbildning på motsvarande nivå
- Väl dokumenterad samarbetsförmåga
- Mycket god förmåga att formulera dig i tal och skrift, både på svenska och engelska då det krävs i det dagliga arbetet
- Mycket god administrativ förmåga
- Gedigen datorvana och mycket god förmåga att jobba i Office-paketet och använda olika administrativa stödsystem.
Meriterande
- Tidigare erfarenhet som lednings- eller VD-assistent
- Tidigare erfarenhet av arbete inom högskola eller universitet.
Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.
Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på
https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. Så ansöker duDu ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).
Om anställningen
Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.
Övrig informationSträvan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund
För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering
https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.
Om KTH
KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.
https://www.kth.se/om/om-kth-1.885102 Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-04-13
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "VP-2023-0135".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Kungliga Tekniska Högskolan (org.nr 202100-3054)
Arbetsplats Verksamhetsstödet vid KTH
Kontakt Fredrik Oldsjö
087907012 Övrig information om företaget/organisationen Offentliga upphandlingar genomförda av Kungliga Tekniska Högskolan Jobbnummer 7577658
Observera att sista ansökningsdag har passerat.