Ledningssamordnare
Chalmers Tekniska Högskola AB / Organisationsutvecklarjobb / Göteborg
2025-10-21
Visa alla organisationsutvecklarjobb i Göteborg,
Mölndal,
Partille,
Kungälv,
Lerum eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Chalmers Tekniska Högskola AB i Göteborg Vill du vara med och bidra till Chalmers resa mot att bli ett internationellt toppuniversitet?
Information om avdelningen och arbetsgruppen
Rektorsstaben är en del av Chalmers verksamhetsstöd som spelar en central roll i universitetets strävan att bli ett internationellt toppuniversitet. För att lyckas behövs ett professionellt och välfungerande stöd - något som genomsyrar allt vi gör. På rektorsstaben arbetar ledningssamordnare, handläggare och rådgivare tillsammans för att ge rektorsgruppen bästa möjliga förutsättningar. Tillsammans utgör vi ett starkt och lösningsorienterat team som stöttar både i det dagliga arbetet och i långsiktiga strategiska frågor. Avdelningen omfattar även Arkiv och registratur samt Juridikenheten, vilket ger ett komplett och professionellt stöd till rektorsfunktionen.
Om rollen
Som ledningssamordnare i rektorsstaben blir du en nyckelperson. I din roll skapar du utrymme för ledningen att fokusera på sina uppdrag genom att frigöra tid och underlätta vardagen. Du har en central roll nära Chalmers rektorsgrupp där du bidrar med administrativt stöd och arbetar proaktivt och självständigt. Du kan kombinera struktur och precision med utvecklingsarbete - du fångar upp och samordnar ärenden, driver processer, kvalitetssäkrar underlag och säkerställer att ledningen får bästa möjliga underlag inför möten och beslut.
I den här rollen får du arbeta i en dynamisk miljö med många kontaktytor, både inom och utanför Chalmers. Du får möjlighet att påverka och förbättra arbetssätt i linje med lärosätets vision och strategi, samtidigt som du blir en viktig del av det dagliga stödet till ledningen.
Publiceringsdatum2025-10-21Dina arbetsuppgifter• Vara kontaktpunkt för Chalmers rektorsgrupp gentemot interna och externa intressenter
• Planera och koordinera åtaganden för rektorsgruppen (mötes- och resebokningar, inkommande ärenden), agera gatekeeper och vara ett stöd i prioriteringar
• Samordna underlag inom och mellan avdelningar samt formulera och granska material så som beslut, presentationer och tal
• Planera och samordna möten, ta fram agendor, och föra protokoll
• Formulera beslutsunderlag utifrån givna underlag
• Bidra till den dagliga verksamheten genom att sköta rutinuppgifter såsom att ta emot gäster, hålla ordning på kalendrar, öppna post, sålla i mejl och förfrågningar, beställa kontorsmaterial, samt hantera fakturor, andra kostnader och utlägg för rektorsgruppen
• Bidra till utvecklingen av moderna arbetssätt och verktyg som stärker och effektiviserar ledningsarbetet
Kvalifikationer• Akademisk examen eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd i ledningsnära miljö, gärna inom offentlig sektor eller vid högskola eller universitet
• Mycket god kommunikationsförmåga i såväl tal som skrift på både svenska och engelska
• Vana att hantera komplexa frågor och driva arbete framåt, både självständigt och i samarbete med andra
• God systemvana (Office 365 m.fl.)
• God förmåga att kunna organisera, planera och prioritera
Meriterande
• Dokumenterad erfarenhet av arbete inom högskola eller universitet,
• Erfarenhet av arbete som assistent eller koordinator på ledningsnivå eller motsvarande
• Erfarenhet av ärende- och beslutsprocesser, nämnd-/styrelsestöd och/eller projektledning.
• Erfarenhet av diarieföring.
• Erfarenhet av digitaliserat arbetssätt och att använda AI-verktyg i det dagliga arbetet.
• Erfarenhet av kvalitetsarbete, processutveckling och/eller förändringsledning.
• Erfarenhet av Visma Proceedo
Dina personliga egenskaper Du är initiativrik och lösningsorienterad, med öga för detaljer och känsla för service. I en miljö där mycket händer trivs du som bäst - du tar dig an komplexa frågor med klokhet och beslutsamhet. Genom ditt öppna och prestigelösa sätt bygger du starka och positiva samarbeten och bidrar till att utveckla och bygga moderna och effektiva arbetssätt och samarbeten över hela organisationen.
Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.
Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
Semester upp till sju veckor per år.
Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.
Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.
Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:
CV
Personligt brev
• 1-2 sidor
Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc.
Sista dag att ansöka är
Vid frågor, vänligen kontakta
Jenny Alfressson
Email:
jenny.alfredsson@chalmers.se• ** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället.
Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez - framåt.
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-11-21
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Chalmers Tekniska Högskola AB (org.nr 556479-5598)
Jobbnummer 9566369