Konferenssamordnare och resebyråansvarig
Folkhälsomyndigheten / Administratörsjobb / Solna
2024-05-17
Visa alla administratörsjobb i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Danderyd,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Folkhälsomyndigheten i Solna,
Stockholm,
Ragunda,
Östersund,
Lund eller i
hela Sverige Folkhälsomyndigheten är en nationell kunskapsmyndighet som arbetar för bättre folkhälsa. Det gör myndigheten genom att utveckla och stödja samhällets arbete med att främja hälsa, förebygga ohälsa och skydda mot hälsohot. Vår vision är en folkhälsa som stärker samhällets utveckling.
Har du flera års erfarenhet av att samordna konferenser? Vill du arbeta brett med konferens- och resebokningsstöd inom myndigheten? Då har du möjlighet att använda och utveckla din kompetens hos oss!
Vad ska du jobba med?
Vi söker dig som kan arbeta med övergripande konferensstöd på myndigheten.
Som konferenssamordnare kommer du att ansvara för policies och riktlinjer för myndighetens konferenser. Sköta webbpublicering av konferensinformation och anmälningsformulär för enskilda konferenser. Du ska administrera och utbilda i vår konferensapp (Ventla). Du kommer även att upphandla varor och tjänster samt förvalta avtal, så som streamingtjänster, konferensappen och extern eventbyrå. Du kommer också ge råd och vara ett stöd till våra interna konferensarrangörer. Hantera utvärderingsenkäter och ta fram konferensmateriel. Du kommer även att delta i arbetsgrupper för större konferenser och i viss mån delta på konferenserna.
Vidare kommer du att ansvara för resebyråavtalet vilket innebär att vara kontaktperson för resebyrån, delta i upphandlingar, vara stöd till interna resebokare vid onlinebokningar, vara behjälplig att ta fram statistik.
Du kommer även att bistå med kontorsserviceuppgifter. Vara behjälplig att utföra uppgifter som enheten ansvarar för på kontoren, som planering av mindre ommöbleringar, möbelinventeringar, hantera inredningsfrågor.
Vanligt förekommande arbetsuppgifter på enheten ingår även i din roll.
Vem söker vi?
Krav för anställningen:
• Minst 3 års erfarenhet av att samordna konferenser av varierande storlek och dignitet, som samordning av teknikfrågor, kontakt med konferensanläggningar, hanterat anmälningslänkar, varit med och arrangerat konferenser med externa gäster.
• Erfarenhet av arbete som travelmanager, resebokare på resebyrå eller motsvarande.
Utöver det ser vi dessa kompetenser, förmågor och erfarenheter som viktiga för att du ska trivas hos oss:
Mycket stor vikt läggs vid:
• Personliga egenskaper som en god samarbetsförmåga, är ansvarstagande samt lösningsfokuserad. Du har ett helhetsperspektiv och ett gott bemötande.
• Mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.
• Vana av arbete i olika administrativa system, till exempel webbpubliceringsverktyg, enkätverktyg och resebokningssystem.
Stor vikt läggs vid:
• Goda kunskaper i engelska i både tal och skrift.
• Goda kunskaper i Office-programmen.
• Erfarenhet av att arbeta i ett konferensanmälningssystem.
• Arbetat med konferensfrågor på statlig myndighet.
Vikt läggs vid:
• Erfarenhet och kunskap om interaktiva möten och konferenser.
Vad gör enheten?
Enheten för kontorsservice och svarstjänst ansvarar för myndighetens vaktmästeri, post- och godsmottagning, bud och transporter på båda kontoren. Receptionen i Solna tar emot besökare och ansvarar för myndighetens växel med larmhantering, passerkort och säkerhetssystem.
Enheten ansvarar för kontoren på båda orterna, bland annat har vi avtal för lokalvård, frukt, kaffemaskiner och kontorsmateriel. Enheten ansvarar också för Svarstjänsten som svarar på inkommande frågor till myndigheten, främst om covid-19.
Hur är det att jobba på Folkhälsomyndigheten?
Vi erbjuder utvecklande arbetsuppgifter där du kan påverka och göra skillnad. Oavsett vad du jobbar med är du med och bidrar till samhällsnytta. Det gör du tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor i stimulerande samarbeten. Folkhälsomyndigheten är en arbetsplats som strävar efter att ge lika möjligheter till alla och att vara fri från diskriminering. Myndigheten har sin verksamhet i Solna och Östersund.
Medarbetarskap och kultur på Folkhälsomyndigheten
Om anställningen
Du kommer att anställas som handläggare med placering på vårt kontor i Solna. Befattningen är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde sker snarast enligt överenskommelse. Resor förekommer i tjänsten.
Som anställd vid Folkhälsomyndigheten kan du komma att bli krigsplacerad. Vissa tjänster är placerade i säkerhetsklass där svenskt medborgarskap kan vara ett krav. Säkerhetsprövning kommer då genomföras i enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585).
På myndigheten kan det finnas möjlighet att teckna överenskommelse om distansarbete upp till 40 procent av din arbetstid.
Är du intresserad?
Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Helena Nygren, telefon 010- 205 22 70.
Fackliga företrädare är för SACO Sandra Wåger, telefon 010-205 25 41, och för OFR/S Jessika Spångberg, telefon 010-205 29 22.
Läs mer om hur det är att jobba hos oss
Publiceringsdatum2024-05-17Så ansöker duVälkommen med din ansökan till befattningen som konferenssamordnare hos oss!
Vi har valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. I stället ansöker du med ditt CV och genom att besvara urvalsfrågor. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess. Arbetspsykologiska tester och arbetsprov kan komma att användas som en del i rekryteringsprocessen.
Vänligen ladda upp relevanta examensbevis i samband med din ansökan.
Läs i ansökningsformuläret hur du går tillväga om du har skyddade personuppgifter.
Ansök senast 2024-06-09 via myndighetens webbplats.
Arbetsgivarens diarienummer: 02022-2024-2.1.1
Ersättning Individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-06-09
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Folkhälsomyndigheten (org.nr 202100-6545),
http://www.folkhalsomyndigheten.se Jobbnummer 8688811