Konferenssamordnare
Folkhälsomyndigheten / Administratörsjobb / Solna
2025-11-26
Visa alla administratörsjobb i Solna,
Sundbyberg,
Stockholm,
Danderyd,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Folkhälsomyndigheten i Solna,
Stockholm,
Ragunda,
Östersund,
Lund eller i
hela Sverige Folkhälsomyndigheten är en nationell kunskapsmyndighet som arbetar för bättre folkhälsa. Det gör myndigheten genom att utveckla och stödja samhällets arbete med att främja hälsa, förebygga ohälsa och skydda mot hälsohot. Vår vision är en folkhälsa som stärker samhällets utveckling.
Vill du arbeta med konferensstöd hos oss på Folkhälsomyndigheten? Vi rekryterar nu till två tjänster, varav den ena tjänsten har särskilt fokus på konferensteknik och den andra på konferenshanteringssystemet Trippus. Läs mer och ansök idag!
Vad ska du jobba med?
Vi söker dig som vill arbeta med övergripande konferensstöd på myndigheten.
Som konferenssamordnare ansvarar du för policies och riktlinjer för myndighetens konferenser. Du skapar anmälningsformulär och lägger in information till webbaserade konferensappar samt sköter webbpublicering i kalendariet på vår webbsida. Vi arbetar i deltagarhanteringssystemet Trippus och webbverktyget Optimizely. Du kommer även att upphandla varor och tjänster samt förvalta avtal såsom streamingtjänster och eventbyråer.
Du kommer att ge råd till våra kollegor på myndigheten som arrangerar konferenser och möten. Bland annat kommer du stötta i val och användning av tekniska lösningar (Teams, Trippus, streaming, mikrofoner, presentationsutrustning med mera), bidra till att utveckla interna checklistor och rutiner för konferensteknik samt samarbeta med IT-support för att säkra rätt teknik internt.
I rollen ingår även att hantera utvärderingsenkäter och ta fram konferensmateriel. Du kommer i vissa fall att delta i arbetsgrupper för större konferenser.
Vid enstaka tillfällen kan du komma att ingå i planeringsgrupper för större konferenser eller delta på plats.
I rollen kan även andra arbetsuppgifter förekomma, till exempel att leda eller deltaga i avdelnings- eller myndighetsövergripande projekt eller uppdrag.
Vem söker vi?
Krav för anställningen:
Vi söker dig som har:
• Minst tre års erfarenhet av arbete där dina huvudsakliga arbetsuppgifter har varit att planera och genomföra möten, konferenser eller events av varierande storlek och dignitet för externa deltagare.
• Erfarenhet av arbete i eventsystem (deltagarhantering, eventsidor, interaktion).
• Samordnat teknikfrågor för konferenser och event.
• Erfarenhet av och kunskap om interaktiva möten och konferenser.
Utöver det ser vi dessa kompetenser, förmågor och erfarenheter som viktiga för att du ska trivas hos oss:
Mycket stor vikt läggs vid:
• Personliga egenskaper som en god samarbetsförmåga, att vara ansvarstagande samt lösningsfokuserad. Att ha ett helhetsperspektiv och ett gott bemötande.
• Erfarenhet av arbete i eventsystemet Trippus eller mycket goda tekniska kunskaper - särskilt inom digitala mötesplattformar, konferensteknik/AV-teknik och hybridlösningar.
• Mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.
Stor vikt läggs vid:
• Vana av arbete i olika administrativa system, till exempel webbpubliceringsverktyg, enkätverktyg.
• Kunskaper för att säkerställa tillgänglighet, både digitalt och fysiskt.
• Goda kunskaper i engelska i både tal och skrift.
• Goda kunskaper i Office-programmen.
• Arbete med konferensfrågor i offentlig sektor.
Vad gör enheten?
Enheten för kontorsservice och svarstjänst ansvarar för myndighetens vaktmästeri, post- och godsmottagning, bud och transporter på båda kontoren. Receptionen i Solna tar emot besökare och ansvarar för myndighetens växel med larmhantering, passerkort och säkerhetssystem. Enheten har en funktion för konferenssamordning och resebyråansvar.
Enheten ansvarar för kontoren på båda orterna, bland annat har vi avtal för lokalvård, frukt, kaffemaskiner och kontorsmateriel. Funktionen svarstjänst hanterar inkommande frågor till myndigheten rörande flera verksamhetsområden.
Hur är det att jobba på Folkhälsomyndigheten?
Vi erbjuder utvecklande arbetsuppgifter där du kan påverka och göra skillnad. Oavsett vad du jobbar med är du med och bidrar till samhällsnytta. Det gör du tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor i stimulerande samarbeten. Folkhälsomyndigheten är en arbetsplats som strävar efter att ge lika möjligheter till alla och att vara fri från diskriminering. Myndigheten har sin verksamhet i Solna och Östersund.
Medarbetarskap och kultur på Folkhälsomyndigheten
Om anställningen
Du kommer att anställas som handläggare med placering på vårt kontor i Solna. Befattningen är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde sker snarast enligt överenskommelse.
Som anställd vid Folkhälsomyndigheten kan du komma att bli krigsplacerad. Vissa tjänster är placerade i säkerhetsklass där svenskt medborgarskap kan vara ett krav. Säkerhetsprövning kommer då genomföras i enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585).
På myndigheten kan det finnas möjlighet att teckna överenskommelse om distansarbete upp till 40 procent av din arbetstid.
Är du intresserad?
Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Helena Nygren, telefon 010- 205 22 70.
Fackliga företrädare är för SACO Pi Zetterquist, telefon 010-205 22 95, och för OFR/S Jessika Spångberg, telefon 010-205 29 22.
Läs mer om hur det är att jobba hos oss
Publiceringsdatum2025-11-26Så ansöker duVälkommen med din ansökan till befattningen som konferenssamordnare hos oss!
Vi har valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. I stället ansöker du med ditt CV och genom att besvara urvalsfrågor. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess. Arbetspsykologiska tester och arbetsprov kan komma att användas som en del i rekryteringsprocessen.
Vänligen ladda upp relevanta examensbevis i samband med din ansökan.
Läs i ansökningsformuläret hur du går tillväga om du har skyddade personuppgifter.
Ansök senast 2025-12-17 via myndighetens webbplats.
Arbetsgivarens diarienummer: 04952-2025-2.1.1
Ersättning Individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-12-17
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Folkhälsomyndigheten (org.nr 202100-6545),
http://www.folkhalsomyndigheten.se Jobbnummer 9617147