Huvudregistrator

Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20232298

Publiceringsdatum
2023-09-22

Dina arbetsuppgifter
Vill du vara med och leda och utveckla registratorsarbetet på serviceförvaltningen? Nu letar vi efter en huvudregistrator!
Vi tror att du, precis som vi, har en vilja att arbeta med dokument- och ärendehantering genom smarta lösningar. Vi vill på bästa sätt stödja verksamheterna med detta och skapa öppenhet och transparens för dagens och morgondagens medborgare.
Vad kommer du ha ansvar för?

Du ansvarar för förvaltningens centrala registratur, inkomna och upprättade handlingar som ska hanteras i enlighet med gällande rutiner och lagstiftning. Du är ett stöd för hela förvaltningen och har en rådgivande roll för registratorer, handläggare och chefer. I din roll som superanvändare i IT-stödet genomför du utbildningar i system och arbetssätt och bidrar även med viss systemsupport för förvaltningens medarbetare. I din roll förväntas du medverka till att kvalitetssäkra och utveckla ärendehanteringsprocessen och en del i detta är bland annat att delta i kommungemensamma nätverksträffar. Du leder ett internt nätverk för registratorer. Du tar hand om utlämnade av allmänna handlingar och är även i detta ett stöd till verksamheterna tillsammans med våra förvaltningsjurister.

Vem kommer du jobba tillsammans med?

Du kommer att arbeta i nära samarbete med registratorer, arkivarie, nämndsekreterare, förvaltningsjurister och sekreterare. För att inte bli sårbar i din roll som huvudregistrator kommer du att tillsammans med servicedirektörens sekreterare vara parhäst, där ni ska kunna gå in och stötta varandra vid frånvaro och arbetstoppar. Det innebär att du ibland kan behöva vara sekreterare vid ledningsgruppens sammanträden eller bistå direktören med administrativ planering. Vid behov deltar du utifrån din kompetens i andra uppdrag på avdelningen.

Kvalifikationer
Vi söker dig med en högskole- eller universitetsutbildning om 180 högskolepoäng som arbetsgivaren finner relevant för uppdraget.

Du ska ha minst 2 års erfarenhet av arbete inom offentlig sektor varav minst 1 års erfarenhet med registrering och dokumenthantering.

Vår ärendehantering är digitaliserad. Du ska därför vara en van användare av olika IT-system och ha förmågan att med lätthet sätta dig in i nya system. Du har erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem, och har du specifik erfarenhet i systemet Platina är det meriterande. Det är meriterande att du har erfarenhet av att hålla i utbildningar och arbetat med utvecklingsarbeten.

Vi söker dig som har goda kunskaper i svenska språket med god förmåga att kommunicera i både tal och skrift. Du har goda kunskaper i officepaketet, och goda kunskaper om offentlighets- och sekretesslagstiftningen inom kommunal verksamhet.

Vem letar vi efter?

Som person är du flexibel, noggrann, ansvarstagande, strukturerad och har en förmåga att planera. Du har ett öga för vart förbättringar kan göras och kan planera inför framtida utvecklingar i arbetssättet. Du har en god förmåga att självständigt prioritera bland dina arbetsuppgifter och tar hjälp när du behöver det. Då du arbetar mycket tillsammans med andra på förvaltningen vill vi att du är en lagspelare som har lätt för att arbeta tillsammans med andra. Du har en vilja att, i samarbete med dina kollegor, driva på och utveckla dokument- och ärendehanteringsarbetet på förvaltningen.

Vi söker dig som har en väldigt bra förståelse för vad god service innebär och ser hur du kan bidra till den. När andra gör fel har du tålamod att hjälpa dina kollegor att göra rätt och att lära ut det som är viktigt. Du vet samtidigt när det är "good enough" och kan släppa frågor som inte blir perfekta.

Det här får du hos oss

Hos oss bidrar varje medarbetare med sin unika kompetens till vårt samhällsuppdrag. Du får sköna kollegor i blandade åldrar som glatt delar med sig av sin kompetens och stöttar dig gärna när behov finns. Det skrattas mycket och en och en annan aw blir det för den som vill. Du kan fördjupa dig med kollegorna i till exempel en bokklubb och det finns stor möjlighet till distansarbete.

Om arbetsplatsen
Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Efter överenskommelse

Övrig information
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2023-10-15
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
SACO
Daniel Antonson
040-341 899

Jobbnummer
8132763

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Huvudregistrator

Prenumerera på jobb från Malmö kommun