Executive Assistant/Office Manager till IBX Group

Wise Professionals AB / Ekonomiassistentjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.


Visa alla ekonomiassistentjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Wise Professionals AB i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige

Till IBX Group som är en del av Capgemini söker vi en Executive Assistant som även ska ansvara för kontorsdriften. Detta är inledningsvis ett konsultuppdrag på 6 månader via Wise Professionals men för rätt person finns möjlighet till anställning på IBX Group efter perioden. Uppdraget är på heltid och har start omgående. IBX Group sitter i trevliga lokaler i Alviks Strand.

Ditt uppdrag

I rollen som Executive Assistant är du VD:s högra hand, du ansvarar bland annat för kalenderhantering, mötes- och resebokningar och ser till att VD:s vardag går ihop. VD befinner sig ofta på resande fot vilket innebär att en del stöttning och kommunikation kommer ske på distans. Utöver traditionella assistentuppgifter kommer du även ha en roll som Office Manager med ansvar över drift och trivsel på kontoret där det sitter ca 40 personer. Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen:

• Förberedelser inför ledningsgruppsmöten, ansvar för protokollföring på engelska samt arbete med uppföljning efter möten
• Paketering av presentationsmaterial inför möten
• Viss mailhantering
• Arbete med rapporter i företagets CRM-system och föra in data i Excelfiler
• Vara VD behjälplig i övriga ad-hoc uppgifter

I rollen som Office Manager har du övergripande ansvar för driften av kontorslokalerna. Det är du som ser till att det är en trivsam miljö för såväl kollegor som besökare. Vidare uppmärksammar du bemärkelsedagar och ser till att allt som behövs till exempelvis fika, after work och andra event finns på plats. Du stöttar även CFO med viss fakturahantering.

Din bakgrund

Vi söker dig med erfarenhet från en administrativ eller assisterande roll och som brinner för att ge service på hög nivå. Du är en van användare av Officepaketet, särskilt Excel då du kommer hantera stora datamängder och du har god systemförståelse i övrigt. Eftersom koncernspråket på IBX Group är engelska är det viktigt att du är en god skriftlig kommunikatör i båda språken, du kommer bland annat föra protokoll på engelska. Erfarenhet från arbete i reseräkningssystem är meriterande men inte ett krav.

För att trivas i rollen och framgångsrikt kunna hantera arbetsuppgifterna behöver du ha en administrativ ådra, hög servicenivå samt en prestigelös och problemlösande inställning. Vidare är du snabb och flexibel i ditt arbetssätt utan att tumma på kvalitet och noggrannhet, självgående och initiativtagande - du strävar alltid efter att ligga steget före för att underlätta för VD och övriga kollegor i deras vardag. Det är viktigt att du känner dig bekväm med att ta egna beslut och har god förmåga att prioritera rätt bland flera uppgifter. Du trivs i sociala sammanhang och är duktig på att nätverka och bygga långsiktiga relationer.

Om IBX Business Network

IBX Business Network is part of the Capgemini Group, one of the world's foremost providers of consulting, technology and outsourcing services. Together with its clients, Capgemini creates and delivers business and technology solutions that fit their needs and drive the results they want. A deeply multicultural organization, Capgemini has developed its own way of working, the Collaborative Business ExperienceTM, and draws on Rightshore®, its worldwide delivery model.

Connecting over 350 large buying organizations, 550 000 suppliers and providing services in more than 100 geographies, the IBX Business Network is a Cloud-based, ERP independent, e-Procurement platform that optimizes user-experience, enables superior spend management, while exacting lower total cost of ownership. Part of Capgemini's BPO portfolio, the IBX Business Network is a complete ready-to-run procurement service that supports the entire closed-loop Source-Purchase-Pay process, resulting in lower costs and faster ROI, increased spend visibility and transparency, increased control and compliance and improved supplier quality.

När du blir en av oss

Som konsult hos Wise Professionals erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal - inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos Wise Professionals ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö samt i Köpenhamn.

Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Clara Forsberg (clara.forsberg@wise.se) och konsultchef Emelie Sillén (emelie.sillen@wise.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig!

Varaktighet, arbetstid
Hyrköp via Wise Professionals Hyrköp via Wise Professionals

Publiceringsdatum
2017-02-10

Ersättning
Garantilön
Friskvårdsbidrag 250 kr/månaden

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2017-02-27
Ange följande referens när du ansöker: 3121
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Clara Forsberg

Företag
Wise Professionals AB

Adress
Wise Professionals AB
Box 22109
10422 Stockholm

Kontorsadress
Box 22109 10422 Stockholm

Jobbnummer
3313966

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Wise Professionals AB

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Wise Professionals AB: